Some parts of this page may be machine-translated.

 

マニュアル作成はエクセルとワードのどちらが向いている?

alt

2024.6.7

マニュアル作成はエクセルとワードのどちらが向いている?

こんにちは!コンサルタントのKです。普段は、製造業界や医薬業界の企業様に対して、マニュアルの作成・改善プロジェクトを担当しています。
今回は、「マニュアル作成に使うツール」についてブログを書きました。マニュアルを書くときに、WordとExcelのどちらを使うかに悩む方は多いのではないでしょうか?本ブログでは、マニュアル制作会社の視点でこの2つを比較し、どれがマニュアル作成に向いているのかをお話します。

目次

1. マニュアル作成によく使われるOfficeツール

皆さんは、マニュアル作成に何のツールを使っていますか?
おそらく多くの方がMicrosoft Officeツール、中でもWordまたはExcelを使っているのではないでしょうか。弊社のお客様も同様で、私の体感ではWordを使われるお客様が最も多いように思います。

さて、皆さんご存じのとおり、WordとExcelはそれぞれ異なる特徴を持っており、向き・不向きがあります。そのため、マニュアル作成に使う場合もそれぞれのメリット・デメリットを考慮したうえで、マニュアルに含めたい情報や、作成したマニュアルをどう運用するかに応じて、使い分けることが重要です。

まずは、Wordの特徴やメリット・デメリットを整理してみましょう。

2. Wordの特徴とメリット・デメリット

Wordは文章中心の情報を伝えるためのツールです。そのため、文章中心のマニュアルであればWordを使うとよいでしょう。例えば、新しく導入したソフトウェアの操作手順を説明するマニュアルを作る場合、マニュアルに含める要素は文章と画像がほとんどと思われるため、基本的にはWordが向いています。

2-1. Wordをマニュアル作成に使う場合のメリット

マニュアル作成にWordを使うことのメリットは、大きく分けて4つあります。

①スタイルを利用することで、見た目を統一できる

スタイルは、下図の赤枠部分から利用できる機能です。

この機能を利用したことがある方は、あまり多くないかもしれません。私もよくお客様に「スタイルって使ったことないんです」とよく言われます。しかし、このスタイルを使うことで、効率よくマニュアルを作成することができます。Excelにもスタイルの機能はありますが、Wordほど詳細な書式設定はできず、使い勝手もあまり良いとはいえません。

下図は、以前弊社がWordで作成したマニュアルのスタイル(一部)です。
「1. 見出し」や「1.1 見出し」などの見せ方を設定しておくことで、ワンクリックでカーソルのある段落に書式が設定され、異なる人がマニュアルを作っても統一感のある見た目にすることができます。見た目が統一されていることで、読みやすく、理解しやすいマニュアルになります。

実際に弊社のお客様の中には、Wordの方が見た目を統一しやすく、マニュアルを標準化しやすいという点に魅力を感じられ、もともとPowerPointで作成したマニュアルをWord形式に変えた方もいらっしゃいました。

②メンテナンスに便利な機能がある
Wordには目次の自動作成・更新の機能があります。
マニュアルにおける目次は、読者が知りたい情報に素早くたどり着くための重要なパーツです。Excelでも目次を作ることはできますが、シートごとにリンクを作成して・・・と意外と手間がかかるものです。その点、Wordは見出しから自動で目次を作成できるため、比較的簡単に情報の検索性を高めることができます。
マニュアルの目次作成についてもっと詳しく知りたい方は、以下のブログをご覧ください。

【マニュアル作成入門】「知りたいことが見つからない」からの脱却!マニュアルの検索性を高める目次作成のコツ

③変更履歴を記録できる
このメリットがあるために、Wordを採用している方は多いのではないでしょうか。
マニュアル運用において、いつ・だれが・どのような更新をしたかという履歴を残しておくことは、過去の情報やこれまでの経緯を関係者と共有するためにも重要です。Excelには該当する機能がありませんが、Wordであれば「変更履歴の記録」機能を使うことで、容易に記録を残しておくことができます。

