事例紹介

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株式会社ミロク情報サービス様

データ一元化によるマニュアル制作運用の効率化を実現

データ一元化によるマニュアル制作運用の効率化を実現

 

株式会社ミロク情報サービス 概要

・設立:1977年11月

・資本金:31億98百万円(2021年3月末現在)

・従業員数:1,891人(2021年3月末現在)

・事業内容
 ・税理士・公認会計士事務所およびその   顧問先企業向けの業務用アプリケーション   ソフトの開発・販売
 ・汎用サーバー・パソコンの販売、サプライ用品の販売並びに保守サービスの提供
 ・経営情報サービス、育成・研修サービス、コンサルティングサービス等の提供

ご利用サービス

・マニュアル改善コンサルティング

・マニュアル・ヘルプ作成

・Wordプラグイン開発

背景

年間800以上の改訂。500冊、1万ページ超のマニュアルを運用


ヒューマンサイエンス(以下HS):マニュアル制作・運用体制についてお聞かせていただけますか?


ミロク情報サービス様(以下MJS):株式会社ミロク情報サービス株式会社(以下MJS、敬称略)は財務・会計業務を中心としたERPシステムを開発・販売しています。

会計、資産管理、人事給与、販売管理とアプリケーションソフトが11種類、かつ大企業、中小零細企業向けがあり、マニュアルは500冊、1万ページを超えます。

法改正と機能改良に伴った改訂作業も頻繁に発生し、年間改版数は800以上。

大規模なマニュアルを、製品カテゴリ(会計、資産管理、人事給与、販売管理、税務申告)ごとに開発者約40人と製品サポートを行う製品企画開発部の担当者がWordベースで運用していました。(石川様)

導入前の課題

正式販売に向けて、ユーザー向けの正規のマニュアルを作成したい


HS:マニュアルに関してどのような課題をお持ちでしたか?


製品開発・サポート本部 
製品企画開発部
石川 暁子 様
石井 真依 様

MJS:大きく2つの課題がありました。

1つ目の課題は、「マニュアルがわかりにくく、コールセンターへの問合せが尽きないが、どのように改善すればよいかわからない」という点です。

検索性が悪く、欲しい情報が見つかりにくかったり、頻繁にある改訂箇所がユーザーにとってわかりにくかったりで、マニュアルが活用されていない状況でした。


2つ目の課題は、マニュアルデータ管理、改訂の負荷が大きいことです。


マニュアルはPDF、HTMLの2つの形式で提供していますが、それぞれWord、RoboHelp(CHM、Web形式)で作成しており、それぞれデータを二重で管理している状態でした。

マニュアルの種類は今後更に増加し、個々のバージョンも増える一方であるため、そのデータを管理するシステムが必須でした。

かといって、マニュアルは開発者が執筆したり、サポートメンバーが顧客別にカスタマイズしたりする必要があるため、誰もが使用できるWordで一元管理して工数を削減したいと考えていました。(石川様)

選定プロセス

HS:ヒューマンサイエンスにお声かけいただいた経緯と発注の理由について教えていただけますか。


MJS:Webで検索し、2016年にヒューマンサイエンス社に問い合わせをしました。マニュアルの品質改善、データの一元管理それぞれ3~4社に声をかけ、コンペを実施しました。


まず、マニュアル品質改善については、以下の実績・提案内容を評価し、ヒューマンサイエンス社に決定しました。

・会計ソフトマニュアルの制作実績があり、統合基幹系の業務に関する知見を期待できること

・マニュアル改善を3か年で計画・実施する課題解決に向けたPDCAサイクルの提案があったこと


データの二重管理については、マニュアルの改善のスタートから1年後、改善の第一段階がひと段落した2017年にコンペを実施し、以下の点を評価し、決定しました。


・Wordオリジナルのプラグインを開発し、データ管理、ワンソースマルチユースを実行する提案内容

・スモールスタートで長期的な視野での業務プロセスおよび品質改善を期待できる

・プラグインのアジャイル開発なので、スモールスタートで調整が効きそう

・CMS構築よりもリスクが少ない

(石川様)

導入プロセス

HS:プロジェクトをどのように進めたか教えていただけますか?


MJS:2016年6月からマニュアルの改善に着手しました。優先度の高い「会計」マニュアルをモデルケースとして、1年間で以下のことを実施しました。


1. マニュアル分析・評価

 課題と改善ポイントの整理

2. プロトタイプマニュアルの作成

 ・課題の解決手法の検討

 ・指摘事項の反映

3. 標準化

 ・ガイドラインの整備

 ・指摘事項の反映

 ・テンプレート作成 等

 ・目次設計


そして、翌2017年の8月から2018年にかけて、Wordでの一元管理のためのプラグイン開発を実施しました。2018年の運用開始後も、プラグインは何度かの改良を重ねて現在(2021年)に至っており、当初はクラウド製品のみだった対象マニュアルも徐々に増えています(今後さらに拡大することを視野に入れています)。同時に、マニュアル品質標準化ルールやWordテンプレートの整備なども並行して継続中です。2019年末から昨年にかけては、オンプレミス製品のマニュアルを対象にした新ルールとテンプレートの整備を進め、昨年末から運用を始めました。 (石川様)

導入効果

HS:マニュアル品質改善、データの一元化で業務課題は解決されましたか?


製品開発・サポート本部 
製品企画開発部
石川 暁子 様
石井 真依 様

MJS:マニュアル制作にあたっての統一ルールができて、整備が進んだことがなにより良かったです。

1製品あたり1万ページもあるデータが一元管理できるようになったことも大幅に工数の削減ができ、社内の制作・管理工数の負荷は明らかに減りました。(石川様)

ヒューマンサイエンスへの評価

HS:ヒューマンサイエンスへの評価、今後の期待などあればお聞かせください。


MJS:ヒューマンサイエンス社とは2016年からのお付き合いとなりますが、マニュアルの内容、Wordやプラグインの技術上の問題、執筆ルールの整備と運用など、いろいろな面での相談ができるよきパートナーです。随時発生する大量のマニュアルの改訂に柔軟に対応してもらえる点も助かっています。今後も、長期的な視野でのマニュアルの改善のサポートを期待しています。

マニュアルコンサル成果物

右:マニュアル評価レポート、左上:執筆基準(ガイドライン)、左下:マニュアル品質基準

Wordプラグインイメージ

Wordプラグイン画面



出力されたHTML

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