【現場担当者が解説！】見やすい業務マニュアルを作るための3つのポイント

1. 業務マニュアル、”読まれない”現状を打破するために

上司や先輩からマニュアルを渡されて、「このマニュアル、なんだか読む気しないな…」と思ったことはありませんか？そのようなマニュアルは、だんだん読まなくなっていきますよね。

原因を分析すると、マニュアルに、たいてい以下の傾向があります。

・文章がぎっしり書かれている
・一文がやたらと長い
・見た目のメリハリがない
・情報がただ雑然と詰め込まれている

逆にいえば、こうならないように意識するだけで、かなり見やすいマニュアルになります。マニュアルを活用してもらうためには、見やすいマニュアルを作り、読み手に「読みたい」「読めそう」「読んでみよう」と思わせることが重要です。「それくらい分かってるよ！」という声も聞こえてきそうですが、いざ自分がマニュアルを書いてみると、意外とできないものです。

そんな皆さまのために、見やすいマニュアルを作るためのポイントを説明します。このポイントを実践することで、貴社のマニュアルは”読まれる”マニュアルへと生まれ変わります。

実際に改善を実施した企業様の悩みや取り組みをご覧になりたい方は、以下の資料も併せてご確認ください。
【DL資料】他社事例から学ぶマニュアル作成の進め方

2. 【プロ直伝】「見やすい業務マニュアル」を実現する3つのポイント

「読みたい」と思ってもらえる見やすいマニュアルを作るためには、以下3つのポイントが重要です。

①見出しを作る
②ぱっと見の印象をよくする
③読み手の視点に立って書く

①見出しを作る

見出しを立てて、一連の情報のまとまりを明確にしましょう。ただ文字を羅列するだけでは、目的の情報を探しにくくなってしまいます。

また、見出しは本文の内容が直感的に分かるようにつけましょう。

例えば、機械を使って加熱する作業の手順を説明する場合、「加熱」ではなく「加熱する」という見出しがよいです。「加熱」だけでは、加熱の仕組みを説明しているのか、加熱の方法を説明しているのか、判断できないからです。

②ぱっと見の印象をよくする

見た目の印象がよいと、読み手に「このマニュアルは読みやすそうだ」と思わせることができます。以下のような点を工夫しましょう。

・レイアウトにメリハリをつける
タイトルの文字を大きくする、本文を字下げするなどして、レイアウトにメリハリをつけましょう。補足事項や注意事項については、使用するアイコンやスタイルを決め、本文と明確に区別します。例えばWordやPowerPointでマニュアルを作成する場合は、どの情報にどのスタイルを使うのかを決めて含めてテンプレートを作っておくと、効率的にマニュアルを作ることができます。
ただし、アイコンを多用したり、文字の色をつけすぎたりすると、内容以外の情報量が多くなり、見づらくなってしまいます。過剰な装飾はしないように気をつけましょう。

・余白を作る
ページには適度に余白を作りましょう。文字がぎっしり詰まっていると、読み手はまず「読むのが大変そう」と思ってしまいます。適切なバランスで余白を作ることで、情報のまとまりが分かりやすくなり、必要な情報にたどり着きやすくなる効果も期待できます。

・視覚的要素を加える
図や画像などを使用して、視覚的に理解できるようにします。帳票の記入方法などは、文字だけで説明するより、実際の帳票の画像を載せて記入例を示した方が、素早く理解してもらえるでしょう。
また、情報を表形式にまとめて示すと、項目と説明が整理されて見やすくなります。

③読み手の視点に立って書く

読み手の視点に立って書くために気をつけるべき点を、３つご紹介します。

・簡潔な文章にする
簡潔な文章にすることを心がけ、一文を40～50文字程度に収めましょう。長い文章が続くと、読み手は「これを最後まで読まなきゃいけないのか…」とげんなりしてしまいます。また、漢字が多い文章も読みにくい印象を与えます。漢字とひらがなの比率は、３対７が目安です。

・一文一義で書く
一文一義で書きましょう。長文の説明を分析すると、一つの文章にいくつもの内容を入れてしまっていることが多いです。読み直して確認し、複数の文章に分けたり、箇条書きにしたりして分割しましょう。

・読み手に伝わる言葉で説明する
マニュアルの読み手の姿（知識レベル、思考、感じ方など）を具体的にイメージし、それに沿った内容、表現を使うことが大切です。例えば、新入社員が読むマニュアルであれば、業務の全体像をすばやく把握できるよう、専門用語はできるだけ使わず業務概要についての説明をしっかり記載します。 逆に、ベテラン社員が読むマニュアルであれば、必要な情報を重点的に書くことを意識し、基礎知識の説明は長くならないようにしましょう。

