【新入社員育成に差がつく！】新入社員・入社マニュアル作成のコツは？外せないポイントとは？

1. 新入社員用のマニュアルは準備すべきか？

新年度がスタートする4月。会社として新入社員への期待が膨らみます。研修担当者の方にとっては、受け入れ準備のために1年で最も忙しい時期ではないでしょうか。現場で活躍できる人材に育てるために高品質な研修を行わなければ…というプレッシャーを感じている方もいらっしゃるかもしれません。
また、「毎年行っている研修なのに、毎回負荷がかかっている」
と、多くの企業様から新入社員マニュアル・入社マニュアル作成のご相談を受けます。
やはり、毎年行うことであれば、マニュアルを整備し、負荷がかからないようにしたいですよね。

　　

新入社員向けマニュアルを整備すると、以下のようなメリットが期待できます。
　　・研修の負荷・時間が減る
　　・新入社員からの問い合わせ対応の負荷が減る
　　・バラつきの出やすいサービス品質を一定に保てる
　　・新人が自ら学習できる

　　

また、マニュアルがあれば、新入社員にとっても「仕事をする上での必要な知識・スキルを得られる」、「自ら不明点を解決できる」、さらには「仕事の立ち上げ時の不安を軽減できる」といったメリットがあります。

　　

ところが、マニュアルを整備しても、期待したようなメリットが感じられないことがあります。
実際に、企業様から「頑張ってマニュアルを作ったのに、担当者の負荷が軽くならないんです」といったお悩みをよくお聞きします。このような場合、マニュアルを作ったときの進め方に問題があるケースが多いようです。

　　

では、正しいマニュアルの作り方とはどのようなものでしょうか？「確かにマニュアルの作り方って意識していないな」という方のために、主に新入社員向けマニュアルを作るコツやポイントをご説明します。

2. 両者にとってメリットになるマニュアルを作成

①目標を立てる

どんなことにも共通しますが、マニュアル作成も、まずは目標を立てることが大切です。「当然立てているよ」という声が聞こえてきそうですが、そう思われた方、「To-Be目標」も立てていますか？皆さん、「いついつまでに作る」というスケジュール目標までは考えますが、「マニュアルを作ったら○○を実現する」というTo-Be目標までは考えが至らないケースが多いようです。

To-Be目標にとって大切なのは、「両者にとってメリットになるか」という視点です。両者とは、新入社員・入社マニュアルの場合、マニュアルの読み手（つまり新入社員）と、マニュアルの作り手（つまり研修担当者、大きな意味では会社側）を指します。

「１.新入社員用のマニュアルは準備すべきか？」で記載したメリットを例にすると、以下のように整理できます。
新入社員：仕事をするうえで必要な知識・スキルを得られる、自ら学習できる
会社側：バラつきの出やすいサービス品質を一定に保てる、研修の負荷・時間を減らせる

ここでは一般的なメリットを挙げましたが、何が実現されれば両者のメリットになるかは企業様によって異なります。ぜひ、御社にとっての、両者のメリットになるTo-Be目標を設定することを意識してみてください。

②マニュアルのコンセプトを決める

マニュアルの目標を決めたら、次はマニュアルのコンセプトを決めます。
マニュアルのコンセプトとは、「どのような人が、どのような場面で、どのような目的で、どのようなツール／形態でマニュアルを読むか」といったことです。コンセプトを明確にすることで、マニュアルを読む新入社員の姿を具体的にイメージすることができ、その後のコンテンツ検討がスムーズに進みます。

③コンテンツを決める

マニュアルのコンセプトを決めたら、次はマニュアルのコンテンツを検討します。今回は、入社後すぐに行う研修を例に、コンサルタントとしておすすめする、新入社員と会社側の両者にとってメリットになるコンテンツをご紹介します。

●基本的なビジネスマナー
基本的なビジネスマナーとは、挨拶・メール・服装・マナーといったことです。企業様によっては、もう身に付けているだろう、または、現場に配属されたら当然わかるだろうと考え、わざわざマニュアル化しない場合もあります。しかし、ちょっとした振る舞いやマナーなども、人によって基準が異なるものです。基本的なビジネスマナーについてもマニュアル化しておくことで、不必要な失敗やトラブルを防げます。

●業務の全体像、企業理念
研修後は、各部署へ配属となります。担当する個々の業務については多く教わりますが、業務の全体像や企業理念を教わる機会は少なくなります。自分はどのような会社・部署に所属していて、どのような役割・責任があるのかということを意識することで、帰属意識が高まり、業務の習得スピードも速くなります。

●業務目標の設定の仕方
新入社員の悩みの中でよくあるのが、「どのように業務目標を設定したらよいのかわからない」ということです。新入社員は業務や会社のことをまだ熟知していません。あいまいな業務目標を設定されると、会社として達成度を適正に評価できなくなってしまいます。そこで、新入社員が具体的な数値目標を立てられるよう、評価項目と目標基準例をまとめておくことをおすすめします。さらに、上司が目標をレビューする際に使用するチェック項目などがあると、担当上司によって目標基準にばらつきが出ることを防げます。

