業務標準化のためのマニュアル作成支援、マニュアル作成セミナーを実施

背景

ドコモ・テクノロジ株式会社（以下ドコモ・テクノロジ、敬称略）は、ドコモグループのコミュニケーションサービスを支えるモバイル端末やデバイス、無線装置やコアネットワーク装置、保守システムのソフトウェアなどの開発業務を担っておられます。

開発業務の効率化や働き方改革を積極的に推進しておられ、業務改善のための部門を横断したタスクフォースを結成して、毎年改善に向けた取り組みを企画・実施しています。

お客様からのご要望

①パフォーマンスの高い社員のノウハウを業務マニュアルとして整備したい

②社員の業務負荷を考慮しつつ、短期集中型の合宿で確実にマニュアルを作成したい

タスクフォースの一員である吉岡様は、働き方改革の一環として、パフォーマンスの高い社員のノウハウをマニュアルに整備することで、専門的かつ属人的な業務をスムーズに他の社員へ移行させることを検討されていました。

しかし、

・本来業務と並行しながらマニュアルを作成するのは難しいため、業務と切り離した環境で実施したい

・各部門が独自の業務を行っているため、参加者間でマニュアルの内容をレビューするのが難しい

・短期間にマニュアル作成するために効率的な作成ノウハウが必要

という課題をお持ちでした。

そのような中、2018年6月に弊社Webサイトをご覧になり、お問い合わせをいただきました。

ヒューマンサイエンスのソリューション

数日間の合宿の中で、参加者全員に確実に業務マニュアルを完成させてほしいというご担当者様の思いを実現するために、合宿前の業務整理フェーズをご提案しました。

業務マニュアルでは、いきなりマニュアルを書くのではなく、まずは自分の業務やノウハウを見える形に整理することで、効率的に作成を進めることができます。
4日間の合宿では、整理した業務を読み手目線でマニュアル化する実習を行いました。

＜スケジュール＞

2018年9月　集合研修実施（1日：マニュアル作成の基礎と業務整理のコツ）

2018年10月 合宿前の事前課題実施期間（約1か月：業務整理、弊社フィードバック）

2018年11月　マニュアル作成合宿実施（4日間：マニュアル完成）

＜プログラムのポイント＞

①属人化している業務を整理する方法からサポート（事前課題）

②業務整理とマニュアル作成を効率的に進めるためのフォーマット類をご提供

③業務マニュアルの良しあしを客観的に判断するための観点を共有

④参加者各自の進捗状況に合わせて、複数のトレーナーが個別相談・サポート

お客様の声

「今後、業務マニュアルを整備していくための土台を作ることができたと感じています。」

マニュアル作成合宿は、弊社でも初めての取り組みでしたが、合宿終了時点で約8割の参加者がマニュアルを完成させることができました。
合宿参加者やその上司を含めた関係者からは、「作成したマニュアルを使って業務の引継ぎが可能」「他の社員にも参加させたい」という声が挙がっています。

正直なところ、最初は業務内容を理解されていない外部の方に、どこまでサポートしていただけるのか心配な部分もありました。
しかし、マニュアル作成のプロの目線で、業務整理の手法や読み手目線のマニュアルを作成するコツをインプットしていただくことで、短時間で多くの社員がアウトプットとしてマニュアルを完成させることができました。
この取り組みを通じて、今後も継続してマニュアルを整備していくための枠組みを作ることができたと感じています。

社内評価を受けて、来年度も同様のプログラムを実施することを企画しているところです。このサイクルをまわしていくことで、マニュアル整備への意識や取り組みを社内全体に浸透させたいと考えています。

ヒューマンサイエンス担当者から

業務マニュアル作成セミナー・マニュアル作成支援のプログラムです。

高度な専門知識を要する業務や、属人化している業務を、いかに見える化してマニュアルに落とし込むのかがポイントでした。

開発者の方が自分の知識レベルで業務マニュアルを書いてしまうと、業務に慣れていない読み手にとっては理解できない内容となってしまいます。
重要なのは「自分が行っている業務が書かれているか」ではなく「相手がマニュアルを見ながら迷いなく業務を進められるか」です。
まずはそういった観点で必要な情報を整理していただくところからサポートさせていただきました。

業務マニュアルは一度作って終わりというわけにはいきませんので、自律的に改善のサイクルをまわせるように各社の汎用的な考え方をインプットさせていたくように心がけています。
来年度以降も取り組みを継続されるとのことですので、引き続きマニュアル作成会社としての立場から業務改善をサポートさせていただければと思います。

関連サービス

マニュアル制作・取扱説明書制作