マニュアル作成はツール使用で効率化！導入メリットや課題、代行サービス利用が向いているケースを解説

1.マニュアル作成はツールで効率化する時代に

「マニュアルを作るのって手間だな…」「せっかく作ったのに使われないな…」と感じたことはありませんか？多くの企業が以下のようなマニュアルにまつわる課題を抱えています。あなたにも思い当たるものがあるのではないでしょうか？

• 作成に時間がかかる
• 作成者によって品質がバラバラ
• 社内での活用が進まない
• 更新されないので内容が古い

そこで注目したいのが「マニュアル作成ツール」です。手間のかかるマニュアル作成作業が簡略化され、品質も向上し、社内での共有も促進されるという、一石二鳥どころか三鳥、四鳥もある、一度使ったら手放せない優れものです。ここでは、マニュアル作成ツールの概要について説明します。

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールは、業務手順や操作手順を含む、さまざまなマニュアルを効率よく作成・管理できるソフトウェアやクラウドサービスのことです。ツールの操作方法さえマスターすれば、特別なスキルがなくても、誰でも簡単に短時間でマニュアルが作れるようになります。
たとえば、テンプレートを活用することで、デザインやレイアウトを一から考える手間が省くことができます。また、画像や動画も手軽に挿入することができます。さらに、複数のメンバーが同時に編集できる機能やユーザーごとに閲覧権限を設定できる機能もあり、効率的に編集・共有を行うこともできます。
備わっている機能はツールによってさまざまですが、共通して言えるのは、「導入・運用が成功すれば、マニュアルを通して常に最新の情報を提供でき、業務全体の効率化に大きく貢献する」ということです。

2.マニュアル作成ツールの導入メリット

次に、マニュアル作成ツールを導入することのメリットについて詳しく見ていきましょう。すでにいくつかのメリットに触れてきましたが、ここではさらに具体的に、その効果を掘り下げていきます。

時間や手間を大幅に削減できる

マニュアルを一から手作業で作ると時間がかかりますが、ツールを使えば大幅にその時間を減らすことができます。たとえば、テンプレートを使うことで、見出し、本文、手順文など、あらかじめ用意されたフィールドを埋めるだけで、見やすいマニュアルを作ることができます。また、複数のメンバーが同時に編集やレビューができるので、修正のやり取りがスムーズに行えます。これにより、無駄なコミュニケーションを減らすことができます。

画像や動画の配置が容易

WordやPowerPointでマニュアルを作成すると、画像や動画をうまく配置するのが難しいことがあります。しかし、専用のマニュアル作成ツールを使えば、画像や動画を簡単に挿入し、分かりやすい位置に配置することができます。視覚的な情報を思いどおりに盛り込めることで、より直感的に内容が伝わるようになります。

マニュアルの質が上がる・均一化される

複数人でマニュアルを作る場合、作成者によって品質がバラツキがちです。しかし、マニュアル作成ツールを使えば、誰が作っても一定の品質を保つことができます。これは、あらかじめ用意されている、見やすく設計されたテンプレートのおかげです。テンプレートを使うことで、レイアウトが自動的に整い、内容が視覚的に整理されるので、誰が作ってもスムーズに理解できるマニュアルが完成します。

更新・修正しやすいのでレベルアップしていける

マニュアルは一度作ったら終わりではなく、内容を更新し続けることが重要です。ツールを使えば、簡単に情報を追加・修正することができるため、常に最新の内容に保つことができます。継続的に更新していくことで、より使いやすく質の高いマニュアルへと成長させることができます。

情報の集約がしやすくなる

マニュアル作成ツールを使うと、情報の集約がもっと簡単になります。マニュアルが何十冊にも渡る場合でも、一つの場所にまとめることができるので、重要な情報を見逃す心配がありません。情報が一元管理されることで、必要なデータを素早く見つけやすくなり、作業の効率も検索性もアップします。また、情報が一箇所に集約されていることで、内容の重複や不一致が防げるため、全体の整合性が保たれるようになり、より信頼性の高いコンテンツを提供できるようになります。

ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成ツールの導入をご支援いたします。

ヒューマンサイエンスのナレッジマネジメントソリューション
※マニュアル作成ツールとして「トースターチーム」「COCOMITE」をご紹介していますが、その他ツールの導入についてもお気軽にご相談ください。

