マニュアルを効果的に運用させる管理方法とは

1. 社内マニュアルが運用出来ていない！解消方法とは

この章では本題である社内マニュアルを効果的に運用させる方法についてご紹介いたします。社内マニュアルが運用出来ていないと感じている場合にはぜひこの章を読んでいただき、解消の役に立てていただければと思います。

・社内マニュアルを効果的に運用する方法
ポイントはズバリ、定期的な更新を行うことです。なぜなら、内容が古くなっている場合にはマニュアルとしての役割が果たせなくなるからです。

皆さんはマニュアルをどのような存在として捉えていますか。様々な捉え方があるかと思いますが、“困ったときの存在”であることは間違いないでしょう。
例えば、一年に一度しか行わない業務・仕事などはついつい忘れがちです。またいつもミスしてしまう業務などはありませんか。そんなときに頼れる存在が、マニュアルのはずです。

「この後の手順ってどうやるの？分からないから、マニュアルを見ながらやってみよう。」
このように最後の砦として、マニュアルは存在しています。

しかし、そのマニュアルが役に立たなかったから、どうなるでしょうか。例えば内容が更新されておらず、目の前で起きている現象とマニュアルにギャップが生まれていたとします。業務が上手く回らなくなり、困ることでしょう。困るぐらいならまだマシと言えます。最悪の場合は事故や大きな損失につながる可能性もあります。

またマニュアルが使えないと分かった場合、多くの方がマニュアルに対して、失望や落胆などネガティブな感情を向けることでしょう。この現象が続くと、マニュアルが信用されず、活用されなくなります。

このようにマニュアルは業務において、信用できる存在でなくてはなりません。そのためにもマニュアルの更新は欠かさず、常に最新の状態を保つようにしましょう。

・マニュアルを整備するメリット
ここまでは社内マニュアルを効果的に運用する方法をご紹介しました。ここまで読んでいただいた方の中には、このように思った方はいないでしょうか。
「マニュアルに対して、更新とチェックをかけ続けなければいけないのは知っている。でも中々腰が重くて・・・」

そこで改めてではありますが、マニュアルを整備することのメリットをご紹介いたします。改めてメリットを再認識していただき、アクションにつなげていただければと思います。

マニュアルを整備するメリット①：効率的に業務が進む

マニュアルの内容を整備することで、業務の標準化を図れます。業務の標準化は、誰しもが安定したクオリティでの業務につながります。つまり、業務で発生する小さなミスやトラブルの可能性を軽減が可能です。

「あの仕事をしたいけど、先にこのミスを直さないと・・・」
このような経験は誰もがあることでしょう。業務の標準化が進めば、このような無駄なミスがなくなり、業務が効率的に回ります。

マニュアルを整備するメリット②：教育コストの削減

マニュアルの内容を整備することで、即戦力化に向けたコストの削減ができます。マニュアルの内容さえしっかりと整っていれば、後はマニュアルに沿って教育をすれば、即戦力に近づけることが十分に可能です。もちろん、マニュアルだけでは新人教育は上手くいきません。

しかし、マニュアルがあることで教育担当者が付きっきりで指導をする必要はなくなります。つまり、教育コストの削減ができます。またマニュアルが整備されていれば、業務の全体把握や後々の復習にも役立つので、隠れた教育コストの削減となるでしょう。

・マニュアルを整備しないために発生するリスク
マニュアルを整備することのメリットをご紹介しましたが、反対に整備しないことによるリスクをご紹介します。リスクを知ることで、マニュアルを整備する必要性を改めて認識していただければと思います。

マニュアルを整備しないリスクは数多くありますが、代表的なもので言えば、効率的に業務が進まないことです。なぜなら、業務の進め方などが統一されないため、チェックや周知に時間が取られるからです。

例えば、新しく作成することが決まった資料のフォントはメイリオが相応しいとしましょう。しかし、マニュアルが更新されないとこの事実が周知されません。すると、どうなるでしょうか。
Aさんはゴシック体で、BさんはMSPゴシックで資料を作成するというになります。こうなるとチェックする側は都度指摘を行い、全体に周知する必要性がでてきます。

