テレワークでも生産性を引き上げる3つのポイント

1. 「テレワークは生産性が落ちる？」は本当か？

テレワークで生産性を引き上げるポイントをご紹介する前に、本当にテレワークで生産性が落ちるのかを確認していきます。また何が原因でテレワーク時に生産性が低下するのかも併せて確認します。今回はアドビ株式会社が2020年6月に調査した結果を基とします。

調査結果によると、回答者の半数近くとなる43％がテレワークでは生産性が低下すると回答しています。

そして生産性が低下する原因には以下の3点があげられています。
・勤務環境が整っていない
・集中しづらい
・同僚からの協力が得られにくい

この調査結果から、働くための前提が崩れたために生産性の低下が起きていることが分かります。
これまでの働き方は会社という”ハブ”に社員が集まって働くことを前提としていました。
設備や機材はもちろん、人も集まるため、働く環境がすべて揃っていました。会社に行けば、高スペックな機材が揃い、ネットワークも充実している。仕事に必要なコミュニケーションも少し歩けば、会話することができる。まさに会社に行けば、すべて揃う状態でした。

しかしテレワークになると、この前提が崩れることになります。すべてが揃った会社に行くことを前提としていたため、自宅で働く環境が整備されていません。また働く環境が揃っていたとしても、誘惑の多い自宅では集中できないという方も多いことでしょう。他にも家族がいるために、働く環境にならないというケースもあります。

2. テレワーク下でも生産性を引き上げる3つのポイント

前章ではテレワーク時に生産性が低下すると回答した方が多いこと、また生産性低下の原因を解説しました。この章では前章を踏まえて、テレワークでも生産性を引き上げるポイントを3つご紹介します。

１． 自宅環境の整備

1つ目は自宅環境を整備することです。
なぜなら、働く環境が良くなければ生産性が上がらないためです。

例えば、Web系の企業に勤めている方を想定してみましょう。インターネット環境が必然となる企業にとっては、ネットワークの速度が仕事の質に直結します。ネットワークが遅ければ、会社と同じペースで仕事をするのは難しいでしょう。さらに極端な例をあげれば、自宅にパソコンがないため、会社の仕事ができないということもありえます。

会社と同等の環境を整えることが理想ですが、なるべく近づけるように環境を整えましょう。
企業としては在宅勤務手当をつけることで、個人に環境整備のお願いをするのも、ひとつの対応例です。環境面に関しては個々人でまちまちな部分があります。
そのため在宅勤務手当を支給することで、個人で生産性が向上するように整えてもらいましょう。

２． 手軽なコミュニケーションが取れる環境の整備

2つ目は手軽にコミュニケーションを取れる環境を整備することです。
なぜなら、このちょっとしたコミュニケーションで仕事のスピードが大きく変わるからです。

会社で働いていたことを思い出してみましょう。
上司と部下、同僚同士で気軽にコミュニケーションが取れていました。
「資料は来週までにお願いします。」「今後の出店計画について、ブレストしながらアイデア出そう。」という具合にリアルタイムに思ったこと・感じたことを伝えることができました。

ですがテレワークとなったことで、このちょっとしたコミュニケーションを取るのが難しくなりました。
またテキストベースのコミュニケーションに変わったので、伝えるための時間や読み取る時間が増加しました。他にも理解の齟齬や理解不足が、生産性の低下につながっています。

コミュニケーションが不足することにより、生産性が低下するのであれば、企業として取り得る対策はシンプルです。
手軽に取れるコミュニケーションツールを用意することで、生産性の向上を図りましょう。
具体的な対応策としては、Zoom、Microsft Teams 、slack、Chatworksなどのビデオ通話が可能ツールやチャットツールを用意することです。

ビデオ通話は相手の表情を読み取りながら、会話をすることができます。リアルでのコミュニケーションには劣りますが、それでも通話のみよりは非言語的メッセージが伝わります。

チャットツールは気軽なコミュニケーションに欠かせません。資料や打ち合わせ時間の確認といった具合に、気軽にコミュニケーションが取れます。

３． 業務フローの見える化・業務マニュアルの作成

3つ目は業務フローの見える化・業務マニュアルを作成することです。
なぜなら、業務フローの見える化や業務マニュアルがあることで、一定の品質基準を誰もが担保できるようになるからです。

