マニュアルのWeb化のメリットとは？作成のポイントも解説！

1.マニュアルをWeb化する必要性

近年、多くの企業でマニュアルのWeb化が進んでいます。その背景には、デジタル時代に対応し、どこからでも簡単にアクセスできるWebマニュアルの需要が高まっていることが挙げられます。ここでは、マニュアルをWeb化することの意味とその必要性について詳しく解説します。

1-1.マニュアルをWeb化するとは？

マニュアルをWeb化するとは、インターネットを通じてWebブラウザ上で既存のマニュアルを閲覧できるようにすることを指します。紙のマニュアルや電子データで保存されているマニュアルをWeb上に移行し、インターネット経由で利用者が自由にアクセスできる状態にするのです。Web化されたマニュアルは、スマートフォンやパソコンからいつでも確認できるため、利用者にとって非常に利便性が高くなります。

対象となるマニュアルは実にさまざま。製品取扱説明書のような顧客向けマニュアルから、社内の業務マニュアルまで、あらゆる種類のマニュアルをWeb化できます。身近な例を挙げると、家電製品の説明書をスマートフォンで見られるようになったり、勤務先の書類申請方法をパソコンで確認できたりすることなどが挙げられます。

1-2.マニュアルがWeb化される背景

では、なぜ今マニュアルのWeb化が進んでいるのでしょうか？主に3つの大きな背景があります。

1つ目は、私たちの情報検索行動の変化です。「わからないことがあったらすぐにネットで検索する」という行動が当たり前になっています。例えば、ニュースを調べたり、天気や電車の時刻を確認したり。このような習慣が定着している中で、マニュアルが紙のままというのは、ユーザーにとって不便なものです。

2つ目は、製品やサービスの更新スピードが速くなっていることです。特にデジタル製品では、新機能の追加や不具合の修正など、頻繁にアップデートが行われます。紙のマニュアルでは、このスピードについていけません。Web化することで、常に最新の情報を提供できるようになります。

3つ目は、働き方の変化です。コロナ禍の影響もあり、多くの企業でペーパーレス化やリモートワークが進んでいます。社員が場所を問わず必要な情報にアクセスできる環境が求められており、マニュアルのWeb化はその解決策の一つとなっています。

2.マニュアルをWeb化するメリット

マニュアルをWeb化することで、利用者や作成者の両方にとって多くのメリットがあります。以下では、利用者（読み手）と作成者（企業）にとっての具体的な利点について説明します。

2-1.読み手にとってのメリット

・いつでも最新情報へアクセス

スマートフォンやパソコンがあれば、通勤中や外出先でも必要な情報にアクセスできます。紙のマニュアルのように「持ち歩く」必要がないため、とても便利です。
また、製品の仕様変更や手順の更新があっても、常に最新版を参照できます。古い情報を見てしまう心配がありません。

・使いやすさの向上

マニュアルとしての使いやすさは、紙のときと比べて大きく向上します。
– 文字の拡大縮小が自由にできるため、見やすいサイズに調整できます
– 検索機能を使って、知りたい情報をすぐに見つけることができます
– 目次から必要な項目にジャンプできるため、ページをめくる手間がありません

・自己解決力の向上

必要な情報に素早くアクセスできることで、問題を自分で解決できる可能性が高まります。カスタマーサポートに問い合わせる前に、自分で解決できることが増えるでしょう。

2-2.作り手にとってのメリット

・顧客満足度の向上

分かりやすく使いやすいマニュアルを提供することで、製品やサービスの評価も上がります。「説明書が見やすい」「困ったときにすぐ解決できる」といった点は、顧客満足度に直結します。

・簡単な更新

紙のマニュアルと違い、内容の修正や更新が簡単です。新しい情報を追加したり、誤りを修正したりする際も、すぐに反映させることができます。

・サポートコストの削減

ユーザーの自己解決率が上がることで、問い合わせ対応の負担が減ります。これは特に、カスタマーサポートに人員を投入し、製品サポートを提供している企業にとって大きなメリットとなります。

・フィードバックの収集

Webマニュアルにコメント機能やアンケートフォームを組み込むことで、ユーザーの声を直接集めることができます。
また、アクセス分析機能を持たせることで、ユーザーが何を探しているか、求めているかのニーズを捉えることができます。
「分かりにくい」「もっと詳しく知りたい」といった要望を把握し、改善に活かすことができます。

3.マニュアルをWeb化する方法と手順

次に、マニュアルをWeb化するための方法と手順について詳しく解説します。

3-1.方法

マニュアルのWeb化を、Web開発専門の業者に依頼することもできますが、高価なうえ、作成・更新時にも多くの時間が必要となります。そこでマニュアルをWeb化する際には、専用のツールを活用することをお薦めします。

これらのツールは、専門知識がなくても簡単にWebコンテンツを作成や更新ができるものです。ツールには多様な選択肢（Webツール、システムツール、CMSなど）があり、その中でも最近は、月額で料金を支払うことで手軽に運用できるツールも多くなってきました。マニュアルの内容・規模、取り入れたい機能により、ニーズに沿って選ぶと良いでしょう。