このようにマニュアルが更新されないことで、無駄な業務が発生してしまいます。

2. 業務標準化を実現するマニュアル管理のポイントとは

前章では社内マニュアルを効果的に運用する方法をご紹介しました。この章では業務標準化を実現するために、マニュアルの管理方法を3つほどピックアップしてご紹介します。

マニュアルの管理方法①：マニュアル活用状況の数値化

1つ目のポイントはマニュアルの活用状況を数値化することです。
たとえば、マニュアルページの閲覧回数などの活用状況を数値化することで、マニュアルへの課題が見つかるからです。
もちろん、ただ単に数値化しただけでは、課題は明白になりません。課題の抽出には当事者へのインタビューをすることになりますが、数値化はその取っ掛かりを見つけるのに役立ちます。

例えば、特定の部署で他の部署より頻繁に活用されているページがあるとします。この取っ掛かりを基に担当者へインタビューを行います。
「頻繁に閲覧しているということは、それだけこのマニュアルが分かりにくい？」
「この部署では頻繁に閲覧しているページの業務を実施する回数が多いのか？もっと詳しく記載した方が良いですか？」
このように関係者へヒアリングすることで、課題が見えてきます。
定量データと定性データの組み合わせで課題を解決することで、より良いマニュアルへ近づいていきます。

マニュアル管理方法②：マニュアルを活用する仕組みを作る

2つ目のポイントはマニュアルを活用する仕組みを作ることです。なぜなら、ただ単にマニュアルを使ってくださいと言っても、定着は難しいからです。人の行動や思考を変えるのはそう簡単なことではありません。

そのため、マニュアルを見ることをルール化させましょう。例えば、教育には必ずマニュアルを用いるようにします。新人や教育担当者がマニュアルの読み合わせを行うことで、マニュアルを必ず確認することを仕組み化させます。

マニュアル管理方法③：知識やスキルの取得状況を可視化

3つ目のポイントは知識やスキルの取得状況を可視化することです。なぜなら、可視化することで真に知識やスキルが身についているかが分かるからです。例えば、マニュアルに記載されている内容で、簡単なペーパーテストを実施します。マニュアルをよく読んでおけば、回答ができるはずなので、点数で理解状況を把握が可能です。

このようにマニュアル活用状況の数値化やマニュアル活用の流れを作ること、そして知識やスキルの取得状況の数値化を図りましょう。より活用されるマニュアルへの管理が可能となります。

3. ヒューマンサイエンスなら業務の可視化からマニュアル制作まで一貫して対応可能

いかがでしたでしょうか。
今回はマニュアル効果的に運用する方法をご紹介しました。マニュアルは上手に運用することで、業務標準化や効率化の実現可能となります。

マニュアルを上手く運用することで生じるメリットは重々承知しているが、実際には取り組めない方も多いかと思います。むしろ、取り組みたくても手が回らず、取り組めないという方が正確でしょうか。

このようにマニュアルを運用することの重要性は理解しているが、手が回らないという方にはアウトソーシングも一つの解決策です。

ヒューマンサイエンスは1985年以来、数多くのマニュアルを作成してきた実績を持っています。まさに業務マニュアル作成におけるプロフェッショナル集団です。 業務マニュアルの作成でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。

特長①：大企業・グローバル企業を中心に豊富なマニュアル制作実績

ヒューマンサイエンスは製造業やIT業界を中心に215社・2854件の業務マニュアル制作実績があります。「日本マイクロソフト株式会社社」「株式会社Cygames」「三菱電機株式会社」など、名だたる企業をクライアントとしてきました。

特長②：経験豊富なコンサルタントによる調査・分析～アウトプット

業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。熟練のコンサルタントが豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすい業務マニュアルを提案します。また資料がない段階からでもマニュアル化が可能です。担当のコンサルタントがヒアリングを行い、マニュアル作成を行います。

特長③：マニュアル化だけでなく、定着支援も行っている

ヒューマンサイエンスはマニュアル作成以降、大事なフェーズである”定着化”も担当しています。例えばマニュアル作成後も、マニュアルの更新やマニュアル作成セミナーを実施していきます。様々な施策を打つことで、現場にマニュアルが定着していくようにアプローチをします。