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テレワークの課題を解決する、業務マニュアルの作成ポイントとは?

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2024.7.8

テレワークの課題を解決する、業務マニュアルの作成ポイントとは?

こんにちは!コンサルタントのKです。普段は、製造業界や人材業界の企業様に対して、マニュアルの作成・改善プロジェクトを担当しています。

今回は、「テレワークと業務マニュアル」についてブログを書きました。テレワークはコロナ禍で急激に普及しましたが、いま、様々な理由により廃止する企業が増えています。しかし一方で、「業務をスムーズに進められるなら、テレワークを継続してほしい」という声もよく耳にします。中には、自社がテレワーク廃止となることが理由で、退職を検討する方もいるそうです。そこで本ブログでは、マニュアル制作会社ならではの視点で、「業務マニュアル」をキーワードにテレワークがうまくいくポイントについてお話しします。

目次

1. テレワークでよくぶつかる課題

下記の調査結果からもわかるとおり、テレワークの課題としては、従業員同士のコミュニケーション不足や、業務効率の低下などが挙げられます。

やはり、いつでも相談しながら仕事ができたオフィスとは異なり、私的な空間で一人で仕事をしていると、業務内容の確認やトラブルへの対応をすぐに行うことが難しくなります。
弊社もコロナ禍でテレワークを導入した当時は、このような点に戸惑うことが多くありました。
では、これらの課題に対する解決方法は何か、整理していきましょう。

2. テレワークの課題を解決する方法

テレワークにおける課題を解決するためには、以下のような方法が有効です。

2-1. ツールの導入

すでに導入済みの企業様も多いようですが、TeamsやSlackなどのコミュニケーションツールの活用が有効です。質疑応答や業務報告を一斉にアナウンスすることができるため、業務の効率化が図ることができます。また、気軽に連絡ができるので、あまり時間をかけずに疑問点を解消することができます。

さらに、打ち合わせの機会が多い場合には、ZoomなどのWeb会議システムを導入することもおすすめします。これがあれば、離れた場所にいてもオフィスと同じようにメンバーと円滑な話し合いを行うことができます。

他には、プロジェクト管理ツールを活用するのもコミュニケーションを活性化するのに効果的な方法です。誰が何のタスクを行っているのかが一目でわかるようになり、リソースの調整も楽に行うことができます。

様々なツールを自社の状況に応じて適切に選び、活用することで、もしかしたら出社していたときよりもチームメンバー間のコミュニケーションの質を向上させることができるかもしれません!

2-2. 業務マニュアルの作成

コミュニケーションツールを導入していても、すぐに回答をもらえるとは限りません。そのため、そもそも質問をしなくても業務を進められるような状況を作ることが大切です。
そこで、業務概要や手順をまとめた業務マニュアルが重要になってきます。「これさえ見れば業務を進められる」という状況を整えておけば、業務が止まるようなことは無くなります!

3. 業務マニュアルを作成して、テレワークを行うメリット

ここからは、マニュアル制作会社ならではの視点で、テレワーク環境に向けて業務マニュアルを作成することのメリットについてお話しします。

3-1. 業務の一定品質の確保

コミュニケーションが取りづらいテレワーク環境において、業務品質はバラつきやすくなるものです。
業務内容が標準化され、それがマニュアル化されていれば、誰が業務を実施しても一定の品質を保つことができるようになります。さらに、この標準化されたマニュアルからより改善できる手順を見つけられるようになり、業務の効率化にも繋がります。

3-2. 効率的な教育の実施

テレワーク環境において、多くの方が頭を悩ませているのが新人教育ではないでしょうか。今までは机を並べてすぐに質問できる環境で教育できていたものが、テレワークとなると物理的な距離ができてしまうのですから、当然のお悩みです。
そんな時に業務マニュアルがあれば、新人をスムーズに立ち上げることができます。新人としても、視覚的に整理された情報があると、自己学習もでき、業務を早く覚えることができます。また、困ったときにマニュアルを参照する癖をつけておけば、自力で解決する力も養われます。

弊社も、新人に対しては、業務フロー図や業務マニュアルを用いて業務内容を説明するようにしています。やはり、視覚的に整理された情報があるのとないのとでは、理解のスピードが格段に違いました!

ここまで、テレワークにおける課題解決のために業務マニュアルが非常に有効な手段であることをお伝えしてきました。とはいえ、場当たり的に急いで作成し、現場に定着しないマニュアルになってしまっては意味がありません。「どうせマニュアルを読んでもわからないから人に聞こう」と思うようになってしまい、かえって問い合わせが増えてしまう結果に繋がりかねません。すぐに人には聞けないテレワーク環境だからこそ、現場で活用される実用的なマニュアルを作成する必要があります。
そこで、次は、テレワーク成功に向けた業務マニュアルの作成ポイントを説明します。

4. テレワークにおける、業務マニュアル作成のポイント

テレワーク環境でも、スムーズに業務ができるマニュアルを作成するには、以下のポイントに気をつけて作成することが重要です。

4-1. 記載する情報を洗い出す

まずは、マニュアルの目的や読者を明確にした上で、マニュアルに記載する情報を洗い出しましょう。弊社では、Excelを使用して「業務整理シート」を作成し、マニュアルに記載するべき情報(業務の手順や方法、重要なポイント、注意事項など)を洗い出します。
洗い出しについてもっと詳しい手順を知りたい方は、ぜひ以下のブログを読んでみてください!