④スペルチェック・文章校正の機能がある
マニュアルをわかりやすく、読みやすいものにするためには、誤字・脱字をなくし、用字・用語を統一する必要があります。人の目で確認して整えるのはなかなか大変ですが、Wordのスペルチェック・文章校正機能を使うことで、効率的に実施することができます。

また、マニュアルを印刷して閲覧することが多い方にとっては、印刷がしやすいという点もWordのメリットといえるでしょう。

2-2. Wordをマニュアル作成に使う場合のデメリット

その一方で、デメリットもあります。
例えば、1ページのサイズが決まっているため、自由なレイアウトには向いていません。
また、メリット①で紹介したスタイルに関しても、使いこなすにはある程度のWordスキルが必要です。最初は難しく感じる方が多いかもしれません。

3. Excelの特徴とメリット・デメリット

「表計算ソフト」と言われているように、Excelが一番得意とすることは「計算」です。そこから応用して、数値や表が中心のマニュアルであればExcelを使うと便利なケースもあります。

3-1. Excelをマニュアル作成に使う場合のメリット

マニュアル作成にExcelを使うことのメリットは、大きく分けて2つあります。

①内容や工程ごとにシートを分けることができる
Excelは1つのファイルに複数のシートを作成できるため、業務内容や作業工程ごとにシートを分けて作成することができます。工程ごとに担当者が異なる場合などは、必要な情報が工程ごとに1シートにまとまっているため、情報が探しやすく便利です。

②表形式で情報を整理できる
Excelは表計算ツールであるため、表形式で情報を整理することができます。また、記載領域に制限がなく行と列を自由に増やせるため、大量の情報を整理することもできます。もちろんWordでも表形式を使うことはできますが、Excelほど使いやすくはありません。

3-2. Excelをマニュアル作成に使う場合のデメリット

マニュアル作成にExcelを使う場合の最大のデメリットは、マニュアルの作り方が作成者によってバラバラになりやすいという点です。Excelには高度なスタイルの設定機能がないため、マニュアル作成者間でしっかりとルールを決めて編集する必要があります。たとえば、注意事項は赤字+太字で記載し、さらに上下の罫線を赤色にする、といったルールを要素ごとに決め、そのルールに従って作成者が1つ1つ書式を設定する操作をしなければなりません。

また、Wordを使ったマニュアルに比べて、メンテナンス性が悪い点も大きなデメリットです。情報を追加・削除する際にセルの調整が必要になることがある、目次の自動作成・更新ができないなど、マニュアルの更新に手間がかかりがちです。さらに、印刷に手間がかかることもデメリットといえるでしょう。

ここまで、WordとExcelそれぞれの特徴とメリット・デメリットを整理しました。 WordもExcelも一般的によく使われるOfficeツールであり、比較的だれでも簡単にマニュアルを作成・更新できるという意味ではどちらもよいツールです。それでは、結局どちらがマニュアル作成に向いているのでしょうか?

4. 結局どちらがマニュアル作成に向いている?―マニュアル制作の専門家の意見

私たちマニュアル制作の専門家は、基本的にはWordでマニュアルを作成することをお勧めします。
その理由は、Wordのほうが、マニュアルの運用に重要な「だれが書いても同じような見た目になる」「あまり手間をかけずメンテナンスできる」という点を実現しやすいからです。
また、文章校正機能によって基本的な文法エラーを回避できるため、マニュアルそのものの信頼性を担保することができます。さらに、変更履歴機能によって更新した箇所を色付きで表示できるため、作成時や改訂時の社内チェックの負荷を軽減してくれます。

