マニュアル制作における書式の重要性～読み手・書き手の視点から～

2. マニュアルにおける適切な書式とは？（読み手の視点）

マニュアルの「書式」というと、マニュアルの見た目を左右するため「センスが問われる」と思われる方も多いのではないでしょうか。確かに、“かっこいい“フォントや、”おしゃれな“配色、”洗練された”デザインなど、多少なりとも美的感覚が必要な面はあるかもしれません。しかし、マニュアルの書式を決めるうえで何より重要なのは、情報を構造的に捉えて整理することです。
では、情報を構造的に捉えるとはどういうことなのでしょうか。先ほどのマニュアルBを例に考えてみましょう。

上記は、マニュアルBの文章を「情報の種類」の違いに着目して色分けしたものです。具体的には、下記のように色を分けています。

・ピンク色：見出し
・黄色：概要
・緑色：手順
・水色：手順の補足

マニュアルの書式を設定するときは、好みで自由に装飾していくわけではありません。自社のマニュアルに登場する上記のような「パーツ」を洗い出し、それぞれのパーツごとに「既定の見せ方」を与えてあげる必要があります。
では、その見せ方を設定する際のポイントを説明しましょう。

フォント

フォントは、マニュアルの第一印象を大きく左右するポイントの一つです。マニュアルの目的や内容、読み手の知識レベルなどに応じて適切なフォントを選択する必要があります。
以下は、日本語のマニュアルでよく使われるフォントの例とその特徴です。

・ゴシック体：

直線的な筆画や角ばった形状が特徴で、明確で読みやすい印象を与える。マニュアルや広告、ポスターなどで広く使われている。大きな見出しやタイトルでは、力強さや個性を表現できるフォントとしても使われる。

・メイリオ：

軽快でスッキリとした印象を与える。また、線の太さが均等で、読みやすく、文字間の余白も広くとられているため、見やすいという特徴もある。一般的には、ビジネス文書やレポート、プレゼンテーションなどに使われることが多い。

・明朝体

和のイメージや、高級、伝統、繊細といった印象を与える。可読性が高く、長い文などに向いている。新聞、小説などのフォントは明朝体が定番となっている。また、堅苦しさも感じさせるため、就業規則やセキュリティに関するマニュアルに使われることが多い。
フォントを決めるうえで重要なのは、そのマニュアルの目的や読み手、内容に沿っているかどうかです。
例えば、初心者向けの操作マニュアルや、新入社員向けの業務マニュアルに明朝体を使うと、難しく取っ付きにくい印象を与えてしまいます。反対に、専門的な技術系のマニュアルにメイリオを使用すると、稚拙な印象を与えてしまうかもしれません。
また、基本的にフォントはマニュアル全体を通して1種類に統一しましょう。「見出しはゴシックで、手順はメイリオで、注意事項は○○で…」と使い分けすぎると、統一感や一貫性のない印象のマニュアルになってしまいます。

文字サイズ、行間

文字が小さすぎると、読み手が文章を理解するのに苦労することがあります。特に、長い文章が多いマニュアルや、スマホなどの小さな画面で表示することが想定されるマニュアルの場合には、注意が必要です。また、行間が狭いと、マニュアルが全体的に窮屈な印象になります。反対に、行間が広すぎても間延びした印象になるため気を付けましょう。
マニュアルの本文に用いられる一般的な文字サイズは、8ポイントから12ポイント程度です。行間は1.0から1.5倍程度です。ただし、マニュアルの種類や用途によっては、より大きな文字サイズや広い行間が必要な場合もあります。例えば、製品の取り扱いや設定方法を説明するようなマニュアルでは、文字サイズが大きめであることが望ましい場合があります。一方、薬剤や医療機器の説明書などのように、多くの情報を詰め込む必要があるマニュアルでは、文字サイズを小さめにしたり行間を狭くしたりすることでページ数を減らし、コンパクトにまとめることが求められる場合もあります。
文字サイズは、マニュアルに登場する「パーツ」ごとに設定することをお勧めします。目立たせたい見出しや手順は周りより少し大きめの文字サイズにすることで、読み手がパッと見て情報を探しやすくなります。

文字の色

マニュアルでは、基本的に黒字か濃いグレーを使いましょう。見にくい文字色は、マニュアルを読むときに大きなストレスになります。また、語句を強調したいからといって、様々な色を使いすぎるとかえって読み手の理解を妨げてしまうことがあります。
注意事項など目立たせたい部分についても、基本的に文字色は変えず、文字サイズを調整したり太字にしたりするなどして強調するとよいでしょう。特に、白黒印刷をして使うマニュアルの場合は、印刷したときに文字色の違いが出なくなってしまうため注意が必要です。他にも、「注意」や「補足」を示すアイコンを入れたり、注意事項や補足情報を枠で囲んだりと、文字色を変える以外にも目立たせる方法があります。

ここまで、マニュアルの書式について「フォント」「文字サイズ、行間」「色」というポイントで説明してきました。
最初に紹介したマニュアルAでは、実際にどのように書式設定されていたのでしょうか。

マニュアルAは、このように、情報の種類を構造的に捉えて、パーツごとに書式が設計されていました。だからこそ、読みやすい印象になっているのです。センスや好みだけの問題ではなく、情報の種類の違いをしっかりと見極めて、メリハリの付いた書式設定を検討する必要があることがわかりますね。
なお、上記に示した「フォント」「サイズ」「行間」などは、書式を決める要素の一例です。他にも、インデントや箇条書き設定などの要素も必要に応じて設定しましょう。

3. マニュアルにおける適切な書式とは？（書き手の視点）

ここまで、読み手にとっての使いやすさという視点で、マニュアルの書式について説明してきました。加えて重要なのは、書き手にとっての作成負荷です。

もう一度、マニュアルBを見てみましょう。

全体的にメリハリがないマニュアルでしたが、読み手の検索性が上がるように、目立たせたい箇所に太字などの設定がされていますね。しかし、この細かすぎる設定も実は落とし穴です。書き手の作成効率という視点が抜けてしまっています。
例えば、マニュアルBでは、手順内のボタン名が太字になっています。さらに、ボタン名以外にも手順のキーワードになる用語が太字になっています。
このように文中の単語単位で書式設定を決めてしまうと、編集負荷が大幅に上がります。特に、頻繁に更新されるマニュアルの場合、改訂のたびに書式設定の負荷がかさんでいきます。また、担当者が変わった場合に複雑なルールに従って同じように作ることが難しくなるかもしれません。
マニュアルの書式を設定する際には、改訂することや、執筆担当者が変わることを前提としたうえで、過度な負荷がかからない範囲で検討する必要があります。 上記の例の場合、文中の単語を強調したいときは太字にするのではなく、括弧で囲むなどのルールにしておくのが望ましいといえます。書式の設定は1文単位とし、文中の単語単位で細かく書式を決めるのはなるべく避けましょう。