テンプレートがあるだけではダメ!業務マニュアルに欠かせない最初のステップ

4-2. 情報の見せ方を決める

必要な情報が漏れなく記載されていても、文字サイズが小さかったり、行間が狭かったり、色やフォントが統一されていなかったりすると、それだけでわかりづらいマニュアルと思われて読まれなくなってしまいます。
見出しはこの大きさでこのフォントにするなど、同じ情報には統一したスタイルを使用するようにしましょう。
また、見出しの文字を大きくする、手順文は太字にするなどして、レイアウトにメリハリをつけましょう。補足事項や注意事項については、アイコンを付けたり枠で囲んだりすると、本文との区別が明確になります。
スタイルを含めてテンプレートを作っておくと、効率的にマニュアルを作ることができます。
もっと詳しく知りたい方は、ぜひ以下のブログを読んでみてください!

マニュアル制作における書式の重要性~読み手・書き手の視点から~

4-3. 読み手にとってわかりやすい文章で書く

文章は短く簡潔に書くことを心がけましょう。長い文章だとそれだけで読む気が無くなってしまいます。どうしても説明が長くなる場合には、複数の文章に分ける、箇条書きにしてみるといった工夫をしましょう。
また、漢字が多すぎると読みにくくなるものです。漢字とひらがなの比率は3対7くらいになるようにしましょう。
読み手(新人なのか、ベテランなのかなど)をイメージして、必要十分な情報を伝わる言葉で表現するように心がけることも大切です。

4-4. 最新の情報を記載する

テレワークですぐに質問ができない状況だからこそ、業務マニュアルに書いてあることが最新で正しい情報であるように、更新を行っていきましょう。実際にマニュアルを使用するメンバーに、定期的にレビューをしてもらうのもおすすめです。より実用的な業務マニュアルになるようにしていきましょう。

5. まとめ

今回は「テレワークと業務マニュアル」に着目して、メリットや作成のポイントをお話ししましたが、いかがでしたでしょうか。テレワーク成功のカギは、効率的なコミュニケーションと標準化された業務マニュアルだと言っても過言ではありません。
最近はテレワーク廃止の企業も増えてきていますが、従業員にとって魅力的な働き方を提供することで、優秀な人材を確保することができます。本ブログで説明したポイントをおさえた業務マニュアルを作成することで、生産性を下げることなくテレワークを続けることができます。これらの情報が皆様の業務に少しでもお役に立てば嬉しく思います。

業務マニュアル作成のポイントをお伝えしましたが、それでもやはりマニュアル制作のノウハウが無かったり、作成時間の確保が難しかったりする方もいらっしゃると思います。
そういう場合には、マニュアル作成の専門家に相談してみましょう。
まずは専門家にお手本となるマニュアルを作ってもらい、その後は社内で作る、というのも、効率的にマニュアル作成を進めるための一案です。

6. マニュアル制作のご相談はヒューマンサイエンスへ

ヒューマンサイエンスは、日本語版のマニュアル作成から英語翻訳まで、ワンストップでご支援いたします。
1985年からの長きにわたり数々のマニュアルを手がけてきた実績があります。以下のようなニーズがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

・既存の日本語マニュアルや英語マニュアルを分かりやすく改善したい
・英語マニュアルの作成を検討していて、日本語マニュアルから段階的に進めたい
・社内で作成された日本語マニュアルを英訳して活用したい

特長①:大企業・グローバル企業を中心とした豊富なマニュアル制作実績
ヒューマンサイエンスは、製造業やIT業界を中心に、多岐にわたる分野でマニュアル制作実績を積み重ねてきました。これまでに「ドコモ・テクノロジ株式会社」「ヤフー株式会社」「ヤマハ株式会社」など、名だたる企業をクライアントとしてきました。

マニュアル制作事例紹介|ヒューマンサイエンス

特長②:経験豊富なコンサルタントによる調査・分析からアウトプットまで
業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。熟練のコンサルタントが、豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすく効果的なマニュアルを提案します。また、情報が整理されていない段階からのマニュアル作成も可能です。担当のコンサルタントがヒアリングを行い、最適なマニュアルを作成いたします。

マニュアル評価・分析・改善提案サービス|ヒューマンサイエンス

特長③:マニュアル化だけでなく、定着支援も重視
ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成にとどまらず、”定着化”という重要な段階にも注力しております。マニュアル作成後も、定期的な更新やマニュアル作成セミナーを通じて、マニュアルの定着を支援してまいります。多岐にわたる施策により、現場でのマニュアルの有効活用をサポートいたします。

マニュアル作成セミナー|ヒューマンサイエンス

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
このブログがわかりやすいマニュアル作成のヒントになれば、うれしく思います。

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