製品マニュアル改善事例
ユーザー目線でわかりやすいマニュアルを作成・運用する仕組みづくりを構築

株式会社eve autonomy　概要

・設立：2020年2月

・資本金：2億円（資本準備金を含む）

・従業員数：30名（2022年5月現在）

・事業内容： 自動運転車両、搬送台車の開発・販売・リース・レンタル、自動搬送ソリューションの提供

ご利用サービス

・マニュアル改善

　-マニュアル評価

　-マニュアル制作ガイドライン作成

背景

eve autonomy社（敬称略）は、ヤマハ発動機株式会社と株式会社ティアフォーによって設立された合弁会社です。「eve auto」という工場やプラント向けの自動搬送サービスを提供しています。

eve autonomy社では、ユーザー向けのマニュアルや社内向けの業務マニュアル、販売代理店向けのマニュアルなどがあり、1冊あたりのボリュームは80ページから400ページと様々です。また、マニュアルの執筆は、社内の担当者3名で行われていました。

※eve autoについて
https://eveautonomy.com/services/
工事不要で導入でき、1,500kgまでけん引できる屋内外対応の自動搬送サービスです。

導入前の課題と経緯

マニュアル作成にあたっての仕組みづくりを行いたい

2021年11月、取締役の中山様より、ヒューマンサイエンスホームページに「マニュアルの整備を支援してほしい」というお問い合わせをいただきました。

eve autonomy社では、作成中のマニュアルについて次のような課題を感じられていました。
「複数担当者でマニュアルを作成したため、担当者によって粒度や整合性、用語がばらついている」
「頻繁に更新されることが予想されるため、誰が作成しても同じ品質になるようにしたい」
「改訂が確実に発生するため、修正が容易にできるよう、校正管理・クラウド化を実現したい」
「クラウド化にあたっては、操作が複雑なものは避けたい」

また、eve autonomy社は2022年秋以降にeve autoの事業開始を予定されており、サポートメンバーの増員とそれに向けたノウハウの水平展開が必要な状況でした。

ユーザー向けに作成していた「eve auto運用マニュアル」の更新が一旦落ち着いたこともあり、当マニュアル改善の外部委託に踏み切られました。

ヒューマンサイエンスを選んだ理由

マニュアル作成の「仕組みづくり」ができる企業か

弊社を含む制作会社3社でコンペを実施され、以下の基準で弊社を選択いただきました。

• ● 既存マニュアルを分かりやすくリライトできるだけでなく、今後、自分たちでわかりやすいマニュアルを持続的に作るための”仕組みづくり”ができるか
• ● マニュアルのエンドユーザーである工場内の作業者を想定したスマートフォンでの閲覧が可能なツールを利用できるか

「マニュアルは、どの担当者が作成しても同じ品質になるようにしたい」とのご要望をいただいたため、eve autonomy社メンバーがマニュアルを作る際の見本にできるよう、すでに作成されていた「eve auto運用マニュアル」の改善をご提案しました。そして、eve autonomy社内で継続してマニュアルをメンテナンスしていく際に、品質を維持するための「マニュアル作成ガイドライン制作」を加えました。

また、有用な仕組みを構築するためには、現状の課題を的確に把握し、本当に必要なアクションが何かを見定めることが重要です。
そのため、マニュアルの改善やガイドライン制作の前段階として、既存マニュアルの分析とマニュアル担当者へのインタビューを通した「現状分析」および「改善に向けたアクションプラン検討」もご提案内容に含めました。

さらに、「クラウド化したい」というご要望に関しては、誰でも簡単に作成・更新ができるツールとしてtoaster teamをご提案しました。操作がシンプルで分かりやすくスマートフォンでも閲覧できるため、eve autonomy社におけるマニュアルの活用イメージに合っていると考えたためです。

※toaster team（トースターチーム）について
https://toaster.how/
noco株式会社が提供する、誰でも簡単にマニュアルやナレッジを作成・共有できるツールです。

結果、「自分たちでわかりやすいマニュアルを持続的に作るための”仕組みづくり”ができるか」という基準に合致するものとして、ヒューマンサイエンスにご発注をいただきました。
また、設備系・ソフトウェア系のマニュアル作成実績があったことも決定要因の一つとのことです。

導入のプロセス

現状分析、アクションプランの検討

2021年1月に、マニュアル作成担当者3名に、マニュアル作成・更新に関するお悩みや課題感をインタビューしました。また、eve autonomy社にて作成されたマニュアルについて、テクニカルコミュニケーションの観点で調査を行い、課題と改善案を提示しました。インタビューにより挙がった意見を踏まえ、改善に向けたアクションを検討しました。

マニュアル目次構成の設計、改善サンプル、ガイドラインの作成

2月には、ユーザー目線でわかりやすい目次構成を設計し、改善サンプルを用いたマニュアル品質の認識合わせを行いました。また、ガイドラインの素案を作成し、マニュアルに使用するスタイルのルール・設定方法、統一させたい用字・用語をまとめました。

マニュアル全体の改善、ガイドラインの調整

最後に、2月後半から3月にかけて「eve auto運用マニュアル」全体の改善を行い、ガイドラインの微調整を行いました。また、マニュアルのレビューをtoaster team上で実施しました。これにより、今後eve autonomy社内でマニュアルを作成・運用するにあたってのプロセスを体験いただくとともに、課題の洗い出しを行っていただきました。

改善後の「eve auto運用マニュアル」

導入効果

社内のマニュアル担当者の意識が変わりました

eve autonomy社から、以下の感想をいただきました。

toaster teamでお手本となるマニュアルを作成しガイドラインを策定したことで、他のマニュアルを担当するメンバーも「どうすればわかりやすいマニュアルになるか」を知ることができました。彼らの意識が変わったと感じています。

eve auto運用マニュアルのリリース後は、ユーザーの反応を見ながら、toaster teamに載せ替えた効果を測っていきたいです。

ヒューマンサイエンスへの評価

やりたかったことを達成することができた

eve autonomy社から、以下の評価をいただきました。

マニュアル作成のプラットフォームとしてtoaster teamを導入し、さらに指針となるお手本マニュアルやガイドラインができたことで、当初の目的として掲げた「マニュアル制作の仕組みを作る」を実現できました。
また、製品を知らない人の視点で客観的にマニュアルを分析してもらったので、社内メンバーでは認識できなかった課題も見えてきました。
プロジェクトの進め方に関しても、タスク管理が明確で、スケジュールどおり進められたと感じています。

現在、ヒューマンサイエンスが作成したマニュアルとガイドラインをもとに、今後どのようにtoaster teamを活用しながらマニュアルを運用していくか、検討を進めています。

関連サービス

マニュアル制作・取扱説明書制作