英語マニュアルの必要性と作成のポイント8つ

2.英語マニュアル作成のポイント

それでは、英語のマニュアルを作成するためには、どういったポイントをおさえておくと良いのでしょうか。

 

2-1.翻訳元となる日本版の作成

国内企業が英語マニュアルを作成する場合、英語で一からライティングするより、日本語マニュアルを作成した上で、英語に翻訳するという進め方をすることが多いです。

日本語からの翻訳で英語マニュアルを作成する場合、重要になるのが、翻訳元となる日本語版マニュアルの品質です。
元の日本語版マニュアルがわかりにくかったり、情報の不足があったりすると、たとえスキルや経験のある翻訳者が翻訳したとしても、英語版のマニュアルもわかりにくいものになってしまいます。
そのため、日本語版の時点で、わかりやすく、翻訳しやすいマニュアルを作っておくことが重要です。

翻訳元となる日本語版マニュアルを作成する場合には、ぜひ以下のようなポイントをおさえてみてください。

・マニュアルの読者と目的を明確にする
最初に、マニュアルを「誰のために、何の目的で作成するのか」を明確にしておきましょう。

マニュアルの目的や読者によって、何をどこまで記載するべきなのかが変わってきます。
例えば、社内の業務マニュアルで読者が新人の場合、業務の概要や基本的な業務の流れ、基本用語などから説明する必要があるでしょう。一方で、読者がベテラン向けの場合は、辞書のように必要なときに参照することを前提に、基本的な情報は省いて、詳細情報を中心に記載した方が良いかもしれません。

社外にリリースする製品マニュアルの場合も、読者がエンドユーザーなのか、サービスエンジニアなのかによって、書き方や記載する情報、使用する用語も異なってきます。

読者や目的を明確にしないままなんとなく書いてしまった結果、情報に過不足があったり説明がわかりづらかったりして、活用されないマニュアルになってしまうケースがよくあります。 最初に「マニュアルの読者と目的を明確にしておく」ことを忘れないでください。

・5Ｗ1Ｈを明確に記載する
マニュアルでは、「いつ（When）、誰が（Who）、何を(What)、どうして（Why）、どこで（Where）、どのように（How）実施するのか」という5W1Hを明確に記載することで、誰が読んでも、迷わず、正確に業務や操作が行えるようになります。
反対に5W1Ｈが明確に記載されていないマニュアルの場合、読んでもわからないため結局口頭での問い合わせが必要になったり、誤った解釈で作業してしまったりすることになりかねません。

特に業務マニュアルの場合、まずは現状業務の5W1Hの整理から始めることをおすすめします。
5W1Hを整理することで、現状属人化している手順など、業務上の課題を明らかにすることも可能です。

現状業務の整理については、以下のブログを参考にしてみてください。

テンプレートがあるだけではダメ！業務マニュアルに欠かせない最初のステップ | 株式会社ヒューマンサイエンス (science.co.jp)

・必要な情報を探しやすい構成にする
マニュアルでは、小説などの読み物のように、最初から最後までじっくりと内容が読まれるというケースはほとんどありません。知りたいことやわからないことがあるときに、必要な箇所だけを確認するという使われ方がほとんどです。
そのため、目次から必要な情報をすぐに探せるような構成にする必要があります。

検索性の高い目次構成にするには、以下のような点を意識してみてください。
– 情報を適切にグルーピングする
– 適切な見出しをつける。
– ユーザーの目的に合わせて項目を並び替える（概要から詳細の順番、業務の流れの順番など）
– 内容がイメージできる見出しをつける

目次を作る際のポイントについては、以下のブログを参考にしてくみてください。

【マニュアル作成入門】「知りたいことが見つからない」からの脱却！マニュアルの検索性を高める目次作成のコツ | 株式会社ヒューマンサイエンス (science.co.jp)

・簡潔なわかりやすい文章で書く
マニュアルでは、誰が読んでも一通りの意味に取れるように、正確で、簡潔な文章を記載する必要があります。また、一文が長くて冗長な文章は、翻訳者が誤った解釈をして誤訳になってしまう可能性もあります。
翻訳しやすい文章を書くためには、以下のような点を意識することが重要です。

– 短い文章
一文あたり25～50文字以内に抑えると、簡潔でわかりやすい文章になります。

– 一文一義
一つの文に含める内容は一つだけにします。一文一義の文章を意識することで、一文が短く、簡潔になります。

– 主語・目的語を明確に記載する
日本語は主語や目的語がなくても成り立つ言語です。しかし、読者や翻訳者に意味を誤って解釈されることを避けるためには、主語や目的語を明確に記載することが重要です。

– 曖昧な表現は避ける
複数の意味に取れたり、読者に解釈をゆだねたりするような曖昧な表現は避けます。誰が読んでも一通りの意味にしか取れない文章にします。

– 用字・用語を統一する
日本語で用字・用語の不統一があると、英語でも不統一となります。用字・用語はマニュアル全体で統一します。

翻訳しやすい文章を書くためのポイントについては、以下のブログを参考にしてみてください。

翻訳しやすい日本語マニュアル作成のコツ | 株式会社ヒューマンサイエンス (science.co.jp)

・視覚的にわかりやすくする
文字だらけのマニュアルでは、読む気をなくしてしまいます。
レイアウトを工夫したり、イラストを活用したりして、視覚的にもわかりやすく、訴求力のあるマニュアルにすることが重要です。

わかりやすいデザインのマニュアルを作るためのポイントについては、以下のブログを参考にしてみてください。

【マニュアル作成入門】わかりやすいマニュアルのデザインとは？ | 株式会社ヒューマンサイエンス (science.co.jp)

上記で紹介したポイントは、翻訳ではなく英語でライティングをして英語マニュアルを作成する場合も共通です。ぜひ参考にしてみてください。

 

2-2. 日本語版から英語への翻訳

◎英語への翻訳のポイント

日本語のマニュアルを英語に翻訳する場合は、以下のような点に気をつける必要があります。

・どういったテイストで翻訳するかを決める
ひと言で英語といっても、アメリカ向け英語なのか、イギリス向け英語なのか、全世界向けのグローバル英語なのかによって、使用する単語や表現が異なります。
また、日本語マニュアルと同様に、マニュアルの目的や読者によってもどういったテイストで翻訳すれば良いのかというのが異なってきます。
ターゲットの地域や目的・読者に合わせて最初にサンプル翻訳を行い、英語のテイストを関係者間で認識合わせした上で、マニュアル全体の翻訳に着手することをおすすめします。

・経験のある翻訳者に依頼する
分野や内容により、翻訳者にも向き不向きがあります。翻訳者に依頼する際は、その分野での実績があって、マニュアルの翻訳が得意な翻訳者に依頼すると良いでしょう。
翻訳会社に依頼する際は、翻訳者の経歴やどのように品質管理をしているのかという点を確認した上で依頼してください。
ちなみにヒューマンサイエンスでは、分野ごとに翻訳者のトライアルを実施して、品質を管理しています。

・用語・表現を統一する
わかりやすいマニュアルにするためには、マニュアル全体を通して用語・表現を統一することが重要です。同じことを指しているのに、別々の用語・表現を使ってしまうと、ユーザーが混乱してしまう可能性があります。
最初にどういった用語や表現をマニュアルで使うのかをガイドラインや用語集で定めた上で翻訳を行うことをおすすめします。
翻訳会社に翻訳を依頼する場合は、ガイドラインや用語集の作成から依頼することも可能です。