【コラム】WordからWebマニュアルへ – Jamstackで広がる選択肢 | Jamstackブログ | 株式会社ヒューマンサイエンス

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このようなツールを選ぶ際は「使いやすさ」が大切です。マニュアルを作成していると、途中で内容変更が発生することがよくありますが、そのたびにマニュアルも修正しないとなりません。ツールが使いにくいと修正に多くの手間がかかってしまいますが、操作しやすいツールを選んでおけば、このような負担を大幅に軽減することができます。また、マニュアルの作成プロセスに照らして、コメント機能やプレビュー画面表示機能、複数人で同時作業ができる機能の有無も選定のポイントになります。これらを踏まえ、効率的で使いやすいツールを導入することで迅速な作業ができ、マニュアル品質も向上させることができます。

3-2.手順

Web化は大きく5つの段階に分けて進めていくと、スムーズに実現できます。

1. 今使っているマニュアルの内容を整理し、どの部分がよく読まれそうか、どの部分の更新が頻繁に必要になるのかを確認します。また、社員の方々にもマニュアルについての意見を聞き、困っている点や改善してほしい点をまとめます。

2. 新しいマニュアルの全体像を描く作業を行います。例えば、「入社した社員が基本を学ぶOJTに使用するため」「社員が事務手続きの細かい手順を確認するため」など、誰がどんな目的で使用するかを考えます。そのうえで、どのような順番で情報を並べるか、内容をどのように整理するのが分かりやすいかを検討します。

3. マニュアルの作り方のルールを決めます。例えば、「です・ます調」で統一するか、専門用語をどこまで使うか、写真や図はどのような基準で入れるかなど、細かいルールを関係者全員で共有することで、誰が作成しても同じような品質のマニュアルができます。

4. 実際の作成には時間をかける必要があります。最初は一部だけを作ってみて、わかりにくい書き方がされていないか、ルールから外れていないかなど、内容を確認します。そこで出た意見を反映させながら、全体の作成に取り掛かります。作業は必ず複数の目でチェックし、わかりにくい箇所がないか、重要な点がもれていないかなどを確認しながら進めます。

5. 完了したマニュアルを実際に運用し進めていきます。ここが実は最も重要な部分です。定期的に利用者の声を聞き、必要に応じて内容を更新していきます。 新しい情報を追加することで、より使いやすいマニュアルへ育てていきます。特に大切なのは、継続的に改善していく体制づくりです。担当部署を定め、内容を管理する意識付けをすることで、最新で信頼できる情報が掲載されたマニュアルとして活用することができます。

4.マニュアルをWeb化するポイント

マニュアルをWeb化する際には、わかりやすさと探しやすさを重視することが重要です。

まず、ユーザーインターフェースはシンプルで、直感的に操作できるデザインにすることが求められます。カテゴリー分けや検索機能を充実させ、必要な情報にすぐアクセスできるようにしましょう。また、操作方法や手順を動画で説明することで、視覚的な理解を促し、複雑な内容もスムーズに伝えることができます。これにより、利用者にとってさらに親しみやすいマニュアルが完成します。

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また、各ページのレイアウトや配置を統一することで、利用者が迷わずに情報を見つけられるようになります。色使いやフォントも統一することで、見やすくプロフェッショナルな印象を与えることができます。さらに、ヘルプやFAQなどのサポートが充実した最適なツールを選択し、Web化作業を効率的に進めましょう。

Webマニュアルは一度作成したら終わりではなく、定期的に更新していくことが大切です。利用者のフィードバックに耳を傾けて、時には内容や構成を見直すなど、わかりやすさや使いやすさの改善をし続けることで、価値のあるマニュアルとして運用できるようになります。

5. マニュアル作成・改善のご相談はヒューマンサイエンスへ

マニュアルのWeb化には、利用者がどこでも最新情報にアクセスできる利便性や、作成者にとってのサポートコスト削減など、多くのメリットがあります。また、フィードバック収集の容易さや、常に最新情報を提供できる点でも、企業にとって有益な取り組みです。

ヒューマンサイエンスは、日本語版のマニュアル作成から英語および多言語翻訳まで、ワンストップでご支援いたします。1985年からの長きにわたり数々のマニュアルを手がけてきた実績があります。以下のようなニーズがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

• 既存の日本語マニュアルや英語マニュアルを分かりやすく改善したい
• 英語マニュアルの作成を検討していて、日本語マニュアルから段階的に進めたい
• 社内で作成された日本語マニュアルを英訳（多言語訳）して活用したい

特長①：大企業・グローバル企業を中心とした豊富なマニュアル制作実績

ヒューマンサイエンスは、製造業やIT業界を中心に、多岐にわたる分野でマニュアル制作実績を積み重ねてきました。これまでに「ドコモ・テクノロジ株式会社」「ヤフー株式会社」「ヤマハ株式会社」など、名だたる企業をクライアントとしてきました。

マニュアル制作事例紹介| ヒューマンサイエンス

特長②：経験豊富なコンサルタントによる調査・分析からアウトプットまで

業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。熟練のコンサルタントが、豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすく効果的なマニュアルを提案します。また、情報が整理されていない段階からのマニュアル作成も可能です。担当のコンサルタントがヒアリングを行い、最適なマニュアルを作成いたします。

マニュアル評価・分析・改善提案サービス| ヒューマンサイエンス

特長③：マニュアル化だけでなく、定着支援も重視

ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成にとどまらず、”定着化”という重要な段階にも注力しております。マニュアル作成後も、定期的な更新やマニュアル作成セミナーを通じて、マニュアルの定着を支援してまいります。多岐にわたる施策により、現場でのマニュアルの有効活用をサポートいたします。

マニュアル作成セミナー| ヒューマンサイエンス

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
このブログがわかりやすいマニュアル作成のヒントになれば、うれしく思います。