Confluenceを使用したマニュアル作成事例マニュアル作成の工数を軽減し、情報共有・バージョン管理のしやすさを実現

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・マニュアル作成

*Confluenceとは

企業版Wikiです。マニュアル作成／管理ツールとして利用することで、情報共有、大量文書の定型処理、バージョン管理などが実現できます。

背景

デンタルシステムズ株式会社（以下デンタルシステムズ、敬称略）は、POWER4Gという歯科医師、助手が使用する歯科用カルテ、レセプトシステムを開発・販売・サポートしている会社です。

法改正などにともない、POWER4Gの更新頻度は少なくありません。機能の追加や画面の変更などが進む一方で、マニュアルの改定が追いついていない状況がありました。

2018年7月に、代表取締役社長の岩室様より「現行システムとマニュアルの記載内容を一致させたい」とお問い合わせいただきました。

POWER4G　製品WebサイトURL

https://dentalsystems.jp/products/

ご依頼時の課題

「改定がしづらく、システムの更新にマニュアルが追従できない」

デンタルシステムズではWordでマニュアルを作成していましたが、以下のような課題を感じていました。

コールセンター業務におけるオペレーター対応のサービス向上にもつながるため、ユーザーの顧客満足度向上策の一つとして積極的に取り組んでいます。

「システムの更新頻度に、マニュアルの改定が追いつかない」

「継ぎ足しながら作成しており、まとめて読むべき情報が散在している」

「マニュアルが複数ファイルに分かれており、一元的に管理したい」

「掲載画面の更新を含め、マニュアルの記載内容を短期間で一新したい」

「オンラインマニュアル化をしたい」

という課題をお持ちでした。

そのような中、2017年11月に弊社Webサイトをご覧になり、お問い合わせをいただき、数社による選定が行われました。

改善前のPOWER4Gマニュアル

ヒューマンサイエンスを選んだ理由

「課題の解決・短期間での作成を同時に行う、柔軟な対応力が決め手」

マニュアルの作成面・管理面についての課題を解決しつつ、短期間で約300ページのマニュアルを作成したいというご依頼を受けました。そこで、ヒューマンサイエンスでは以下の2点をご提案しました。

①複数のライターによる執筆

ヒューマンサイエンスにはライターが多数在籍しているため、納期に合わせて柔軟に対応できることをお伝えしました。

②Confluenceの導入

マニュアルの改善だけではなく、作成・管理の負担を軽減するためにツール導入をご提案しました。

短期間でマニュアルを作成できること、課題解決のためにConfluenceの導入をご提案したことなど、ヒューマンサイエンスの柔軟な対応力を高く評価くださり、選定いただきました。

マニュアル作成のプロセス

2018年7月

（1）Confluenceを導入してスタイル調整と出力テストを行いました。

（2）目次構成案およびサンプル原稿を作成しました。目次構成案では、画面構成や目的別の見出しを設け、ユーザー目線に立った入り口を用意しました。サンプル原稿では、説明文や補足事項など文章の書き味についてご確認いただきました。

2018年8月～9月

Confluenceを使用してマニュアル作成を行いました。

Confluenceではデータを一元管理できるため、ライター3名で同時に原稿を編集しました。また、適切なアドオンを選定してPDFに書き出すことにより、DTPに工数を割くことなくワンソースでデータを出力できました。

効率的に作業を行った結果、2か月間で300ページ以上の新規マニュアルを作成できました。

Confluenceのソースデータ

ConfluenceからPDFへの出力

ご依頼後の効果

「マニュアルの情報を管理しやすくなった」

「構成が一新され、文章の書き方やフォーマットが統一されたため、マニュアルの分かりやすさが大きく改善されました。

PC・モバイル端末のどちらにも対応できるレスポンシブデザインを採用しており、ユーザビリティは大きく向上しています。初心者ユーザー向けの動画マニュアルも好評です。

また、Confluenceを導入したことで、複数のファイルに分かれていたマニュアルを一元管理できるようになりました。PDFにスムーズに書き出せるため、お客様へ迅速に配布できるようになりました。

今後は、社内の情報共有ツールとして活用するなど、様々な使い方を検討しています。（代表取締役社長岩沼様）」

ヒューマンサイエンスへの評価

「Confluenceの導入、短期間でのマニュアル作成と、非常に満足しています」

「Confluenceの導入からマニュアルの作成まで、プロジェクトの進行をリードしていただき、助かりました。Confluenceについての知見を活用した提案や、短納期での完成を実現するために情報量を調整するといった柔軟な提案のおかげで、当初の課題を納期内に解決できました。

また、歯科についての専門知識がなくても、実際にPOWER4Gを操作し、不明点を整理したうえでマニュアルを仕上げていただきました。想定よりこちらの手間も少なく、非常に満足しております。

POWER4Gの仕様は日々更新されますが、直感的に操作できるConfluenceを導入したため、社内でも簡単にマニュアルを修正できます。そして、今後マニュアルを大幅に改定する場合にも、頼れる先が見つかり安心です。（代表取締役社長岩沼様）」

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マニュアル制作・取扱説明書制作