マニュアル・手順書作成はエクセルとワードどちらが作成に向いているか？

2. Wordの特徴とメリット・デメリット

Wordは文章中心の情報を明確に伝えるためのツールです。そのため、文章が中心となるマニュアルであればWordを使うとよいでしょう。例えば、新しく導入したシステムの操作手順を説明するマニュアルを作る場合、マニュアルに含める要素は文章と画像がほとんどのため、基本的にはWordが向いています。

2-1. Wordをマニュアル作成に使う場合のメリット

マニュアル作成にWordを活用することのメリットは、大きく分けて4つあります。

①スタイルを利用することで、見た目を統一できる

スタイルは、文書の構成を整え、見た目を統一するための機能です。

この機能を使いこなしている方は、あまり多くないかもしれません。しかし、このスタイルを活用することで、効率よくマニュアルを作成することができます。Excelにも類似の機能はありますが、Wordほど詳細な書式設定はできず、操作性も良いとはいえません。

下図は、以前弊社がWordで作成したマニュアルのスタイル（一部）です。
「1. 見出し」や「1.1 見出し」といった見せ方をあらかじめ設定しておくことで、ワンクリックで書式が設定され、担当者が異なっても統一感のある文書に仕上げることができます。見た目が統一されていることで、読みやすく、理解しやすいマニュアルになります。

実際に弊社のお客様の中には、見た目を統一しやすく、マニュアルを標準化しやすいという点に魅力を感じ、PowerPointからWord形式に切り替えた例もあります。

②メンテナンスに便利な機能がある
Wordには目次の自動作成・更新の機能があります。

マニュアルにおける目次は、読者が知りたい情報へスムーズにたどり着くための重要なパーツです。Excelでも目次を作ることはできますが、シートごとにリンクを設定するなど手間がかかります。その点、Wordは見出しから自動で目次を作成できるため、比較的簡単に情報の検索性を高めることができます。

【マニュアル作成入門】「知りたいことが見つからない」からの脱却！マニュアルの検索性を高める目次作成のコツ

③変更履歴を記録できる
このメリットがあるために、Wordを選んでいる方は多いのではないでしょうか。
マニュアル運用において、いつ・だれが・どのような更新をしたかという履歴を残しておくことは、過去の情報や経緯を関係者と共有するためにも大切です。Excelには該当する機能がありませんが、Wordであれば「変更履歴の記録」機能を活用することで、容易に記録を残せます。

④スペルチェック・文章校正の機能がある
マニュアルをわかりやすく、読みやすいものにするためには、誤字・脱字をなくし、用字・用語を統一する必要があります。人の目でチェックするのは大変ですが、Wordのスペルチェック・文章校正機能を活用することで、効率的に実施できます。

また、マニュアルを印刷して閲覧することが多い方にとっては、印刷がしやすいという点もWordのメリットといえるでしょう。

2-2. Wordをマニュアル作成に使う場合のデメリット

その一方で、デメリットや注意点もあります。
例えば、1ページのサイズが決まっているため、自由なレイアウトには向いていません。また、メリット①で紹介したスタイルに関しても、使いこなすにはある程度のノウハウが必要です。最初は難しく感じる方が多いかもしれません。

3. Excelの特徴とメリット・デメリット

「表計算ソフト」と言われているように、Excelが最も得意とすることは「計算」や「データの集計」です。その機能を応用し、数値や表が中心のマニュアルであれば、Excelを活用すると便利なケースもあります。

3-1. Excelをマニュアル作成に使う場合のメリット

マニュアル作成にExcelを使うことのメリットは、大きく分けて2つあります。

①内容や工程ごとにシートを分けることができる
Excelは1つのファイルに複数のシートを作成できるため、業務内容や作業工程（フェーズ）ごとにシートを分けてマニュアルを作成できます。工程ごとに担当の社員が異なる場合でも、必要な情報が1シートにまとまっているため、各担当者がスムーズに情報を探せて便利です。

②表形式で情報を整理できる
Excelは表計算ツールであるため、表形式で情報を整理することに長けています。また、記載領域に制限がなく行と列を自由に増やせるため、大量のデータや項目を整理することも可能です。もちろんWordでも表は使えますが、操作性や機能面ではExcelに及びません。

3-2. Excelをマニュアル作成に使う場合のデメリット

マニュアル作成にExcelを活用する場合の最大のデメリットは、文書の書き方が作成者によってバラバラになりやすいという点です。Excelには高度なスタイル設定機能がないため、作成者間で明確なルールを決めて編集する必要があります。

たとえば、「注意点は赤字＋太字で記載し、上下の罫線を赤色にする」といったルールを各項目で定め、そのルールに従って作成者が一つひとつ手動で書式を設定しなければなりません。
また、Wordを使ったマニュアルに比べて、メンテナンス性が悪い点も大きなデメリットです。情報を追加・削除する際にセルの調整が必要になる、目次の自動作成・更新ができないなど、マニュアルの更新に手間がかかりがちです。さらに、印刷の設定に手間がかかることもデメリットといえるでしょう。

