
今では海外でも知られるほど、「KAIZEN」という言葉がグローバルな存在になりました。世界でも日本でも、現代社会ではより生産性が向上するように「業務改善」が日常的な課題として求められています。
しかし、そんな業務改善ですが、以下のことを考えたことはないでしょうか。
「業務改善って本当に効果あるの?どんな施策が効果的なのかぜひ知りたい。」
「業務改善ってよく聞くけど、具体的にはどんなことをやるの?」
「業務改善ってマニュアル整備が必要なの?マニュアルをどう活用すれば良いの?」
そこで今回は業務改善を実現する3つのアプローチをご紹介いたします。
業務改善へマニュアルを取り入れようと考えたときに、本当に効果があるのか、どんな方法が適しているのかと悩むことはありませんか。マニュアルが属人化してしまわないかといったことや、現場にうまく定着しないのではないかといった心配があるかもしれません。しかし、実際には様々な工夫で、業務改善に役立つツールとして活用できる可能性があります。この記事の中に、マニュアルを効果的に活用するヒントを記してあります。
マニュアルの活用方法も含め、業務改善で得られる効果や進め方など、基本的な内容も併せて解説いたします。
業務改善が必要と声高に叫ばれますが、実際にはアプローチの手段が数多くあります。ぜひ今回の記事を参考にしていただき、業務改善に取り組んでいただければと思います。
1. 業務改善とは? 業務改善で得られる効果

業務改善を実現するアプローチやその進め方を紹介する前に、まずこの章では業務改善とは何かをご紹介いたします。業務改善の目的と得られる効果もあわせてご紹介いたします。
・そもそも業務改善とは?
業務改善とは私たちが日々生産している商品やサービス、もしくはその過程をより向上させていく活動になります。
例えば、1日10台の車を作っていたとします。作業手順を見直すことで、11台作れるようになりました。簡単な例になりますが、「作業手順の見直し」が業務改善にあたります。
このように私たちの日々行う業務に、手を入れることでより生産性を向上させる活動。
これが業務改善になります。
・業務改善の目的
業務改善の目的はズバリ、生産性の向上にあります。特に近年は働き方改革など、労働に対する意識が変化してきました。その影響も相まって、業務改善の機運がより高まっています。
・業務改善から得られる効果
業務改善で得ることができる効果は3つあります。
1. 生産性の向上
業務改善を行うことでより多く、よりクオリティの良い商品やサービスを生み出すことにつながります。また生産性が向上にすることにより、業務で手一杯だった時間にスキマが生まれます。そのような時間で、今までチャレンジできなかったことに取り組むことができます。新しいチャレンジがさらなる生産性の向上につながり、好循環が生まれる可能性があります。
2. コストの削減
生産性の向上は同時にコストの削減にもつながります。最も身近な例で言えば、残業でしょうか。生産性が向上することで、残業が少なくなれば人件費の面でコストの削減になります。月2時間の残業時間を削減ができれば、年間で48時間の削減につながります。48時間×社員数となれば、インパクトのある数値になります。
3. 労働環境の向上
業務改善は労働者側にも大きなメリットをもたらします。先ほどご紹介しましたが、生産性が向上することにより、残業を減らすことができます。年間で48時間の残業時間は丸2日分にあたります。削減できた時間は余暇に充てたり、自己研鑽の時間に充てたりなどモチベーションの向上につながります。
2. 業務改善の進め方

前章では業務改善とは何か、また業務改善から得られる効果をご紹介しました。この章では業務改善の具体的な進め方について、3つのステップをご紹介いたします。
1. ターゲットとなる業務を設定する
まずは改善したい業務をターゲティングしましょう。業務の棚卸を行い、現状の問題点や課題を洗い出し、改善の対象となる業務を見つけます。形骸化している作業や効率の悪い作業などが見つかるはずです。Excelなどの用紙に書き出すことで、後々振り返りも容易になります。
おそらく問題や課題はそれぞれの業務で大なり、小なり存在しています。ひとまずこのフェーズでは、洗い出すことに集中しましょう。
2. 優先順位を設定する
次に洗い出した業務の問題点や課題から優先的に取り組む対象を決めましょう。すべてに着手したいところですが、人も時間も限りがありので、優先順位をつけて取り組みましょう。
優先順位の基準は大きく分けて、2つあります。
1つ目は改善時のインパクトです。課題を解決することで、より効果が大きい順に設定していきます。
2つ目は改善の難易度です。改善にかかる時間はもちろんですが、費用や手間などトータル的に考えて、算出しましょう。
この2つの基準を持って、優先順位を決めていくことをオススメします。
3. 業務マニュアルの作成やアウトソーシング、ツールの導入
改善の対象となる業務の選定後、次は業務改善の手法を決めます。業務改善には様々なアプローチがありますが、業務マニュアルの作成やアウトソーシング、ツールの導入などが代表的な例と言えるでしょう。
各手法のメリット・デメリット、特徴は次章でご紹介いたします。
3. マニュアル制作は業務改善につながるのか?

