マニュアル作成の手順は？コツとポイントを解説

2.業務マニュアル作成を始める前に！

業務マニュアル作成に向けて、まずは、作成の計画を立てましょう。マニュアル作成時に、陥りやすい誤りとして「とりあえず作ってみる」が挙げられます。前準備をせずに始めてしまうと、手戻りが起きることが多く、作成により負荷がかかってしまったり、中断してしまったりすることもあります。
そこで、弊社がお客様のマニュアル作成を支援する際にステップ0として実施している項目の中から、基本的な項目をお教えします。

マニュアルのコンセプトを決める

どのような内容のマニュアルを作るかははじめにおよそのイメージがあると思いますが、一度コンセプトとして整理すると、マニュアル作成がよりスムーズにいきます。マニュアルのコンセプトとは、以下のような情報のことです

・メインターゲット（マニュアルの読み手）
・利用シーン（使用用途）
・現状の課題とマニュアル活用で達成したいこと

上記は基本的な項目です。マニュアル作成途中で何を書くべきか悩んでしまう際、コンセプトが明確であれば、悩むことがかなり減ります。また、内容にブレが起きてしまうことも防げます。コンセプトは決定する際は、関係者や上司と検討して決定するようにしましょう。

マニュアル作成のスケジュールを決める

まずはざっくりと、いつ頃まで何を実施するかを検討します。その際、ボリュームや種類の多いマニュアルであれば、一気に作るよりも、何回かに分けて作成すると良いです。また、スケジュールはこの後、他部署との調整や詳細なアクション内容を決める際に調整する可能性があるため、ここではざっくりと目安のスケジュールを立てておくと良いです。無理なスケジュール設計は禁物です。

PJメンバーを検討する

マニュアル作成は1人で進めるのではなく複数の関係者を巻き込むことが重要です。最低でも、作成者・レビュー者の2名、可能であれば、マニュアルのコンセプトに基づいて、例えば対象ユーザーからの代表者や、業務上関係する部署があれば他部署も巻き込んで作成すると、より実態に沿った、定着するマニュアルを作成することができます。
「関係者が増えると、話がまとまらず困ってしまう」と思う方がいるかもしれません。話がまとまらない場合のよくある原因は、マニュアルのコンセプトについて認識が合っていないことです。
関係者全員とマニュアルのコンセプトについて合意していれば、そのコンセプトに基づいてマニュアルに載せる情報を取捨選択すればよいので、スムーズに進められます。あれもこれもと情報を追加してしまうと、情報量が多くなってしまいます。その場合は第2弾のマニュアルとして作成することも検討してみてください。

3. 効率的な業務マニュアル作成の手順

スケジュールやマニュアルのコンセプトが決まったら、いよいよマニュアルを作り始めます。ここでは、実際に弊社が実施している、効率的なマニュアル作成のステップをご紹介します。

①記載する情報を洗い出す
②マニュアルの構成（目次構成）を検討する
③マニュアルのレイアウト・スタイルを決定する
④マニュアルを執筆する

①記載する情報を洗い出す

マニュアルを一から作成する場合、弊社では「業務整理シート」を用いて、記載する情報を洗い出します。Excelで表などを作成し、縦軸・横軸で情報を整理します。縦軸には業務の流れ、横軸には業務詳細（手順）・担当者（部署）・実施タイミング・参考資料などを記載します。まずは全体の情報を洗い出したうえで、コンセプトに基づいて、マニュアルにどこまで情報を記載するか、不足している情報はないかを確認します。ここで、マニュアル作成担当者は、前章の計画時点で検討した関係者を巻き込み、情報に過不足がないか、業務手順は現状のやり方でベストなのか、といった観点でディスカッションを引っ張っていきましょう。
業務整理に関する内容は、以下のブログでも詳しく説明しています。
https://www.science.co.jp/document_blog/31016/

②マニュアルの構成（目次構成）を検討する

記載する情報が決まったら、マニュアルの構成を検討します。よくある流れとしては、業務の流れに沿った構成とすることが多いです。または、初級編・応用編でまとめたり、別途トラブルシューティングを設けたり、参考資料の載せ方を検討したりと、構成もマニュアルのコンセプト（対象ユーザー・使用用途）に基づいて検討しましょう。また、マニュアル作成担当者は、目次が出来上がった時点で、作成スケジュール全体を見直すとよいです。章ごとの分量を鑑みたうえで、各章の執筆にどれくらいの期間を要するのか、どの章から執筆を始めるのが効率的か、複数の章を並行して執筆できそうか、などの観点で、スケジュールを詳細化していきましょう。

③マニュアルのレイアウト・スタイルを決定する

マニュアルをわかりにくくする要因として、“見づらい”が挙げられます。見づらくしてしまう主な要因としては、情報の並べ方とスタイルの不統一です。
情報の並べ方としてよくあるミスは、詳細情報から記載してしまい、前提や概要がわからなくなってしまうことです。情報の並べ方は「概要から詳細へ」が鉄則です。
また、マニュアル内の情報にはそれぞれ種類があります。タイトル・手順・注意事項・補足事項など、それぞれの種類によって記載スタイルを統一することによって、見やすくなるだけではなく、作成効率も上がります。ここで重要な点は、マニュアル作成担当者は書き方の方針が決まり次第一旦関係者との認識合わせをします。まずは10ページほどのサンプルを作成し、情報のまとめ方や文章表現について、この方針で残り書き進めて問題なさそうか合意を得ておきましょう。

④マニュアルを執筆する

①～③の内容に基づいて、マニュアルを執筆します。執筆後は、上司や実際のユーザーへレビューを依頼し、情報に過不足がないか確認すると、より完成度の高いマニュアルとなります。マニュアルの分量によっては、執筆期間が数か月～1年以上かかることもあります。途中で頓挫しないよう、マニュアル作成担当者は当初計画したスケジュールに沿って進捗を確認しながら進めていくことが重要です。

マニュアルを実際に執筆するまで、長い道のりがあり、嫌になってしまう方もいらっしゃるかもしれませんが、実際、コンセプトやスケジュール+①～③が決まっていると、洗い出した情報を決められたルールで記載するだけなので、執筆の負荷はそこまで高くないです。「まず作ってみる」の途中で、コンセプト設計や①～③を実施するとなると、かえって手戻りにかかる時間が増えてしまう可能性があります。