ここまで、WordとExcelそれぞれの特徴とメリット・デメリットを整理しました。WordもExcelも一般的によく使えるOfficeツールであり、比較的だれでも簡単にマニュアルを作成・更新できるという意味では、どちらも役立つツールです。それでは、結局どちらがマニュアル作成の目的により適しているのでしょうか？

4. 結局どちらがマニュアル作成に向いている？―マニュアル制作の専門家の意見

私たちマニュアル作成の専門家は、基本的にはWordでマニュアルを作成することをお勧めします。その理由は、Wordのほうが、マニュアルの運用において大切な「誰が書いても同じような見た目になる」「あまり手間をかけずにメンテナンスできる」という点を実現しやすいからです。また、文章校正機能によって基本的な文法エラーを回避できるため、文書そのものの信頼性を担保できます。さらに、変更履歴機能によって更新箇所が明確になるため、作成時や改訂時の社内チェックの負荷を軽減してくれるでしょう。

ところが、両ツールに共通するデメリットや注意点もあります。WordもExcelもマニュアル作成に特化したツールではないため、文書としての体裁を整えるのに時間がかかるでしょう。また、スマートフォンやタブレットでは閲覧しづらい点もデメリットです。現場の社員が手軽にマニュアルを見たい場合には不便に感じるかもしれません。「文書の体裁を整えるのに時間を使いたくない」「スマートフォンで閲覧したい」という方は、ぜひWord・Excel以外の選択肢を検討してみてください。最後に、そのような「別の選択肢」についてご紹介します。

5. WordやExcel以外の選択肢もある

5-1. マニュアル作成ツールを利用する

先に説明したとおり、マニュアルの体裁を整えるのは時間がかかる作業です。しかし、マニュアル作成ツールを活用すれば、あらかじめ用意されたテンプレートを使えるため、マニュアル作成の効率化に繋がります。弊社も、マニュアル作成ツールの開発ベンダー様と連携して、お客様の目的に適したツールの利用をご提案することがあります。

しかし、ツールを買えば万事解決かというと、そうではないケースもあります。「ツールを導入したものの使いこなすノウハウがない」「ツールに既存のマニュアルを載せ替えたいけれど量が膨大で…」という声も耳にします。

ヒューマンサイエンスは、そのようなお客様にマニュアル作成ツールの導入や運用・定着をご支援するサービスを提供しています。

ヒューマンサイエンスのナレッジマネジメントソリューション

「マニュアル作成ツールを導入したいけれど、既存の文書をどう移行したらいいのか分からない」「導入したものの、本当に社員に活用してもらえるか不安だ」と感じている方にぴったりのサービスです。ツールの導入から定着までスムーズに対応します。

5-2. マニュアル制作の専門家に依頼する

「WordやExcelで作りたいけれど、体裁の検討含め時間がかかる」「そもそも、どのような書き方をすれば良いか分からない」という方は、マニュアル作成の専門家に相談してみましょう。専門家が持つノウハウを活用し、まずはお手本となるマニュアルを作ってもらい、その後は社内で作る、というのも、効率的にマニュアル作成を進めるための一案です。

6. マニュアル制作のご相談はヒューマンサイエンスへ

ヒューマンサイエンスは、日本語版のマニュアル作成から英語翻訳まで、ワンストップでご支援いたします。
1985年からの長きにわたり数々のマニュアルを手がけてきた実績があります。以下のようなニーズがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

・既存の日本語マニュアルや英語マニュアルを分かりやすく改善したい
・英語マニュアルの作成を検討していて、日本語マニュアルから段階的に進めたい
・社内で作成された日本語マニュアルを英訳して活用したい

特長①：大企業・グローバル企業を中心とした豊富なマニュアル制作実績
ヒューマンサイエンスは、製造業やIT業界を中心に、多岐にわたる分野でマニュアル制作実績を積み重ねてきました。これまでに「ドコモ・テクノロジ株式会社」「ヤフー株式会社」「ヤマハ株式会社」など、名だたる企業をクライアントとしてきました。

マニュアル制作事例紹介|ヒューマンサイエンス

特長②：経験豊富なコンサルタントによる調査・分析からアウトプットまで
業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。熟練のコンサルタントが、豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすく効果的なマニュアルを提案します。また、情報が整理されていない段階からのマニュアル作成も可能です。担当のコンサルタントがヒアリングを行い、最適なマニュアルを作成いたします。

マニュアル評価・分析・改善提案サービス|ヒューマンサイエンス

特長③：マニュアル化だけでなく、定着支援も重視
ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成にとどまらず、‟定着化”という重要な段階にも注力しております。マニュアル作成後も、定期的な更新やマニュアル作成セミナーを通じて、マニュアルの定着を支援してまいります。多岐にわたる施策により、現場でのマニュアルの有効活用をサポートいたします。

マニュアル作成セミナー|ヒューマンサイエンス

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
このブログがわかりやすいマニュアル作成のヒントになれば、うれしく思います。