ここまで業務改善とは何か、業務改善の具体的な進め方についてご紹介しました。この章ではマニュアル制作は業務改善につながるのかを解説いたします。業務改善にはマニュアル制作以外にも様々なアプローチがあります。他のアプローチと見比べながら、確認していきます。
1. システムやツールの導入
日々のルーティンワークなど、繰り返し発生する業務はシステムやツールの得意分野です。よって、業務改善にシステムやツールを導入する手段があります。
効率化という面を考えると、最もインパクトのある業務改善の手段と言えるでしょう。
その反面、導入には莫大なコストが発生します。システム開発費・導入費もさることながら、開発ベンダーとの打ち合わせなど時間的コストも費やすことになります。
近年ではSaaのようにシステムやツール導入がしやすい契約形態も登場しています。
とはいえ、まだまだハードルの高い業務改善の手法です。
また、導入後の運用が難しい手法とも言えます。現場への導入がスムーズにいっていない場合、システム自体が使われないなどのリスクが存在します。
2. アウトソーシング
次はアウトソーシングです。改善対象となる業務が外部委託可能な場合には、活用していきましょう。特に誰でもできるような作業がボトルネックとなっている場合、積極的に活用することをオススメします。
パレートの法則が証明しているように、より成果を上げたい場合には重要な取り組みに集中した方が効率的です。
ただし、アウトソーシングの欠点は主に2つあります。
1点目はノウハウが蓄積されない点です。本来は業務を通して身に着けるべき知識や経験が外部委託することでその機会が失われます。
2点目はコストが余計にかかる場合がある点です。アウトソーシング先の品質は委託側がキチンと管理しないと望んだクオリティにはなりません。低クオリティの場合、こちらの手直しが発生するなど、かえってコストがかかるケースがあります。
アウトソーシングは委託費とクオリティの分岐点をさぐる必要があります。
3. 業務マニュアルの作成
最後は業務マニュアルの作成です。浮き彫りになった課題を改善し、業務マニュアルに落とし込みます。全社一丸となって取り組むことで、作業品質の均一化が図れ、生産性の向上が見込めます。特にインパクトの高い改善内容であればあるほど、全社で取り組んだときの効果はより高くなります。
例えば、企業として、営業部門における個人間の営業成績の差がボトルネックになっていたとします。このようなケースでは、営業成績が良い社員のノウハウをマニュアル化する方策を取ります。個人の営業スキルをマニュアルに落とし込むことで、営業品質の均一化が図ることができます。ボトルネックとなっている問題の解決につながるので、企業としてインパクトの高い改善となります。
マニュアル制作実績
ヒューマンサイエンスでは、多くの企業様の業務改善に伴うマニュアルの制作に関わってまいりました。
ここではその制作事例をご紹介させていただきます。
東急リバブル様
https://www.science.co.jp/case/tokyu_livable/manual/
業務マニュアル作成により 営業業務の標準化と教育の効率化を実現しました。
APRESIA Systems様
https://www.science.co.jp/case/apresia-systems/manual/
マニュアルを改善するとともに、エンジニアが本来業務に注力できるワークフローを構築しました。
三菱電機様
https://www.science.co.jp/case/mitsubishielectric/manual/
これまで個人のノウハウに頼って行われていた業務を、業務整理シートを使って漏れなく、抜けなく洗い出し、5W1Hの観点に沿って再整理しました。
その他
大手保険会社様
