【マニュアル作成入門】「知りたいことが見つからない」からの脱却！マニュアルの検索性を高める目次作成のコツ

1. 「目次」がマニュアルの検索性に与える影響

皆さんが作っているマニュアルに、目次はありますか？

本文は何度も推敲しているけれど、目次に関しては深く考えたことがない、そもそも必要性がわからないという方は意外と多いです。

目次は、読者が知りたい情報に素早くたどり着くための、重要な役目を担っています。
なぜなら、目次は「このマニュアルのどこに何が書いてあるか」を示すもの、いわば「マニュアルの案内役」であり、読者は目次に導かれて知りたい情報にたどり着くからです。

目次の作り方を心得ている人とそうでない人が作ったマニュアルは、知りたい情報に素早くたどり着けるか、つまりマニュアルの「検索性」に大きな差が出てきます。

また、いつマニュアルの目次を考えるかも重要です。
マニュアルの中身を書く前にしっかり考える方もいれば、中身を書いてから考える方もいるでしょう。特に社内向けの業務マニュアルを作る場合、中身を書いた後に目次を抽出して、その後特に見直さず確定するパターンが多いようです。

しかし、マニュアルの中身を書いた後に目次を作ってしまうと、目次に規則性がなく、必要な情報を探しにくくなってしまいます。目次は、マニュアルの中身を書く前に考え、作成することをおすすめします。

それでは、どのような目次であればマニュアルの検索性を高められるのか、イマイチな目次とその修正案を用いて、ご紹介します。

3. よい目次を作るための5ステップ

それでは、よい目次を作るための手順を紹介します。
ステップ1からステップ5の順番で目次作成に取り組むと、読者が情報を探しやすい、よい目次を作ることができるはずです。

ステップ①伝える情報を洗い出す

マニュアルの読者に説明すべき事項を、漏れなくリストアップしましょう。
業務を始めるまでの準備作業やユーザーが製品を使うための事前情報も、忘れずに洗い出します。

ステップ②情報を整理・分類する

洗い出した情報を、読者の視点で整理・分類しましょう。
製品マニュアルの場合、仕様上の区分で分けることがありますが、それがベストとは限りません。「ユーザーは製品を使って何をしたいのか」「ユーザーはどのように情報を探すのか」をしっかり考えて、分類しましょう。

ステップ③情報を組み立て、わかりやすく並べる

整理・分類した情報を組み立て、読者にとってわかりやすい順番に並べましょう。
基本的には、「章・節・項」で組み立てます。情報を並べる際には、以下の原則に従うとわかりやすい順番になります。

• 概要情報から、詳細情報へ
• 全体的な情報から、部分的な情報へ

ステップ④見出しをつける

読者の視点から見た表現を使い、記載内容が推測できるような見出しをつけましょう。
読者の動きをイメージして「●●する」といった動詞の形にすると、本文の内容を直感的に把握できるので、必要な情報を探しやすくなります。
例えば、機械を使って加熱する作業の手順を説明する場合、「加熱」ではなく「加熱する」という見出しがよいでしょう。「加熱」だけでは、加熱の仕組みを説明しているのか、加熱の方法を説明しているのか、判断できないからです。

ステップ⑤全体を見直す

ステップ①～④の観点で、全体を見直しましょう。

• 項目に漏れはありませんか？
• 章立てや見出しは、読者の視点で作られていますか？
• 見出しに統一感はありますか？
• 情報の順番は、読者にとってわかりやすくなっていますか？
• 重要な情報が見落とされる構成になっていませんか？

これらについて問題ないことを確認出来たら、目次の作成は完了です。この目次に基づいて、マニュアルの中身を作成しましょう。

わたしたちマニュアルのプロは、上記のようなステップで、マニュアルの中身を書く前に目次を考えます。はじめに目次作成に取り掛かることで、以下の効果が得られるからです。

• マニュアルの全体像を、早い段階でつかむことができる
• マニュアルに記載する情報の粒度やボリュームを、全体を俯瞰しながら調整できる
• 目次をベースに、中身を書く作業を分担できる

みなさんも、ぜひマニュアルの中身を書く前に、5つのステップに従って目次を作成してみてください。よりよい目次を、ひいてはより検索性の高いマニュアルを作ることができるはずです。

4. まとめ

今回は、マニュアルの目次に着目して、その重要性や作成の手順をご紹介しました。いかがでしたでしょうか？「これまで、目次の作成に時間を割いたことはなかったな」と感じられた方は、次回マニュアルを作成される際に、ぜひ上記を参考にしてみてください。

「そうはいっても割く時間が無い」「でも、せっかくマニュアルを作成するからには、確実に情報を見つけられるマニュアルにしたい」とお考えの企業様には、専門家に相談することをおススメします。

ヒューマンサイエンスは、1985年以来、数多くのマニュアルを作成してきた実績を持っています。まさに、業務マニュアル作成におけるプロフェッショナル集団です。現状課題の整理から、改善方針策定、カスタマイズマニュアルの作成まで一貫してご支援することができます。業務マニュアルの作成でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。

特長①：大企業・グローバル企業を中心に豊富なマニュアル制作実績
ヒューマンサイエンスは、製造業やIT業界を中心に243社・3148件のマニュアル制作実績があります。「ドコモ・テクノロジ株式会社」「ヤフー株式会社」「ヤマハ株式会社」など、名だたる企業をクライアントとしてきました。

特長②：経験豊富なコンサルタントによる調査・分析～アウトプット
業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。熟練のコンサルタントが、豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすい業務マニュアルを提案します。また資料がない段階からでもマニュアル化が可能です。担当のコンサルタントがヒアリングを行い、マニュアル作成を行います。

特長③：マニュアル化だけでなく、定着支援も行っている
ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成以降、大事なフェーズである”定着化”も担当しています。例えば、マニュアル作成後も、マニュアルの更新やマニュアル作成セミナーを実施していきます。様々な施策を打つことで、現場にマニュアルが定着していくようにアプローチをします。

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
このブログが見やすいマニュアル作りへのヒントになれば、うれしく思います。