Webマニュアル作成の方法とは？wordマニュアルから移行する手順とおすすめツールを解説

1. Wordマニュアルの現状

マニュアルのDX化が進み、紙マニュアルからPDFマニュアルへ、さらに進化してHTML形式のWebマニュアルも増えてきました。
Microsoft Wordを使用して、紙マニュアルを印刷したり、PDFに出力したりしている方が多いのではないでしょうか。
Web化が気になりつつも、「Web化の効果はよく分からないし、難しそうだから」という消極的な理由で、Webマニュアルの採用を見送っていませんか。

今回は、以下のようなお悩みを持つ方におすすめの記事です。

・字が小さくて、タブレットやスマートフォンからだと見づらい…

・知りたい情報がどこにあるのか分かりづらい…

・せっかくWordがあるのに、1から作り直すのは面倒だしコストもかかりそう…

・そもそもWeb化の方法が分からない…

2. Webマニュアルを作成する方法

Webマニュアルを作成するには、大きく分けて以下の3つの方法があります。

2-1. 1から設計してWebマニュアルを作成する

メリット：既存のレイアウトを気にせず自由に設計できる

デメリット：時間、費用、Web構築およびセキュリティに関する知識が必要

最も自由度が高いのはこの方法です。Webマニュアル構築の専門的な知識を持っている場合はおすすめです。
制作会社に依頼する場合は、Webマニュアルの導入だけでなく、今後の運用にも費用が発生する場合があります。

2-2. CMSを利用してWebマニュアルを作成する

メリット：基本的な操作を覚えれば、1から設計するよりも時間と費用が抑えられる

デメリット：導入形態によっては、専門知識を必要とするものやセキュリティに気を配る必要がある

CMSには「オープンソース型」、「クラウド型」、「パッケージ型」の3つの導入形態があり、それぞれでレイアウトの自由度や必要とされる知識、費用が異なります。
「オープンソース型」では、費用を抑えつつ自由な設計ができますが、設計とセキュリティの面で専門的な知識が必要です。
「クラウド型」では、テンプレートが用意されているため専門的な知識がなくても作成可能ですが、セキュリティの面では専門的な知識が必要です。
「パッケージ型」では、レイアウトの自由度が高く、自社サーバーを使用できるため、セキュリティの面でも安心ですが、費用がかかります。

CMSを利用してWebマニュアルを作成する場合は、これらの特徴を理解し、企業にあったCMSを選択することが大切です。

2-3. Wordを活かしてWebマニュアルへ載せ変える

メリット：Wordのレイアウトを活かすため、時間と費用を抑えられる

デメリット：レイアウト変換の設定が必要

最もお手軽でリーズナブルなのはこの方法です。すでにWordでマニュアルを作成しており、Webマニュアルはハードルが高いと感じている方におすすめです。
WordをHTMLに変換するので、１度変換の設定を行えば、その後は迅速にマニュアルをWeb化できます。修正が発生した場合も、外部に出さずに自分たちで使い慣れたWordを使用して、修正できます。

2-4. 番外編：Wordの「HTML形式で保存」機能と何が違うの？

Wordには「HTML形式で保存」機能があり、手軽にWebマニュアルに出力できます。
しかし、この方法には大きな課題があります。Wordが出力するHTMLは、文書のレイアウトやスタイルを忠実に再現しようとするあまり、冗長で複雑なコードが生成されます。
これにより、以下の問題が発生します。

・表示がブラウザによって崩れる

・保守性が低く、更新作業が煩雑になる

・デザインの統一が困難になる

DreamweaverなどのHTMLエディタを用いてクリーンアップすることも可能ですが、手作業が多く、効率的とは言えません。特に複数のマニュアルを継続的に管理および更新する場合、この方法では限界があります。

こうした課題を解決するためには、Word文書をWebマニュアルに変換する専用ツールの活用が有効です。次の章で、代表的なツールを3つご紹介します。

3. Wordを活かしたWebマニュアル作成に役立つツール3選

すでにWordでマニュアルを作成しており、Webマニュアルはハードルが高いと感じている方に向けて、WordからWebマニュアルに変換する専用ツールを3つご紹介します。

3-1. MadCap Flare

技術文書の作成に特化した高機能なオーサリングツールです。WordファイルのインポートからHTML、PDF、CHMなど多様な形式への出力に対応しています。ただし、操作がやや複雑で、導入・運用には一定の学習コストがかかります。
MadCap Flare

3-2. HelpNDoc

比較的手軽に導入できるツールで、HTMLやEPUB、PDFなどへの出力が可能です。インターフェースも直感的で扱いやすい一方、細かなカスタマイズや大規模なマニュアル管理にはやや不向きな面もあります。
HelpNDoc

3-3. WebWorks ePublisher

弊社が特に推奨しているのが、WebWorks ePublisherです。このツールは、Wordファイルを読み込み、構造やスタイルを保ったまま、保守性の高いHTMLに変換できます。 ePublisherの特長は以下のとおりです。

・テンプレートを使用するため、デザインの統一が容易

・スタイルマッピング機能により、Wordの見出しや段落スタイルをWeb用に最適化可能

・再利用性の高い構造で、更新や再出力が効率的

・多言語対応やPDF同時出力など、拡張性も高い

WebWorks ePublisherは単なる変換ツールではありません。マニュアルのWeb化から継続的なマニュアル運用まで戦略的に進めることができます。

WebWorks ePublisher

4. Webマニュアル作成を効率化！ヒューマンサイエンスのサポート紹介

弊社では、「WebWorks ePublisher」を活用したWordマニュアルのWeb化支援サービスを提供しています。お客様の既存のWordマニュアルをもとに、Webに最適化されたマニュアルを短期間で構築します。テンプレート設計からHTML出力までを一貫してサポートいたします。

「HTMLの知識がない」「社内にWeb担当者がいない」といったお悩みをお持ちの方でも安心してご利用いただけます。マニュアルのWeb化を検討中の方は、ぜひ一度ご相談ください。

また、以下の資料では、IT企業におけるドキュメントプラットフォーム選定のポイントや、開発現場と親和性の高いマニュアル環境の作り方を詳しくご紹介しています。どうぞご覧ください。