3.マニュアル作成ツールの導入・運用の課題

ここまでマニュアル作成ツール導入によるたくさんのメリットをご紹介してきましたが、実はいくつかの課題もあります。そこで、代表的な課題と、これらの課題にどのように対処していくかをお話ししたいと思います。

初期導入コストがかかる

マニュアル作成ツールを導入するためには、初期コストがかかります。しかし、このコストは無駄ではありません。導入後にどれだけの効果が得られるか、「TCO（Total Cost of Ownership）」の視点で考えてみてください。つまり、ツール導入費用だけでなく、以降の工程（作成、運用、管理）にかかる費用をトータルで考え、長期的な視点で、ツールを導入した場合としない場合のコストと効果を比較するのです。自ずと答えが出るのではないでしょうか。

ツールの操作に関する研修が必要になる

新しいツールを導入すると、社員にその使い方を教える研修が必要になることがあるかもしれません。ただ、多くのツールは直感的に使えるインターフェースを備えているため、実際にはそれほど負担にはならないことが多いようです。また、ツール開発ベンダーの多くがユーザー向けに導入研修をやってくれるので、操作に自信がなくても安心して利用することができます。実際には、短時間で使いこなせるようになり、マニュアル作成に早く取りかかることができるはずです。

なかなかツールが社内に定着しない

せっかく導入したツールがうまく社内に定着せず、使われなくなってしまうこともあります。このような場合、運用方法や導入後のサポート体制が不十分であることが理由の一つです。まず、ツールを使う目的や期待される効果を明確にし、社員にしっかりと説明することが大切です。また、定期的なフォローアップや使用状況の確認を行うことで、継続的にツールを活用しやすくなり、着実に社内に根付かせることができます。

ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成ツールの導入・運用に関する課題解決をサポートいたします。

ヒューマンサイエンスのナレッジマネジメントソリューション
※マニュアル作成ツールとして「トースターチーム」「COCOMITE」をご紹介していますが、その他ツールに関する課題もお気軽にご相談ください。

4.マニュアル作成ツール導入の成功事例

マニュアル作成ツールの導入には克服しなければならない課題があることもわかりました。ここでは、見事に課題を克服し、ツール導入を成功させた企業様の事例を3つご紹介します。これらの事例から、具体的な取り組みや効果について学び、自社に役立てるヒントを見つけてみてください。

事例1：株式会社eve autonomy様

株式会社eve autonomy様では、トースターチームを導入して製品マニュアルの改善に取り組みました。お手本となるマニュアルを作成し、使用するスタイルや用語などのルールをまとめたガイドラインを策定することで、ユーザー目線で分かりやすいマニュアルに改善し、マニュアルの品質を維持しながら運用するための仕組みを構築しました。

株式会社eve autonomy様の事例

事例2：電気機器メーカーのお客様

ある電気機器メーカーのお客様は、新規イベントの設営にあたり、社員がスムーズに業務を遂行できるように業務マニュアルの整備に取り組みました。あらかじめテンプレートが用意されているマニュアル作成ツールを導入することで、業務整理と並行しながらスピーディーにマニュアル作成を進行し、イベント開始に間に合わせることができました。

事例３：飲食サービス業のお客様

ある飲食サービス業のお客様は、幅広い業務に渡りマニュアルが存在しておらず、業務が属人化していることが課題でした。そこで、マニュアル整備にかける時間を短縮するため、効率的にマニュアルを作成・更新することができるマニュアル作成ツールを導入することを決断されました。お手本となるマニュアルを作成し、使用するスタイルや用語などのルールをまとめたガイドラインを策定することで、本来業務の合間でも効率的にマニュアルを内製していくための仕組みを構築しました。

マニュアル作成ツールにご興味のある方は、ぜひお問い合わせください。

5. プロによるマニュアル作成代行サービスが向いているケース

マニュアル作成ツール導入の成功事例を読んで「すぐにでも導入したい！」と気持ちが高まっている方、ちょっと待ってください。実は、状況によってはプロの代行サービスを利用する方がより良い選択肢になることもあるのです。ここでは、どのようなケースでプロによるマニュアル作成代行が役立つのかを詳しく見ていきましょう。