●会社内で使用しているツールの使い方
ツールの使い方は、社員からの問い合わせが多いものの一つではないでしょうか。勤怠・各種申請で使用するツールの使い方をまとめるほか、Word・Excel・PowerPointなどの使い方をまとめると良い場合もあります。ツールへのリテラシーが未熟な新入社員にとって有用であるだけでなく、会社側にとっては、一定の品質を維持できる、成果物へのレビュー時間を減らせるといったメリットがあります。

「両者にとってメリットになる」を意識した目標を立てたうえで、マニュアルのコンセプトを設計し、コンテンツを検討すると、より活用してもらえるマニュアルを作成することができます。マニュアルが活用されることで、新入社員の独り立ちが早くなり、また、会社側もサービス品質の平準化や研修時間の削減を実現できます。業務負荷も減れば、今より活用できる時間も増え、サービス品質や研修品質を向上させる取り組みもできるかもしれません。

3. マニュアル作成、ここに注意！

マニュアルを作成したら、あとは新入社員に展開して終わり！と思われている方、いませんか？実は、マニュアルを展開した後にお悩みを感じる企業様が多いのです。特に「必要な情報は入れたはずなのに、なぜか使ってもらえない」という声をよくお聞きします。せっかく作成したのに使ってもらえないのでは、これまでの努力も工数も無駄になってしまいますよね。
そこで、最後に、マニュアルを長く使ってもらうための、マニュアル作成のコツを3つお伝えします。

●概要と詳細を記載する
マニュアルのコンテンツとして、各手順の詳細を書くだけだと、その業務の全体像や概念が見えず、内容を理解するのに時間がかかります。業務の概要や一連の流れを書くことで、各作業が業務全体のどこに位置づいているか、どのタイミングで行われるかがわかり、スムーズに業務が習得できるようになります。
また、状況によって判断が必要なものに関しては、判断基準も明確に記載し、新入社員でもマニュアルを読めば自分で判断できるようにしましょう。

●ほかの社員にレビューをもらう
マニュアルを作成したあとは、業務経験の浅い社員にレビューしてもらい、わかりにくいところがないか、ほかに追加するべき情報がないか、意見を聞いてみましょう。ベテラン社員ではなかなか気づけない部分を補うことができ、より新入社員の目線に立ったマニュアルを作成できます。

●マニュアルの置き場を明確にする
あたり前のことですが、作成しても、それがどこにあるか不明だと使用されなくなります。マニュアルの保管場所をオリエンテーションなどでしっかり伝えるようにしましょう。また、「現場へ配属される前に知っておくべきこと」「社内ツールの使い方」のように、シーンやカテゴリーにわけて体系を整理すると、より探しやすくなります。
また、マニュアルでは不明点を解決できなかった時のために、各業務の責任者・担当部署の問い合わせ先もわかるようにしておくと良いです。

また、マニュアルを「見やすく」することも大切です。マニュアルを見やすくするポイントに関しては、こちらのブログでご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
https://www.science.co.jp/document_blog/29997/

4. まとめ

ここまで、主に新入社員向けマニュアル作成のポイントとコツをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。そうは言っても、メイン業務と平行して時間を取れず、なかなかマニュアル作成に取り掛かることができない方が多いのではないでしょうか。

ヒューマンサイエンスは、1985年以来、数多くのマニュアルを作成してきた実績を持っています。まさに、業務マニュアル作成におけるプロフェッショナル集団です。現状課題の整理から、改善方針策定、カスタマイズマニュアルの作成まで一貫してご支援することができます。業務マニュアルの作成でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。

https://www.science.co.jp/document/index.html

特長①：大企業・グローバル企業を中心に豊富なマニュアル制作実績
ヒューマンサイエンスは、製造業やIT業界を中心に243社・3148件のマニュアル制作実績があります。「ドコモ・テクノロジ株式会社」「ヤフー株式会社」「ヤマハ株式会社」など、名だたる企業をクライアントとしてきました。

特長②：経験豊富なコンサルタントによる調査・分析～アウトプット
業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。熟練のコンサルタントが、豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすい業務マニュアルを提案します。また資料がない段階からでもマニュアル化が可能です。担当のコンサルタントがヒアリングを行い、マニュアル作成を行います。

特長③：マニュアル化だけでなく、定着支援も行っている
ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成以降、大事なフェーズである”定着化”も担当しています。例えば、マニュアル作成後も、マニュアルの更新やマニュアル作成セミナーを実施していきます。様々な施策を打つことで、現場にマニュアルが定着していくようにアプローチをします。

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
このブログが見やすいマニュアル作りへのヒントになれば、うれしく思います。