社内で作成していた生産管理システムマニュアルをアウトソース。開発エンジニアの負荷を削減

 

JBアドバンスト・テクノロジー株式会社　概要

・設立：1950年

・資本金：4億2,660万円

・従業員数：

　193名　（2018年4月1日現在）

・事業内容：

　ハードウェア/ソフトウェアおよび

　生産管理PKGの開発、製造、販売

 ご利用サービス

マニュアル作成

背景

JBアドバンスト・テクノロジー株式会社（以下JBAT、敬称略）は、ソフトウェアソリューション、プリンティングシステム、エコロジー、セキュリティ関連分野の情報システムを構築しているソリューションメーカーです。

 

自社開発製品である生産管理システム R-PiCS（アールピックス）は、国内・海外合わせて600サイト以上の導入実績を誇ります。

 

R-PiCS製品サイト

http://www.r-pics.com/

導入前の課題

マニュアル作成担当のエンジニア1人に依存。リソース不足を解消したい。

 

R-PiCSの操作マニュアルは従来、社内の開発エンジニア1名が専属で作成していましたが、エンジニアの負荷を減らすことが課題でした。

そこで、新バージョンリリースのタイミングで外部委託することを決定しました。

しかしながら、マニュアル作成のアウトソーシングが初めてということもあり、

 

・生産管理の分野で内容が難しい。専門知識がなくても書くことはできるのか。

・製品理解、画面キャプチャのために常駐が必要なのではないか。

・仕様書が十分ではないが、書くことはできるのか

 

という懸念をお持ちでした。

 

そのような中、2016年8月にWebサイトをご覧になり、お問い合わせをいただき、数社による選定が行われました。

 

ヒューマンサイエンスを選んだ理由

作成時の進め方が明示され、確実な制作進行が期待できた

 

・提案内容

「製品理解～目次設計～サンプル制作～執筆」といったプロセスで何をしていくのか明示されていて、段取り・進め方がイメージしやすかったです。実績からも、仕様書がなくても、画面を操作しながら確実に作成してくれると感じました」
（ソフトウェア開発事業部　R-PiCS開発部松下　智孝様）

 

・見積

「ヒューマンサイエンスの見積は他の会社より少し高かったのですが、作業項目ごとの明細があって、対応範囲が明らか。どこまで対応できるのか、できないのかが最初から明示されており、予算が膨らむリスクが少ないと感じました。」
（ソフトウェア開発事業部　R-PiCS開発部松下　智孝様）

 

導入のプロセス

1. 生産管理編のマニュアル作成（Word約500ページ）

2016年7月　キックオフ・目次設計・サンプル提示

予算調整後の2016年7月にキックオフを実施し、スケジュールや進め方のすり合わせを行いました。

JBATからは

・実機環境（クラウド環境）

・仕様一覧

をご提供いただき、目次案、サンプル作成を行いました。

 

2016年8月　執筆

目次案・サンプルにフィードバックをいただき、方針を確定したのちに量産作業に移行。

クラウドでご提供いただいたデモ環境で実際のシステムを操作しながら、執筆・キャプチャ取得を進め、マニュアルを完成させました。

 

2016年11月　納品

 

2．販売管理編のマニュアル作成（Word約500ページ）

2017年7月開始～11月納品

生産管理編と同じプロセスで、制作を進行しました。

導入効果

エンジニア負荷を軽減

当初の目的のエンジニアの負荷を外部に委託することに成功。

エンドユーザの使いやすさ向上というマニュアルの改善にもつながり、製品サポート担当者の負荷軽減にもつながりました。

ヒューマンサイエンスへの評価

「社外の人間がマニュアルを書けるのか」と懸念していましたが、品質に満足しています

生産管理システムという専門知識がいる分野だけに、「社外の人間が書けるのか」「常駐や派遣で製品を理解してもらう必要があるのでないか」と懸念していたのですが、仕様一覧、実機環境から仕様把握して、リモート環境でも問題ない対応でした。マニュアルの仕上りに満足しています。

着実に制作を進めていただけたので、「生産管理編」に次ぐ「販売管理編」も安心してお任せできました。

 

データ入力が必要な個所があることを考えると、JBAT側で画面キャプチャデータを要したい方がよいと考えていたのですが、最終的にはお任せすることができ、エンジニアの工数を減らすことができたのが良かったです。

 

また、見積では、初校までの対応という作業前提でしたが、初校に対するフィードバックの反映作業も対応してくれて助かりました。

予算の中で、作業優先順位をつけた対応もよかったです。

（ソフトウェア開発事業部　R-PiCS開発部松下　智孝様）

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