高品質なマニュアルが求められるケース

特に高い品質が求められるマニュアルの場合は、プロに依頼するのが効果的です。複雑なシステムの操作マニュアルや、手順を誤ると重大な事態を招く恐れのある安全マニュアル、医療関係のマニュアルなどは、わかりやすく、誰が読んでも一通りの意味に理解できるように作成しなくてはいけません。こうした場合は、マニュアルに関する専門知識を持ったプロに相談すると安心です。お客様のご要望を踏まえ、システムや機器の仕様を正確に理解した上で、わかりやすい構成・内容をご提案するので、より高品質なマニュアルが実現します。

より自社の課題を深掘りしたマニュアルを作りたいケース

自社が抱える課題をしっかり解決するためには、細部に至るまで適切な配慮がされたマニュアルを作成することが重要です。そうした場合には、プロに相談することが課題解決への近道です。プロのコンサルタントは、お客様の状況や現状マニュアルを丁寧に分析し、課題解決に向けて最適な手段でマニュアルを作成・改善します。プロによる知見によって課題を深く理解したマニュアルを作成することで、自社の課題解決に向けて確実に前進することができます。

大量ページのマニュアルが求められるケース

大量のページ数が必要なマニュアルを作成する場合、プロの代行サービスを利用することで効率よく進めることができます。また、完全に代行してもらうのではなく、内製支援サービスを利用する方法もあります。このサービスでは、プロが内製をサポートする形でマニュアル作成を進めるため、自社の社員がスキルを身につけながら効率的にマニュアルを作成することができます。

マニュアル作成 内製支援サービス

マニュアルがあるのにユーザーからの問い合わせが多いケース

すでにマニュアルが整備されているにもかかわらず、ユーザーが自己解決できず、問い合わせが多くなってしまうことがあります。このようなときは、プロに相談することが良い選択肢となります。プロのコンサルタントは、ユーザーの視点に立ってどの部分がわかりにくいのかを分析し、わかりやすく改善することができます。その結果、ユーザーが自己解決できるようになり、問い合わせの数を減らすことができます。

株式会社SBI証券様の事例

マニュアルは、業務や製品を理解し、正しく業務を遂行したり製品を操作したりするための大切な道しるべです。プロのサポートを受けることで、確実に質の高いマニュアルを作成でき、業務効率や顧客満足度の向上に繋げることができます。ひいては、自社の課題解決にも繋がるはずです。ぜひ、プロの力を借りて、さらに良いマニュアルを目指してみてください。

6. マニュアル作成・改善のご相談はヒューマンサイエンスへ

ヒューマンサイエンスは、日本語版のマニュアル作成から英語および多言語翻訳まで、ワンストップでご支援いたします。1985年からの長きにわたり数々のマニュアルを手がけてきた実績があります。以下のようなニーズがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

• 既存の日本語マニュアルや英語マニュアルを分かりやすく改善したい
• 英語マニュアルの作成を検討していて、日本語マニュアルから段階的に進めたい
• 社内で作成された日本語マニュアルを英訳（各国語訳）して活用したい

特長①：大企業・グローバル企業を中心とした豊富なマニュアル制作実績

ヒューマンサイエンスは、製造業やIT業界を中心に、多岐にわたる分野でマニュアル制作実績を積み重ねてきました。これまでに「ドコモ・テクノロジ株式会社」「ヤフー株式会社」「ヤマハ株式会社」など、名だたる企業をクライアントとしてきました。

マニュアル制作事例紹介| ヒューマンサイエンス

特長②：経験豊富なコンサルタントによる調査・分析からアウトプットまで

業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。熟練のコンサルタントが、豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすく効果的なマニュアルを提案します。また、情報が整理されていない段階からのマニュアル作成も可能です。担当のコンサルタントがヒアリングを行い、最適なマニュアルを作成いたします。

マニュアル評価・分析・改善提案サービス| ヒューマンサイエンス

特長③：マニュアル化だけでなく、定着支援も重視

ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成にとどまらず、”定着化”という重要な段階にも注力しております。マニュアル作成後も、定期的な更新やマニュアル作成セミナーを通じて、マニュアルの定着を支援してまいります。多岐にわたる施策により、現場でのマニュアルの有効活用をサポートいたします。

マニュアル作成セミナー| ヒューマンサイエンス

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
このブログがわかりやすいマニュアル作成のヒントになれば、うれしく思います。