• 東京03-5321-3111
  • 名古屋052-269-8016

 

操作マニュアル作成のポイント

わかりやすい操作マニュアル作成のポイントとは

わかりやすい操作マニュアル作成のポイントとは

近年、働き方改革やリモートワークなど私たちを取り巻く労働環境や大きく変化しつつあります。
より効率的な働き方が求められる中で、操作マニュアルは作業品質の安定や教育時間の削減など多くのメリットがあります。
マニュアルの重要性は理解しているけど、以下のことにお悩みではないでしょうか?

「わかりやすい操作マニュアルって、どうやって作ればいいの?」
「操作マニュアルを効率的に作成する方法ってあるの?」

そこで今回はわかりやすい操作マニュアルの作成ポイントをご紹介いたします。
操作マニュアルとは?という基本的な内容から、本題であるわかりやすい操作マニュアルの作成ポイントまで解説します。

今後も社会はより効率的な働き方を求める流れに進んでいくことでしょう。
このような流れの中で多くのメリットを持つ操作マニュアルは、より重要な存在になっていくことが予想されます。今回の記事を参考にしていただき、わかりやすい操作マニュアル作成の参考にしていただければと思います。

目次

1. 操作マニュアルとは

わかりやすい操作マニュアルの作成方法をお伝えする前に、まずは操作マニュアルの作成目的を確認していきましょう。操作マニュアルの作成目的を認識できれば、「わかりやすい」をよりハッキリ意識することができます。

操作マニュアルとは文字どおり、システムや機械の操作方法を確認するためのドキュメントになります。マニュアルという立ち位置上、操作マニュアルの多くは初心者向けに作成されています。つまり操作マニュアルは初心者が理解しやすく、読後に正しい操作をできるかが重要なポイントになります。

よって、操作マニュアルの作成者は以下の点を意識する必要があります。

  • ・初心者にも操作が理解しやすく記載されており、読後正しく操作ができる
  • ・システムや機械を操作した後、正しい操作だったか正解が分かる
  • ・困ったときに、すぐに該当のページに辿り着くことができる

他にも操作マニュアルの作成者が意識すべきポイントはありますが、ひとまずこの3点を抑えておけば間違いはないでしょう。

世に出回るマニュアルの中には、とりあえず操作手順を全部載せましたというマニュアルが存在しています。分厚いだけのマニュアルは読み手の意欲を下げるので、ほとんど読まれることがありません。
また直感的に操作できるシステムや機械では、作成しても操作マニュアルが読まれないケースもあります。
このような操作マニュアル未読のケースは、操作ミスや意図しない事故を発生させる可能性があり、大変危険です。

操作マニュアルの作成者は先ほどあげた3点を意識し、読了してもらう操作マニュアルを作成しましょう。

2. わかりやすい操作マニュアルを作成する上でのポイントとは

この章では前章を踏まえた上で、わかりやすい操作マニュアルの作成ポイントをご紹介します。

今回は「Google検索からYahoo!のHPを開く」というケースを想定して、操作マニュアル作成を行います。それでは作成ポイントをご紹介いたします。

1. 操作説明は網羅的に記載すること

最初のポイントは、操作説明を網羅的に記載することです。
操作マニュアルなので、操作に関する内容は細かく記載しておいた方が良いでしょう。
ですが、助長的に記載された操作マニュアルではわかりにくくなってしまいます。

そのため、操作内容の他にも作業順や作業タイミング、操作者、条件などを記載するとより分かりやすくなります。
今回のケースでは以下のように記載すると、わかりやすい操作マニュアルとなります。

前提:PCの画面にGoogleのHPが表示

  • ①PC操作者:Googleの検索バーに「yahoo」と打ち込み、Enterキー押下
  • ②検索結果が表示される
  • ③PC操作者:検索結果の一番上にある「Yahoo!JAPAN」をクリック
  • ④Yahoo!のHPを表示

2. 疑問点や注意事項は記載しておく

2つ目のポイントは、疑問点や注意事項を記載することです。
操作にある程度慣れてくると、操作途中に疑問点や好奇心が湧いてきます。

今回のケースでいえば、「Googleの入力履歴にYahoo!があるか、選択してもよいのか」などです。このような疑問に対して、「入力履歴を選択しても問題ありません。」という具合にあらかじめ記載しておくとよりユーザビリティの高いマニュアルになります。

また注意事項や禁止操作も同時に記載することをオススメします。
システムや機械によっては、誤った操作が事故や損害につながる恐れもあります。
よって操作内容は同然ですが、禁止操作も記載した方が安全性につながります。

とはいえあらゆる疑問や注意事項を記載していてはキリがないので、可読性とのバランスは取った方がよいでしょう。

3. 視覚的要素を用いること

3つ目のポイントは、視覚的要素を用いることです。
つまり、文字だけでなく図や画像、映像なども併せて操作マニュアルを記載しましょう。

百聞は一見に如かず。
やはり文字と画像をセットにすることで、より初心者にわかりやすい操作マニュアルとなります。

4.操作の結果を記載すること

4つ目のポイントは、操作結果を記載することです。
初心者の方は自分が操作した結果が、正しかったのか不安になります。
そのため、操作手順と結果はセットで記載しましょう。

今回はケースでいえば、以下のように組み合わせで記載しましょう。
操作:①Googleの検索バーに「yahoo」と打ち込み、Enterキー押下
結果:②検索結果が表示される

5. 操作の目的を記載すること

5つ目のポイントは、操作の目的を記載することです。
操作の目的を記載することで、全体図の把握につながります。
全体図の把握は作業の効率化や作業の重要性を理解につながります。

