貨運物流システムのマニュアル作成
短期間の制作代行で、開発業務の負荷を軽減

株式会社ＮＴＴデータ関西　概要

・設立：1990年3月7日

・資本金：4億円

・従業員数：1,002名 (2022年4月1日現在)

・事業内容：

　・データ通信システムの開発および保守の受託、販売ならびに賃貸

　・データ通信システムに係るソフトウエアまたは装置の開発および保守の受託、販売ならびに賃貸

　・情報システムに係る建設工事、その他の建築工事および設備工事の請負

　・上記に付随する調査・研究・研修・コンサルティング 他

・海貨業務システム：https://www.nttdata-kansai.co.jp/kaika/

ご利用サービス

・マニュアル制作サービス

プロジェクト概要

―― ご所属が「第一法人事業部バックオフィスソリューション担当」とのことですが、今西様、小寺様の業務内容について教えてください。

今西様：バックオフィスソリューション担当の中でも、貿易物流ビジネスを展開されている企業様のシステム開発を担当しています。例えば、輸出入の手続き周りを代行する海貨業の企業様はじめ貿易物流業界に対してソリューションを提供しています。

―― 今回は特定のお客様向けの海運物流システムの操作マニュアルの制作ということでお声掛けいただいたのですが、お問い合わせに至った背景などをお聞かせいただけますでしょうか。

今西様：今回のシステム開発のプロジェクトは、2020年12月に発足、2022年3月納期で始動したのですが、2021年10月下旬にリーダー層のメンバー2名の欠員がありました。人員補充などプロジェクトの立て直しをしたのですが、開発業務の中で、マニュアル作成が宙に浮いてしまいました。そこで、専門業者に委託することを決定し、ＮＴＴデータグループ企業内での実績があったヒューマンサイエンス社に問い合わせをしました。

大変急いでいたので、打合せを経て、そのままお願いをしました。

―― 実際にプロジェクトを開始していかがだったでしょうか。

小寺様：2021年12月中旬ごろにキックオフミーティングを実施し、12月末から1週間でシステム操作の説明を行いました。スケジュールがとてもタイトで、1月末には200ページのマニュアルのドラフト版、かつ1月の2週目から4週目まで毎週、業務ごとのドラフト版を五月雨に提出、最終版を2月末に納品する必要がありました。制作期間が短い状況にもかかわらず、納期を守っていただけたのは有難かったです。

また、今回は海貨システムに加え、系列企業のイントラマートという特異性のあるシステムも関連していました。ライターの方は使用経験がないにも関わらず、どういったところをマニュアルに記載したらいいかという点で、ポイントをつかむのが早いという印象を受けました。

最初からこのシステム開発業務に携わっている立場からすると、「本当に1、2週間でできるのな」という不安が、正直最初はあったのですが、要点を絞った的確なマニュアル作成をしていただけたなと思っています。

さすがプロのマニュアルの専門業者だなと感じました。

―― マニュアルの品質面ではいかがでしたか？

小寺様：100点ではないにしても、この限られた時間の中では及第点以上です。その後、お客様からのご指摘もありましたが、それは弊社側が説明していなかったものだったので、それ以外の部分では問題ありませんでした。

―― コミュニケーションの面ではいかがでしたか？

小寺様：改善点としては、対面でお話できなかったということもありますが、コミュニケーションの頻度を増やせばよかったなと思っています。そうすれば、システム機能などの質問にも即時回答ができて、よりマニュアルの精度を高めることができたのではないかと思っています。

例えば、提出された原稿にはライターの疑問点がコメントとして書かれていたりしたのですが、執筆中などに質問のやり取りがあれば、こちらも早め早めで対応することで、原稿の精度を揚げられたかな、というのはありました。

―― 総評としてはいかがでしょうか。

今西様：プロジェクトマネージャーというポジションで、ヒューマンサイエンスさんの動きを評価させていただくとしたら、QCDどの点をとっても大満足です。初版のファイルを開いたとき、「初めて見るシステムのマニュアルを、これほどの短納期でありながら初版で一定レベル以上の原稿を出してこられたのは、さすがプロだな」と思いました。

今回のお客様向けに、機能拡張のプロジェクトが8月には開始される予定なので、ぜひまたヒューマンサイエンス社、同じ担当のライターの方にお願いしたいと考えております。

取材ご協力：
株式会社ＮＴＴデータ関西
第一法人事業部
バックオフィスソリューション担当
今西 真理 様
小寺 貴士 様

関連サービス

マニュアル制作・取扱説明書制作