属人的だった社内マニュアルを整備し、社内で更新し続けられる仕組みとして確立

導入の決め手は、“自社独自システムでも骨子作成から伴走し、安心して任せられる提案力”。
今回の取り組みでは、業務マニュアルと操作マニュアルを整備し、誰が見ても同じ手順で進められる共通ドキュメントとして一本化。
納品後は、社内から「わかりやすくなった」「迷わず使える」といった声が自然にあがり、少しずつシステム理解の定着につながっています。

取材ご協力：
コーポレートサービス部 部長　藤江様
コーポレートサービス部 課長代理　三井様
コーポレートサービス部 課長代理　山本様

株式会社NTTデータNJK 概要

・設立：1973年11月

・資本金：1億円

・事業内容：システム開発、エンベデッド、ソリューション&サービス

ご利用サービス

・業務マニュアル作成
・操作マニュアル作成（Word・PDF納品）

プロジェクトの背景・課題

――HS：最初にヒューマンサイエンスへご依頼いただいた経緯や当時の課題についてお聞かせください。

藤江様：私たちが使っている「プロジェクト採算管理システム」は、20年以上前から自社で開発し、全社のプロジェクト収支を管理してきました。
ただ、長年使っているにもかかわらず、まとまったマニュアルが存在せず、利用方法は先輩から後輩へと口伝で伝えるしかありませんでした。
契約単位でプロジェクトを作成する仕組みですが、その作り方自体がわからない社員も多く、理解するまでに二重の工数が発生していました。

山本様：はい。現場から「使い方がわからない」という指摘がありました。
マニュアルを作るノウハウが社内にない上、リソースも割けず、制作を進められない状況でした。社長も「このままではいけない」と課題として強く認識していました。

ヒューマンサイエンスを選んだ理由――決め手は提案力と安心感

――HS：数ある制作会社の中で、弊社をお選びいただいた理由について教えてください。

藤江様：最初は、独自システムのマニュアルは外部には作成してもらえない、システムを全て把握しなければ作れないのではと思っていたんです。
そこでNTTデータ本体の調達部門に相談したところ、ヒューマンサイエンスさんの紹介がありました。他社には声をかけず、御社だけに相談しました。

実際にお会いした際、最初に「こういう流れで作れます」という骨子案を出していただきました。
未知のシステムでも「まず作ってみます」と言ってくださり、安心感がありました。「一緒に進めていける」と思えたのが依頼の決め手です。
そういったお言葉や骨子案にはとても安心でき、外部の会社であってもここまで任せられるのだとわかりました。

導入効果と社内の反響

――HS：納品されたマニュアルについて、どのような印象をお持ちでしょうか。

藤江様：まず「見やすく整理されている」という点で感動しました。社員が自作するマニュアルはどうしても文章の寄せ集めになりますが、作成いただいたマニュアルは冊子のように整理され、見た目もプロ品質でした。
「プロが作るとここまで違うのか」と驚きました。WordやPDFで納品いただいたので、社内でも更新しやすいです。

また、納品後に社内ホームページで自発的に「使いやすいマニュアルを作ってくれて助かりました」と投稿がありました。アンケートをとらなくても、現場から自然に感謝の声が出たことは大きな成果でした。不満やクレームはなく、利用者にスムーズに受け入れられました。

＜納品後の反響＞

• ・社内マニュアルが整理され、使い方がわかりやすくなった
• ・利用者から自然に「助かる」「わかりやすい」といった声があがった
• ・マニュアル制作にかかる負担が軽減された

――HS：制作過程での進め方についてはいかがでしたか。

藤江様：当初は「情報をすべてこちらから出さないと進まないのでは」と思っていましたが、ヒューマンサイエンスさんがまず骨子を作ってくださり、それに対してコメントを加える形で進行できました。こちらの負担が減り、安心して進められました。

三井様：さらに、途中で担当者が変わっても品質が落ちませんでした。誰が担当しても同じクオリティで納品いただけたのは安心でした。

藤江様：そうですね。「誰と進めても同じように対応してくれる」という点はとても信頼できました。

今後の展望

――HS：今後のマニュアル整備についてのお考えをお聞かせください。

藤江様：現在も利用グループ別に複数のマニュアル制作を進めています。当初は「コア部分は自社で、外部には一部だけ依頼」という想定でしたが、納品されたマニュアルの品質を見て「すべて任せても良い」と考えが変わりました。引き続きお願いしたいと思っています。
さらに、弊社の他部門でもマニュアル作成をしていますが、それらについて外部へ委託できる可能性が広がりました。社内体制だけでは限界がありますので、今後もパートナーとして支援いただきたいです。

ヒューマンサイエンス担当者より

今回のプロジェクトでは、20年以上利用されてきた独自システムに初めて体系的なマニュアルを整備するという挑戦でした。未知のシステムであっても、まず骨子案を提示し、それにコメントをいただきながら内容を具体化していく進め方を取りました。この進め方により、お客様側の負担を抑えつつ、必要なマニュアルを形にしていくことができました。
関係者の皆様には、限られた情報の中で丁寧にご協力いただきました。心より感謝申し上げます。今後も業務マニュアル制作、操作マニュアル制作、さらにはAIやFAQとの連携など、業務の効率化と情報活用の幅を広げる支援を続けてまいります。