標準化と内製/アウトソース枠組み構築で マニュアル作成業務の効率化とコスト削減を実現

テクノプロ・ホールディングス株式会社　概要

・設立：2012年4月

・資本金：69億2966万9600円

・従業員数：24,956名
　（2020年6月末現在、グループ連結）

・事業内容：各種技術領域における研究開発や
　商品開発などを提供する株式会社テクノプロ
　をはじめとするグループ会社の統括・運営

 ご利用サービス

・マニュアル作成

・ガイドライン整備

・マニュアル制作支援（アウトソース）

背景

テクノプロ・グループは、技術系派遣約20,000人以上の技術者･研究者を擁する国内最大規模の技術系人材サービスを展開しています。

様々なM&Aや企業統合を経て、2014年には持株会社であるテクノプロ・ホールディングス傘下の事業会社を再編成して現在の体制になりましたが、当時はまだ社内システムやポータルサイトが統一されていませんでした。

そこで、情報システム管掌の安達様が陣頭指揮を取り、情報システム部門主導でシステム統一を進めてこられましたが、その際に各社で別々に管理、運用されていたマニュアル類の整理・統一も大きな課題としてあがってきました。

2016年11月に、プロジェクトご担当者より「社内の事務手続きやシステム操作などに関する社内マニュアルを標準化したい」というご相談をいただき、2020年7月現在までマニュアル関連業務のサポートをさせていただいています。

テクノプロ・グループには毎年3,000人ほどの社員が新たに入社されており、数多くの人材に効率的に業務を進めてもらうために社内マニュアルの改善に取り組まれていました。

すでに各社それぞれが作成した300冊以上のマニュアルがあり、社内で1年以上かけて改善を進められていたとのことですが、品質と体制についての以下のような課題を抱えてらっしゃいました。

＜マニュアル品質の課題＞

・業務の目的や位置づけが記載されていないため、社員の業務理解が進まず業務のミスや問い合わせが多い

・マニュアルによって、レイアウトや記載内容、文章の書き方がバラバラで統一されていない

・担当者が忙しいと、マニュアルの出来上がりの品質にバラつきがある

＜体制/ワークフローの課題＞

・制度改定や新システム導入に伴って、月に30冊以上の改定が発生することもあり、担当者への負荷が集中する

・マニュアル関連の作業が担当者に属人化しているため、他の人の手が空いていても手伝うことができない

ヒューマンサイエンスのソリューション

品質と体制の両面に課題がありましたので、マニュアルの改善と併せて、継続的に作成・運用できる体制とワークフローの整備をご提案させていただきました。

1) マニュアル改善方針の設計

2) マニュアル作成体制とワークフローの整備

3) アウトソースでのマニュアル改善実施

改善実施までのプロセス

まずは現状分析でマニュアルの課題を見える化（2016年12月～2017年1月）

2名の評価者によるマニュアル評価を実施。「使い手目線のわかりやすさ」と「作り手目線の管理しやすさ」の観点でマニュアルの分析評価を行い、現状の課題とあるべきマニュアルの姿を見える化しました。

報告会では、業務のご担当者だけでなく執行役員の方にもご参加いただき、今後の改善の方針についての関係者全員での合意形成を図ることで、以降の取り組みをスムーズに進めることができました。

パイロットプロジェクトによる検証と最適化（2017年2月～3月）

合意した方針に基づいて、パイロットとして1冊のマニュアル改善を実施。実際にプロジェクトを進行することで方針に課題がないかを検証したうえでお手本マニュアルとマニュアル作成ガイドラインを整備しました。パイロットプロジェクトを通して量産に向けた最適化を行うことで、後工程での大幅なやり直しを防ぐことができます。

ワークフロー設計（2017年 4月~6月）

セッションを通して、現状のマニュアル作成のワークフローと課題を見える化。これまで属人化していたマニュアル作成業務について、社内ですべきことと社外（アウトソース）できることを整理し、役割分担を明確にしました。

マニュアル改善実施（2017年 7月～現在）

ガイドラインと新しいワークフローに従って、マニュアル全体の改善に着手。主要なマニュアルの改善を完了し、現在でも新たに必要となるマニュアルの作成や更新に対応しています。

導入の効果

「標準化とアウトソースの枠組みの整備で、マニュアル作成業務の効率化とコスト削減を実現できました」

以前は、内部システムの改定や制度改定で突発的に発生するマニュアル作成に追われ、品質・納期のコントロールが困難でしたが、標準化とアウトソースの枠組みを整備することで一定の品質のマニュアルを短納期で作成・運用することができるようになりました。

当初はヒューマンサイエンスへのアウトソースでの作成がメインでしたが、現在では社内負荷とコストのバランスを考慮して、新規や大幅な改訂が必要となるマニュアルはアウトソース、小規模な改訂は担当部門で内製対応という役割分担で整備/運用が続いています。標準化によって依頼先の選択肢が増えたことで、結果的にマニュアル作成業務の効率化とコスト削減を実現できています。

長い付き合いになりましたので、弊社の業務やシステムについての理解が進み、少ないインプットでも限られた期間に目標品質のマニュアルを作成してくれることもありがたいですね。

ヒューマンサイエンスへの評価

「社内マニュアル管理・運用の相談先として頼りにしています」

マニュアル評価から標準化までのプロセスでお付き合いが始まりましたが、今ではマニュアル作成のアウトソース先としてだけではなく、社内マニュアルに関する様々なニーズに対する相談先となっています。例えば、1,000名を超えた外国人社員に向けたマニュアルの多言語化、動画マニュアルへの対応、マニュアル管理システムの導入検討など、刻々と変わっていく社内ニーズに対して、ヒューマンサイエンスと協力して対応してきました。

業務マニュアルは一度作ったら終わりではなく、継続して改善・運用していく必要がありますので、今後もマニュアルのプロとして弊社の業務改善につながるサポートを期待しています。

関連サービス

マニュアル制作・取扱説明書制作