ところが、両ツールに共通するデメリットもあります。
WordもExcelもマニュアル作成に特化したツールではないため、マニュアルとしての体裁を整えるのに時間がかかるでしょう。また、スマートフォンやタブレットでは閲覧しづらい点もデメリットです。現場で手軽にマニュアルを読みたい場合には不便です。
「体裁を整えるのに時間を使いたくない」「スマートフォンで閲覧したい」という方は、ぜひWord・Excel以外の選択肢を検討してみてください。最後に、そのような「別の選択肢」についてご紹介します。

5. WordやExcel以外の選択肢もある

5-1. マニュアル作成ツールを利用する

先に説明したとおり、マニュアルの体裁を整えるのは時間がかかる作業です。しかし、マニュアル作成ツールを利用すれば、あらかじめ用意されたマニュアル用のテンプレートを利用することができます。弊社も、マニュアル作成ツールの開発ベンダー様と連携して、お客様にそのようなツールの利用をご提案することがあります。

しかし、マニュアル作成ツールを買えば万事解決かというと、そうではないケースもあります。ツールを導入したものの使いこなせない、ツールに既存のマニュアルを載せ替えたいけれど量が膨大で手を付けられないという声も耳にします。

ヒューマンサイエンスは、そのようなお客様にマニュアル作成ツールの導入や運用・定着をご支援するサービスを提供しています。

ヒューマンサイエンスのナレッジマネジメントソリューション

「マニュアル作成ツールを導入したいけれど、手持ちのマニュアルをどう載せたらいいのか分からない」「導入したものの、本当に使ってもらえるか不安だ」と感じている方にぴったりのサービスです。

5-2. マニュアル制作の専門家に依頼する

「WordやExcelで作りたいけれど、体裁の検討含め時間がかかる」「そもそも、どんな風に書いたらいいのか分からない」という方は、マニュアル作成の専門家に相談してみましょう。
まずは専門家にお手本となるマニュアルを作ってもらい、その後は社内で作る、というのも、効率的にマニュアル作成を進めるための一案です。

6. マニュアル制作のご相談はヒューマンサイエンスへ

ヒューマンサイエンスは、日本語版のマニュアル作成から英語翻訳まで、ワンストップでご支援いたします。
1985年からの長きにわたり数々のマニュアルを手がけてきた実績があります。以下のようなニーズがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

・既存の日本語マニュアルや英語マニュアルを分かりやすく改善したい
・英語マニュアルの作成を検討していて、日本語マニュアルから段階的に進めたい
・社内で作成された日本語マニュアルを英訳して活用したい

特長①:大企業・グローバル企業を中心とした豊富なマニュアル制作実績
ヒューマンサイエンスは、製造業やIT業界を中心に、多岐にわたる分野でマニュアル制作実績を積み重ねてきました。これまでに「ドコモ・テクノロジ株式会社」「ヤフー株式会社」「ヤマハ株式会社」など、名だたる企業をクライアントとしてきました。

マニュアル制作事例紹介|ヒューマンサイエンス

特長②:経験豊富なコンサルタントによる調査・分析からアウトプットまで
業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。熟練のコンサルタントが、豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすく効果的なマニュアルを提案します。また、情報が整理されていない段階からのマニュアル作成も可能です。担当のコンサルタントがヒアリングを行い、最適なマニュアルを作成いたします。

マニュアル評価・分析・改善提案サービス|ヒューマンサイエンス

特長③:マニュアル化だけでなく、定着支援も重視
ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成にとどまらず、”定着化”という重要な段階にも注力しております。マニュアル作成後も、定期的な更新やマニュアル作成セミナーを通じて、マニュアルの定着を支援してまいります。多岐にわたる施策により、現場でのマニュアルの有効活用をサポートいたします。

マニュアル作成セミナー|ヒューマンサイエンス

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
このブログがわかりやすいマニュアル作成のヒントになれば、うれしく思います。

関連ブログ

マニュアル制作・取扱説明書制作について詳しく知りたい方

東京本社:03-5321-3111

受付時間 9:30~17:00

お問い合わせ・資料請求