業務の全体像と既存のマニュアル類を整理して業務を見える化したうえで、最終的には業務の簡素化・効率化を図りました。
大手自動車メーカー様
設計ガイドラインを作成するための仕組みを構築しました。設計業務が属人化してしまっている状態を脱却し、次世代社員育成の促進にご活用いただきました。
関連ブログ
【徹底解説】失敗しないマニュアルの作り方
ここまでは業務改善のアプローチ3つをご紹介しました。
この3つの中で、一番オススメな業務改善方法は業務マニュアル制作と言えるでしょう。
どのアプローチも確かに業務改善には有効的な手法と言えます。
4. まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は業務改善を実現する3つのアプローチをご紹介しました。
業務改善のアプローチとして、コスト、定着難易度、ノウハウ蓄積、費用対効果を考慮すると、最もバランスが良いのは業務マニュアルの作成と言えます。マニュアルにより全社で統一されたルールや手順が整うことで、仕事の質が安定し、新しい人材の育成もスムーズに進みます。また、業務が属人化することを防ぎ、誰でも同じ品質で業務をこなせるようになるため、マニュアルの整備は結果的に生産性の向上につながります。
業務改善は一度で完了するものではなく、常に見直しを続ける必要があります。そのためにも、現場で使われ続けるマニュアルを作成し、更新しながら運用できるような工夫も大切です。リモートワークやネットワークでの社内管理が普及している現代では、皆で運用できるマニュアルが重要な役割を果たすことになります。
とはいえ、マニュアルの必要性を理解してはいるが、実際に作るとなると重い腰が上がらない方も多いことでしょう。特に通常業務と並行しての作成は大変ハードと言えます。
「リソースが避けない」「社内にノウハウがない」といった場合には、アウトソーシングをすることも一つの方法です。
ヒューマンサイエンスは、それらのお手伝いを通して、貴社の業務改善に貢献したいと考えています。
ヒューマンサイエンスは20年以上の歴史を持ち、243社、3148件のマニュアル作成実績を持つ業務マニュアル作成のプロフェッショナルです集団です。
業務マニュアルを進めるうえでお困りのことがあればお気軽にご相談ください。
特長①:経験豊富なコンサルタントによるマニュアル作成
業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。熟練のコンサルタントが豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすい業務マニュアルを提案します。また資料がない段階からでもマニュアル化が可能です。担当コンサルタントがヒアリングを行い、マニュアル作成を行います。
特長②:マニュアル化だけでなく、定着支援も行っている
ヒューマンサイエンスはマニュアル作成以降、大事なフェーズである”定着化”も担当しています。例えばマニュアル作成後も、マニュアルの更新やマニュアル作成セミナーを実施していきます。様々な施策を打つことで、現場にマニュアルが定着していくようにアプローチをします。
特長③:大企業・グローバル企業を中心に豊富なマニュアル制作実績
ヒューマンサイエンスは1985年以来、製造業やIT業界を中心に数多くの業務マニュアル制作実績があります。「東急リバブル株式会社」「株式会社Cygames」「株式会社コナミデジタルエンタテインメント」など名だたる企業をクライアントとしてきました。
関連資料
プロが教える業務マニュアル作成・定着のコツこちらの資料では、ヒューマンサイエンスの業務内容と、これまでに手掛けた業務マニュアル制作の事例をご紹介しています。実際のプロジェクトを通して得られた成果や取り組み方を具体的にご覧いただけますので、業務改善やマニュアル活用に興味のある方はぜひご一読ください。