【現場担当者が解説！】見やすい業務マニュアルを作るための3つのポイント

1. マニュアルは「見やすい」ことが重要

上司や先輩からマニュアルを渡されて、「このマニュアル、なんだか読む気しないな…」と思ったことはありませんか？そのようなマニュアルは、だんだん読まなくなっていきますよね。

業務マニュアルが活用されないことを悩んでいる企業様に、実際のマニュアルを見せていただくと、「うーん、これは読むのがツライだろうなあ」と感じることが多いです。そのようなマニュアルには、たいてい以下の傾向があります。

・文章がぎっしり書かれている
・一文がやたらと長い
・見た目のメリハリがない
・情報がただ雑然と詰め込まれている

逆にいえば、こうならないように意識するだけで、かなり見やすいマニュアルになります。マニュアルを活用してもらうためには、見やすいマニュアルを作り、読み手に「読みたい」「読めそう」「読んでみよう」と思わせることが重要です。「それくらい分かってるよ！」という声も聞こえてきそうですが、いざ自分がマニュアルを書いてみると、意外とできないものです。

そんな皆さまのために、見やすいマニュアルを作るためのポイントを説明します。

2. 見やすいマニュアルを作るための3つのポイント

見やすいマニュアルを作るためには、以下3つのポイントが重要です。

①ぱっと見の印象をよくする
②読み手の視点に立って書く
③見出しを作る

①ぱっと見の印象をよくする

タイトル文字を大きくする、本文を字下げするなどして、レイアウトにメリハリをつけましょう。補足事項や注意事項については、使用するアイコンやスタイルを決め、本文と明確に区別しましょう。スタイルを含めてテンプレートを作っておくと、効率的にマニュアルを作ることができます。また、Excelを使用して情報を表形式にまとめたり、図や画像などを使用したりして、視覚的要素を加えるのも有効です。
このような工夫をすることで、読み手に「このマニュアルは読みやすそうだ」と思わせることができます。また、必要な情報にたどり着きやすくなる効果も期待できます。

②読み手の視点に立って書く

まず、簡潔な文章にしましょう。
長い文章が続くと、読み手は「これを最後まで読まなきゃいけないのか…」とげんなりしてしまいます。
一文を40～50文字程度に収めると、テンポよく読むことができます。
説明が長くなってしまう場合は、複数の文章に分ける、箇条書きにするといった工夫をしましょう。また、漢字が多い文章も読みにくい印象を与えます。漢字とひらがなの比率は、３対７が目安です。

もちろん、記載する内容や表現にも注意が必要です。
マニュアルを書いていると、「あれを補足したい」「これも説明したい」と、つい多くの情報を並べがちです。不要な情報を並べられても、読み手は混乱するばかりで理解は進みません。そのマニュアルの読み手の姿（知識レベル、思考、感じ方など）をイメージして、本当に必要な情報を、読み手に伝わる言葉で説明しましょう。
補足説明を入れたい場合は、専用のスタイルを用いて、「これは補足であり重要な情報ではない」と分かるようにしましょう。

③見出しを作る

見出しを立てて、一連の情報のまとまりを明確にしましょう。ただ平坦に文字を羅列するだけでは、目的の情報を探しにくくなってしまいます。
読み手は、見出しから必要な情報を探します。本文の内容を直感的に把握できるような見出しをつけましょう。例えば、機械を使って加熱する作業の手順を説明する場合、「加熱」ではなく「加熱する」という見出しがよいです。「加熱」だけでは、加熱の仕組みを説明しているのか、加熱の方法を説明しているのか、判断できないからです。

お手持ちのマニュアルは、これら①～③ができているでしょうか。
「ここができていなかったな」と感じる点がありましたら、ぜひその点を改善してみてください。読み手に「読みたい」と思わせるような、見やすいマニュアルに改善することができるはずです。

3. 忙しい中でも、見やすいマニュアルを作るには

①～③の必要性は理解できても、実際に改善するのが難しそうだと感じている方もいるかもしれません。特に、通常業務と並行してマニュアル改善を進めるのは大変ですよね。 そのような場合は、ツールや専門家に任せることをおススメします。

①ぱっと見の印象をよくする　に取り組みたい方は・・・

ツールを活用しましょう。
レイアウトやデザインの検討は時間がかかる作業です。その点、ツールにはあらかじめレイアウトやデザインのテンプレートが用意されています。作り手は、マニュアルの中身の検討に注力することができます。
ヒューマンサイエンスは、数あるツールの中でも、noco株式会社様が提供する「toaster team」（https://toaster.how/）をおススメしています。見た目がシンプルで洗練された、読み手に「読みたい」と思わせるマニュアルを、誰でも簡単に作成することができます。

https://toaster.how/

また、ヒューマンサイエンスは、toaster teamを利用する企業様向けに、導入・定着をご支援するサービスを提供しています。
「導入したいけれど、手持ちのマニュアルをどう載せたらいいのか分からない」「導入したはいいものの、本当に使ってもらえるか不安だ」と感じている方にぴったりのサービスです。
ご興味のある方はぜひお問い合わせください。
https://www.science.co.jp/document/index.html

②読み手の視点に立って書く、③見出しを作る　に取り組みたい方は・・・

マニュアル作成の専門家に相談しましょう。
②③とも、貴重な時間をかけて取り組むからには、相応の効果を得たいですよね。
まずは専門家にお手本となるマニュアルを作ってもらい、その後、自社内で作ってみる、というのも、効率的に取り組みを進めるための一案です。

ヒューマンサイエンスは、1985年以来、数多くのマニュアルを作成してきた実績を持っています。まさに、業務マニュアル作成におけるプロフェッショナル集団です。業務マニュアルの作成でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。

特長①：大企業・グローバル企業を中心に豊富なマニュアル制作実績

ヒューマンサイエンスは、製造業やIT業界を中心に243社・3148件のマニュアル制作実績があります。「ドコモ・テクノロジ株式会社」「ヤフー株式会社」「ヤマハ株式会社」など、名だたる企業をクライアントとしてきました。

特長②：経験豊富なコンサルタントによる調査・分析～アウトプット

業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。熟練のコンサルタントが、豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすい業務マニュアルを提案します。また資料がない段階からでもマニュアル化が可能です。担当のコンサルタントがヒアリングを行い、マニュアル作成を行います。

特長③：マニュアル化だけでなく、定着支援も行っている

ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成以降、大事なフェーズである”定着化”も担当しています。例えば、マニュアル作成後も、マニュアルの更新やマニュアル作成セミナーを実施していきます。様々な施策を打つことで、現場にマニュアルが定着していくようにアプローチをします。

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
このブログが見やすいマニュアル作りへのヒントになれば、うれしく思います。