横河電機株式会社様の課題
横河電機様は、制御、計測、情報の各分野で、単に製品を提供するだけにとどまらず、お客様の経営から生産現場までの企業活動全体を対象にしたトータルソリューションを提供しています。
製品のマニュアルについても、自社内でマニュアル制作を行い、マニュアル制作プロセスの改善や個々のテクニカルライティングスキル向上にも意欲的に取り組んでおられます。組版コストの削減や効率的な翻訳管理を目指し、DITAを使ったCMSも導入済みでした。
今回、これまで取り組んでこられたマニュアル制作のスキルアップの成果を客観的に検証するため、当社のコンサルティングをご利用いただきました。
加えて、文章品質の向上のため、トピック指向ライティングの徹底を図りたいという課題をお持ちで、この点のヒントを得たいとお考えでした。
ヒューマンサイエンスのソリューション
まずは対象となるマニュアルの選定を行い、わかりやすさ、読みやすさ、探しやすさなどの観点で、既存マニュアルの評価・分析を行いました。その際、評価・分析の1つの観点として、文章が再利用しやすいように書かれているかの検証を詳しく行いました。それがDITAを効果的に活用するための重要な要素となるからです。
その評価結果について、関係者一同を集めた報告会という形で認識を共有し、マニュアルの改善に関する合意形成を行いました。
そして、実際にライティングを担当しておられるライターの方々向けにトレーニングを実施しました。
トレーニングの内容
・お客様の実際のマニュアルを講習テキストとして使用。
・受講者が多くいらっしゃったため、同じ内容のコースを2回に分けてご提供。
・マニュアル分析結果をもとに「目次構成の改善」「文章表現のブラッシュアップ」 「レイアウトの再考」などのポイントを中心に、演習を織り交ぜながら講義を実施。
・演習問題での題材を用いて、どのように改善できるかをグループでディスカッション。
教材イメージ
本事例に関連する詳しい情報は以下をご覧ください。
コンサルティングで得られた成果
評価・分析によりマニュアル制作の現状の問題点と改善点を明確化できました。加えて、トレーニングにより、マニュアル改善の具体的な方法も共有していただけたので、お客様の社内で一気に改善を進められる態勢が整いました。
特に、お客様の実際のマニュアルを使ってトレーニングを個別に企画して実施することで、参加者の理解度やコミットメントの度合いも全く違ってきます。今回も、汎用的な教材を使用してのトレーニングとは明確に異なる成果が得られました。
お客様の声
“
実際に弊社で制作しているマニュアルを使って、改善すべきポイントを絞って説明してくださったので、とても分かりやすかったです。
演習で取り上げられた既存のマニュアルに対する指摘は、改めて納得するもので、とても参考になりました。
「制作会社」の立場から業界でもスタンダードとなる客観的な意見を聞けたため、視野が広がり、内製だと気づきにくい点が分かって大変勉強になりました。
マニュアルに改善が必要だと感じていても、既存の記載との統一をどうするかといった点や、開発担当者とのすり合わせが難しく、どのような改善が有効か悩んでいました。この課題に対し、改訂の方針やレビュー時のチェックポイントについて、事前にステークホルダーと合意形成をとること、完成イメージを共有できるサンプルを作成することをアドバイスいただき、ぜひ弊社でもこのアイデアを取り入れたいと思いました。
グループディスカッションを通して受講メンバーから挙げられた課題に対して、問題点をブレークダウンして改善案を解説していただけたので、大変分かりやすく、参考になりました。
”
ヒューマンサイエンス担当者から
ハードウェア、ソフトウェアの両方を含む、4冊のマニュアルを題材としてセミナーを行いました。
製品仕様に精通したライターの方々がマニュアル作成を担当しておられましたので、現状の記載は正確かつ十分な内容でしたが、トピック指向ライティングを徹底して情報整理を実現するための更なる気づきを必要としておられました。
今回のセミナーでは、「目次の改善」、「文章のブラッシュアップ」、「レイアウトの再考」などをテーマに、受講者の皆さまにワークショップを実施し、問題点・改善点を共有していただくことができました。
DITA特有の制約がある中で、既存マニュアルの文章を再利用しやすいように引き上げていくアプローチを検討することができました。
自社製品のマニュアルを内製されているご担当者様方にとって、他社や制作会社がどのような取り組みをしているかという実例を知る機会はなかなかありません。制作会社としての立場から、さまざまなお客様の事例やノウハウをお話しすることによって、内製支援の一助となればと思います。
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