前述してきたとおり、テレワークになるとちょっとしたコミュニケーションを取ることが難しくなります。これまでの働き方であれば、周りにいる上司や同僚に分からない部分を質問することで解決ができました。

テレワークでもコミュニケーションツールの導入により質問自体は容易にできることでしょう。ですが、リアルタイムに答えが返ってくるかといえば、そうではありません。相手が取込中、もしくは別の会議に出席していた場合には回答が遅れることになります。こうなると生産性が落ちることになります。

分からない部分があることで生産性が低下するのであれば、企業の取り得る対策は実にシンプルです。答えを用意してあげればよいのです。

具体的には業務フローの見える化や業務マニュアルの作成です。お手本となる資料を用意することで自己解決ができれば、質問をする必要がありません。また仕事もスイスイと進むことでしょう。またマニュアルに沿って仕事を行うことで、誰でも一定の品質基準に達することができます。

3. 業務フローの見える化・業務マニュアルならヒューマンサイエンスへ

テレワークにおける生産性向上の手段として、業務フローの見える化・業務マニュアルの作成をご紹介しました。ですが、業務フローの見える化・業務マニュアルの作成には、多くの労力を必要とします。通常業務の傍らで作成するには少々厳しいかもしれません。

そこでオススメなのがアウトソーシングです。特に業務フローの見える化・業務マニュアルの作成に特化したプロにお任せするのがベストです。

ヒューマンサイエンスは215社・2854件のマニュアル作成実績を持つ、業務マニュアル作成のプロフェッショナルです。もちろん業務マニュアルを作成してくれる企業は数多くあります。この章ではヒューマンサイエンスをオススメする理由3つをご紹介します。

１．大企業・グローバル企業を中心に豊富なマニュアル制作実績

ヒューマンサイエンスは1985年以来、製造業やIT業界を中心に数多くの業務マニュアル制作実績があります。「日本マイクロソフト株式会社」「三菱電機株式会社」「株式会社Cygames」など名だたる企業をクライアントとしてきました。

またヒューマンサイエンスではグローバル化に対応するため、マニュアルの多言語・動画マニュアルにも対応しています。現在までに約40言語に対応しており、海外の現地従業員向けに対応する件数は年々増加しています。

２．経験豊富なコンサルタントが調査からアウトプットまで支援

業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。10年以上の経験を持つ熟練のコンサルタントが、より分かりやすい業務マニュアルを提案します。業務の調査・分析、企画から、実際のマニュアル作成まで一貫してコンサルタントが担当してくれます。

また業務マニュアルの基となる資料がない場合でも安心です。担当のコンサルタントがヒアリングを行うので、資料がない段階からでもマニュアル化が可能になっています。他にも現マニュアルの改善案を提案してくれるなど、マニュアルのあるべき姿を追求してくれます。

３．マニュアル化だけでなく、定着支援も行っている

マニュアル作成を手掛けている企業の中には、マニュアル作成までを担当としている企業も存在しています。もちろんマニュアル作成以降は運用する組織の問題となるので、アウトソーシングのひとつの形と言えるでしょう。
しかし、ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成以降の大事なフェーズである”定着化”も担当しています。
例えばマニュアル作成後も、マニュアルの更新やマニュアル作成セミナーを実施していきます。様々な施策を打つことで、現場にマニュアルが定着していくようにアプローチをします。 ただマニュアルを作っただけでは、一定の効果しか得られません。しかし、作成したマニュアルを多くの社員に使ってもらうことでマニュアルの効果はより一層高くなります。

4. まとめ

いかがでしたでしょうか？
今回はテレワークでも生産性を引き上げるポイントを3つご紹介しました。
テレワーク時の生産性向上には個人でも対応できるポイント、企業として取り組むべきポイントがそれぞれあります。今後もテレワークは広がりをみせていくは間違いありません。今回の記事を参考にしていただき、取り組みやすいポイントから始めていただければと思います。