【事例】医療画像診断システム マニュアル作成・内製支援

【事例】医療画像診断システム マニュアル作成・内製支援

お客様のご要望と課題

病院など医療機関向けのソフトウェアを開発している会社様から、医療画像診断システムの「マニュアルの改善」「マニュアル作成スキルの標準化」を行いたい、とヒューマンサイエンスのWebサイトからお問い合わせをいただきました。


従来ソフトウェア開発担当者がマニュアル作成を担当していましたが、3年前から3名のマニュアル作成専任チームを構築し、社内で作成していました。

しかし、「マニュアルがわかりにくい」「どこをどう直せばよいのわからない」「担当者のスキルがバラバラ」といった課題を抱えていらっしゃいました。


マニュアルお悩み


そこで、ヒューマンサイエンスのWebサイト内 『御社のマニュアルが変わる!5つの工夫 http://www.science.co.jp/document/special.html』 をご覧になり、「マニュアルの目指す方向性と共通するところがある」と共感いただき、、Webサイト経由でお問い合わせをいただきました。

ご提案の 5 STEP

お問い合わせをいただいたあと、数回にわたるお打合せを経て、「マニュアルの見直し」「マニュアル作成担当者のスキルアップ」「マニュアル内製の標準化」の実現に向け、以下のプロセスをご提案しました。


マニュアル分析・評価・改善提案のプロセス

STEP1 ヒアリング

マニュアル作成において、まず抑えるポイントは、「マニュアルの目的」です。

現状のマニュアルがその用途に見合ったものかを確認し、「マニュアルの目的」を果たす「目指すべき方向」を定めるために、「対象ユーザー」「ユーザーのマニュアル使用シチュエーション」といったマニュアルの用途といった基本事項をまずお伺いしました。

そのうえで、ヒューマンサイエンスがどのような形態で、現状のお客様がマニュアル内製をサポートできるか、「お客様社内のマニュアル作成・運用体制」、「お客様が認識している課題」などの状況をヒアリングしました。

マニュアルを改善する4つの視点

STEP2 マニュアル分析

STEP1でのヒアリングを経て、現状のマニュアルをお預かりし分析・評価を行いました。


マニュアル分析_総合評価   マニュアル分析評価レポート3

マニュアル分析評価(クリック拡大)



お客様たちでも努力されておられ、文章自体には大きな問題はないものの、目次や見出しの付け方やデザイン・レイアウトをブラッシュアップすることで、情報の探しやすさ、見易さなどを向上することをご提案いたしました。



改善の目標設定

マニュアルの改善ポイント2

STEP 3 セミナー

STEP2でのマニュアル評価、現マニュアルの問題点を改善する方法をカリキュラムをふまえ、

2013年の12月に第1回目のセミナーを実施しました。

第1回 マニュアル作成セミナー

セミナー前には現状のマニュアル評価のみならず、個人のスキルを測るために、「スキル把握チェックテスト」を実施。

お客様が作成されたマニュアルの分析と合わせて、スキル把握チェックをすることで、セミナーで扱う重点項目を特定し、セミナーの効果をさらに強めることが目的です。

講義、演習、ディスカッションを織り交ぜ、自分が「考える、書く、話す」ことで知識・スキル向上の一層の効果を得ることができる参加型の研修としました。


マニュアル作成スキルチェック    マニュアル作成セミナー_カリキュラム

スキルチェック評価レポートとセミナーカリキュラム(クリック拡大)

STEP 4 設計/デザイン/作成

マニュアル作成セミナーのあとは、実際に「マニュアルを改善する」「お客様の作成スキルをアップする」というフェイズです。

このふたつの目的を実現するため、1冊のマニュアルを共同執筆するプロセスをご提案いたしました。


第1章~第2章をお客様が執筆し、ヒューマンサイエンスが校正チェックを行い、第3章~第4章をヒューマンサイエンスが執筆、お客様が校正チェックを行うというプロセスを踏むことで、セミナーで学んだ執筆のノウハウを実際の制作で実践することができます。

マニュアルデザインについては、ヒューマンサイエンスのDTPデザイナーがWordベースのデザインを刷新しました。

「見易さ」「見た目」はもちろん、お客様が内製される際の「更新しやすさ」を考慮に入れ、新たなテンプレートで共同執筆を行いました。


改善前のマニュアル

改善前のマニュアル

改善後のマニュアル

改善後のマニュアル

STEP5 標準化 運用・保守

マニュアルを1冊作成した後も、他製品マニュアルのリリースが続きます。

継続してマニュアルの品質を保てるように、標準化のガイドラインを作成しました。

執筆規約

統一すべき表現や用語を抽出して、独自の用字・用語の執筆規約を作成しました。

複数のご担当者による執筆、改版時における表現や用語のゆれを防止し、品質の均一化をはかることができます。



デザインテンプレート

お客様でも更新できるよう Word テンプレートをご用意いたしました。

章タイトル、・節タイトル、小見出し、操作手順のスタイル付けをし、クイックパーツの設定などを行いました。

テンプレートはお客様からの使い勝手のフィードバックをいただきながら、使いやすいように改良を重ねております。

wordテンプレート