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マニュアル管理・運用・保守サービス

DITA導入支援サービス

マニュアル・ドキュメントの効率的な管理・運用・保守

現在、多くの企業では、大量のドキュメント整備や管理が重要な問題となっています。
マニュアルに関する次のようなお悩みはございませんか。

  • 欲しい情報・ドキュメントにたどりつけない
  • 見出し構成、レイアウト、表記・表現が統一しておらず、マニュアルが読みづらい
  • 複数のマニュアルに存在する共通の記載を、うまく流用したい
  • マニュアル改訂・更新作業に非常に工数がかかる・・・

 

その様なお悩みはありませんか?ヒューマンサイエンスではこれらの課題を解決するため、DITA導入支援を行っています。

ヒューマンサイエンスが提供するDITAサービス

ヒューマンサイエンスでは主にリライト、コーディング、翻訳サービスを行っております。
また、パートナー企業様と協業し、CMS開発も行っております。

なぜDITA導入前にリライトするのか?

DITAでは、情報はトピック単位で記述し、さまざまなマニュアルで共有されます。つまり、 同じトピックを複数のマニュアルで使い回し、ムダを省きます。これが「トピックの再利用」です。
では、再利用される文章がわかりにくく、読みづらかったらどうでしょうか。
ヒューマンサイエンスは、DITA導入のメリットが発揮されるよう、効果的なライティングサービスをご提案します。
「何分冊も似たようなマニュアルがある」「多言語翻訳が控えている」などの場合は、特にマニュアルの見直し(事前準備)が重要です。

 

ヒューマンサイエンスのライティングサービス

1. DITA化前のリライトサービス

DITA導入にあたって、マニュアルの整備はお済みですか?トピック再利用のためには、高品質な文章はかかせません。
まずは次の観点でマニュアルを見直し、文章をブラッシュアップすることを始めましょう。

 

1

文章の読みやすさ、簡潔さ

・表記、表現を統一する
・重複表現をなくし、文章をすっきりさせる
・冗長な文章をなくし、箇条書きを使って簡潔にまとめる

2

論理的な説明の流れ

・概要から詳細へ、重要なものから補足的なものへ、という順に説明する
・操作手順の下に適切な操作画面を配置する

3

情報のグルーピング

・操作手順、操作結果、補足は書き分ける
・一連の操作がすぐに把握できる

2. DITA化のためのトピック志向ライティングサービス

DITA関連のサイトでよく登場する「トピックライティング」。そもそも、一般のライティングとDITA化を意識したライティングは、
どこが違うのでしょうか。
ヒューマンサイエンスは、次の3つの意識が大切であると考えます。

 

 

すべて「部品」であるという意識をもってライティングする

マニュアルを構成するすべての段落/文章は部品化され、他のマニュアルに再利用されます。
いま書いている文章が、他のマニュアルでも使われることを意識してライティングすることが大切です。
たとえば、指示代名詞「この」「その」などを使って直前の段落の内容に言及したり、前後の文脈がないと意味が理解できない文章はNGです。

 

 

 

すべての段落は「タグ付け」される、という意識をもってライティングする

一般のライティングでは、段落や文章の記載順序や記載位置は、多少あいまいでも許容されます。
一方タグ付けされる場合、すべての段落や文章は意味や目的をはっきりさせなくてはなりません。 コーディング時に、どのタグを付けたらよいか迷わないよう記載位置や順番を十分考えてライティングすることが大切です。

 

 

 

「構造化文書」である、という意識をもってライティングする

一般のライティングでも、執筆規約は存在します。それでも、わかりやすさが優先され、例外処理が許容されることが多くあります。
たとえば、見出しレベルを新たに設けたり、インデントを深くするなどが挙げられます。
DITA向けのライティングの場合、わかりやすさより構造化ルールが優先されます。
ルールに外れた場合、コーディング時に構造化ルールに適した文章に修正しなくてはなりません。
構造化ルールを順守してライティングすることが大切です。

3. マニュアル評価レポートで事前にリライト範囲を確認

ヒューマンサイエンスのDITA_評価レポート

どのレベルまで踏み込んだリライトを行うか、マニュアルの癖やリライト範囲を事前にご確認いただけます。

改善ポイント(サンプル例)
「表記ゆれ」「重複表現」「冗長表現」「情報のグルーピング」「手順整理」「不要な指示代名詞」など

DITAコンソーシアムジャパンについて

ヒューマンサイエンスは、DITAプレーヤーとして、DITAコンソーシアムジャパンに参加し、DITAの普及活動やDITAに対応したサービスの提供を行っています。
DITAコンソーシアムジャパンは、日本にDITAを普及し、DITAのノウハウの蓄積をはかり、さらに国際的にDITAに関する発言・発信を行うことを通じて、企業におけるコンテンツ制作のリエンジニアを主導し、日本の産業界に貢献していく主旨で設立された団体です。
DITAコンソーシアムジャパンについては、下記サイトをご覧ください。
http://dita-jp.org/

他社のマニュアル作成事例を徹底紹介!導入企業事例集

「マニュアル作成」と一言で言っても、その内容もボリュームも対象者も企業によって様々です。
マニュアル作成を進めたいがボリュームが多すぎて何から手をつけていいか分からない、自社でやりたいことができるのか分からない、他社でどのようにマニュアル作成を進めているのか知りたい、 そのようなお悩みをお持ちの企業様は是非本事例集をダウンロードしてみてください。

 

 

【ご紹介企業様】

  • 三菱電機株式会社 さま
  • 三井住友海上火災保険株式会社 さま
  • 横河電機株式会社 さま
  • Yahoo! JAPAN さま
  • 第一三共ビジネスアソシエ株式会社 さま

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