お手持ちのマニュアルは、これら①～③ができているでしょうか。
「ここができていなかったな」と感じる点がありましたら、ぜひその点を改善してみてください。読み手に「読みたい」と思わせるような、見やすいマニュアルに改善することができるはずです。

「読みたい」と思わせるマニュアルについてさらに知りたい方は、以下のブログも参考にしてみてください。

【関連記事】
【マニュアル作成入門】わかりやすいマニュアルのデザインとは？
マニュアル制作における書式の重要性～読み手・書き手の視点から～

●事例：株式会社デンソー様
【取り組み事例】
株式会社デンソー様では、提供している地域情報配信システムを幅広いユーザーがすぐに使用できるようにするため、従来よりもさらに分かりやすいマニュアルの制作に取り組みました。

【結果】
現状の課題をヒアリングし、「製品の作り手側が何を伝えたいか」というよりも、むしろ「使う側が何を知りたいか」というポイントを強く意識した構成をご提案しました。

また、高齢者を含め幅広い層のユーザーが読みやすいように、シンプルなデザインと具体的な表現で改善を行いました。結果、お客様の一番のお悩みであった、初歩的な操作に関する問い合わせを減らすことができました。
株式会社デンソー様の事例

3. 忙しい中でも、見やすいマニュアルを作るには

①～③の必要性は理解できても、実際に改善するのが難しそうだと感じている方もいるかもしれません。特に、通常業務と並行してマニュアル改善を進めるのは大変ですよね。 そのような場合は、専門家やツールに任せることをおススメします。

①見出しを作る、③読み手の視点に立って書く　に取り組みたい方は・・・

マニュアル作成の専門家に相談しましょう。
貴重な時間をかけて取り組むからには、相応の効果を得たいですよね。
まずは専門家にお手本となるマニュアルを作ってもらい、その後、自社内で作ってみる、というのも、効率的に取り組みを進めるための一案です。

ヒューマンサイエンスは、1985年以来、数多くのマニュアルを作成してきた実績を持っています。まさに、業務マニュアル作成におけるプロフェッショナル集団です。業務マニュアルの作成でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。

特長①：大企業・グローバル企業を中心に豊富なマニュアル制作実績

ヒューマンサイエンスは、製造業やIT業界を中心に243社・3148件のマニュアル制作実績があります。「ドコモ・テクノロジ株式会社」「ヤフー株式会社」「ヤマハ株式会社」など、名だたる企業をクライアントとしてきました。
【DL資料】他社事例から学ぶマニュアル作成の進め方

特長②：経験豊富なコンサルタントによる調査・分析～アウトプット

業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントです。熟練のコンサルタントが、豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすい業務マニュアルを提案します。また資料がない段階からでもマニュアル化が可能です。担当のコンサルタントがヒアリングを行い、マニュアル作成を行います。
【DL資料】マニュアル作成に必要な3つのアプローチ

特長③：マニュアル化だけでなく、定着支援も行っている

ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成以降、大事なフェーズである”定着化”も担当しています。例えば、マニュアル作成後も、マニュアルの更新やマニュアル作成セミナーを実施していきます。様々な施策を打つことで、現場にマニュアルが定着していくようにアプローチをします。
【DL資料】プロが教える業務マニュアル作成・定着のコツ

②ぱっと見の印象をよくする　に取り組みたい方は・・・

ツールを活用しましょう。
レイアウトやデザインの検討は時間がかかる作業です。その点、ツールにはあらかじめレイアウトやデザインのテンプレートが用意されています。作り手は、マニュアルの中身の検討に注力することができます。
ヒューマンサイエンスは、数あるツールの中でも、noco株式会社様が提供する「ヘルプドッグマニュアル」（https://toaster.how/）をおススメしています。見た目がシンプルで洗練された、読み手に「読みたい」と思わせるマニュアルを、誰でも簡単に作成することができます。

https://toaster.how/

また、ヒューマンサイエンスは、Helpdogを利用する企業様向けに、導入・定着をご支援するサービスを提供しています。
「導入したいけれど、手持ちのマニュアルをどう載せたらいいのか分からない」「導入したはいいものの、本当に使ってもらえるか不安だ」と感じている方にぴったりのサービスです。

●事例：株式会社eve autonomy様
株式会社eve autonomy様では、Helpdogを導入して製品マニュアルの改善に取り組みました。お手本となるマニュアルを作成し、使用するスタイルや用語などのルールをまとめたガイドラインを策定することで、ユーザー目線で分かりやすいマニュアルに改善し、マニュアルの品質を維持しながら運用するための仕組みを構築しました。
株式会社eve autonomy様の事例

ご興味のある方はぜひお問い合わせください。
ヘルプドッグマニュアル導入・定着支援サービスのご紹介

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
このブログが見やすいマニュアル作りへのヒントになれば、うれしく思います。