また目次が目的ごとに並んでいれば、検索性が格段に上がります。
自分のやりたい操作とページが瞬時に紐づくことで、作業が滞りなく進みます。

 

以上、5つのポイントを操作マニュアルのフォーマットにすることで、わかりやすい操作マニュアルを作成することができます。マニュアルは一度作成して、終わりではありません。
作業の追加や改定時には操作マニュアルも併せて、更新する必要があります。
そのため、あらかじめフォーマットを作成しておけば、更新時の効率性も格段に上がります。

3. マニュアル作成はツールやテンプレートの活用が便利

最後は操作マニュアルを作成する際に、市販のマニュアル作成ツールと付属のテンプレートを用いるメリットをご紹介します。併せてマニュアル作成のアウトソーシングサービスもご紹介します。

まずはツールやテンプレートのメリットをご紹介します。

メリット①:レイアウトやデザインがあらかじめ決まっている

マニュアル作成の中で、レイアウトやデザイン作りは時間のかかる作業です。
その点、ツールにはレイアウトやデザインのテンプレートがあらかじめ用意されています。
そのため、マニュアル自体の内容充実に力を注ぐことができます。

メリット②:画像や動画の挿入も簡単

動画や画像が配置しやすいのも、ツールやテンプレートの特徴のひとつです。
WordやExcelファイルに画像や動画を配置するのが難しいですが、ツールにはその点を心配する必要がありません。キャプチャ機能などで、動画や画像の配置もお手の物です。

メリット③:マルチデバイス対応

様々なデバイスに対応している点もツールやテンプレートのメリットです。
WordやExcelファイルで作成されたファイルでは、特定の端末では見ることができないといった問題が発生します。ですがマルチデバイス対応しているツールならば、問題ありません。スマホやPCからマニュアルを閲覧できるので、業務の効率化が行えます。

次にマニュアル作成のアウトソーシングについてご紹介します。
あなたは「マニュアル作成において、一番大変なのはどこですか?」と聞かれた場合、
どのように答えますか?
「文章の作成」「ドキュメント管理」「動画などのコンテンツ作成」など様々な答えが出てくるでしょうが、一番は「内容の整理」ではないでしょうか?

操作マニュアルは、操作や記載の抜け漏れが発生するとその役割を正常に果たせなくなります。そのため、慎重に作成する必要があります。
とはいえ、通常業務を行いながら正確なマニュアルを作成するのは正直困難です。
そこでオススメしたいのが、マニュアル作成のアウトソーシングです。

マニュアル作成専門のプロに任せることで、以下のメリットがあります。

メリット①:専門コンサルタントによるマニュアル作成

専門コンサルタントがマニュアル作成対象の調査からマニュアル作成まで行います。
経験豊富なコンサルタントがポイントを熟知したマニュアルを作成してくれます。
作成対象の資料がない場合でも、ヒアリングから作成を行います。
またマニュアル改善も専門コンサルタントが手掛けています。マニュアルのあるべき姿を追求しているため、現マニュアルの改善案を提案してくれます。

メリット②:最新テクノロジーにも対応

最新テクノロジーを駆使したマニュアル作成も可能となっています。
一般的なWordやPowerPointはもちろん、GitHubやWordPress(CMS)、wikiworks、Confluenceといった最新テクノロジーを駆使したマニュアル作成にも対応しています。

メリット③:動画コンテンツの作成

動画コンテンツの企画から撮影、コンテンツ化まで行ってくれます。
YouTubeを代表するように、現代は動画との親和性が高い時代となっています。
マニュアル作成にも動画を用いたいと思っている方も多いかと思います。
しかし、動画を作成するのは煩雑と同時に感じていることでしょう。
そのようなケースに大変オススメです。

メリット④:多言語対応

多言語に対応している専門サービスでは、翻訳やローカライズを行ってくれます。
翻訳コンサルタントが対応するため、業界独特の用語があった場合でもスムーズにローカライズされます。

メリット⑤:ドキュメント管理・運用

作成済みのマニュアル管理や運用を行ってくれます。
作成済みのマニュアルの中には、可読性の悪さや表現が統一されていないといった問題を抱えているケースがあります。また改定や更新にそもそも時間がかかるケースもあります。そのような問題に対して、ドキュメントの管理や更新といったサービスを行ってくれます。

4. まとめ

いかがでしたでしょうか?
今回はわかりやすいマニュアル作成のポイントをご紹介しました。
繰り返しとなりますが、社会の流れを鑑みると操作マニュアルの重要性は間違いなく増していくことでしょう。
今回の記事をぜひ参考にしていただき、わかりやすい操作マニュアルを作成していただければ幸いです。

 

 

執筆者情報

アンディ パークマルチリンガルトランスレーショングループ
日英翻訳レビューアー

  • ・前職では、4年ほどITエンジニアとして従事、その後8年間英会話講師として教育プログラムの策定や講師育成に従事。
  • ・IT関連分野、ビジネス分野を中心とした翻訳歴11年。
  • ・現在はFA関連製品を中心に、製品マニュアル、ヘルプ、業務マニュアルなどの日英翻訳作業や翻訳品質管理に従事。
  • ・機械翻訳エンジンの日英翻訳品質評価・検証を担当。

マニュアル制作・取扱説明書制作について詳しく知りたい方

東京:03-5321-3111 
名古屋:052-269-8016

受付時間 9:30~17:00

お問い合わせ・資料請求