人事・給与システム刷新に伴い、約2,000ページの業務マニュアルを全面リニューアル ー現場に即したマニュアルで属人化の解消と問い合わせ削減を目指す ー

取材ご協力
櫻川 知子 様
当時ご所属：ブリヂストンファイナンス株式会社 HRプロジェクト推進課
※現在は株式会社ブリヂストンへ帰任され、新部署に在籍

株式会社ブリヂストン　概要

資本金：1,263億5,400万円（2024年12月31日現在）
事業内容：プレミアムタイヤ事業、ソリューション事業、化工品・多角化事業、探索事業

ご利用サービス

・マニュアル評価・分析・改善提案サービス
・マニュアル制作サービス

プロジェクトの課題と背景

システム刷新に合わせて、全社で活用できるマニュアルを整備したい
ブリヂストン様では、全国の事業所で運用されている人事・給与システムの刷新に伴い、業務マニュアルの全面的な見直しが必要となっていました。
システムベンダーよりExcelベースのマニュアルは提供されていましたが、機能単位の説明が中心で、実際の業務フローとの繋がりが薄く、現場での活用には課題がありました。
また、各拠点では、担当者が独自にまとめたノウハウ資料（いわゆる“虎の巻”）が運用されており、マニュアルの運用方法にばらつきが見られるなど、業務の進め方が個人に依存しやすい状況となっていました。
このような背景から、全社で業務の進め方を統一できるように「自社固有の業務フローに対応した、誰にとってもわかりやすい実用的なマニュアルを整備したい」とブリヂストン様からの要請を受け、マニュアル改善をご支援しました。

ヒューマンサイエンスを選んだ理由

ヒアリングカ・提案力・制作実績が決め手に
課題解決に向けて3社によるコンペが行われる中、弊社は現状を的確に把握したうえでの改善提案力や、限られた時間で要点を引き出すヒアリング力、そして過去の実績に基づいた制作体制が高く評価され、制作パートナーとしてブリヂストン様にご採用いただきました。

●Before／Afterのイメージが明確な、具体的でわかりやすい改善提案
既存マニュアルの課題に対して、改善前と改善後の姿を対比させた提案を弊社から行いました。完成後のイメージをブリヂストン様と共有することで、制作方針についてスムーズにご理解いただけました。

●短時間で要点を的確にとらえるヒアリング力
常駐による業務理解のためのヒアリングを提案する企業もある中で、弊社はご担当者様のご負担を最小限に抑えつつ、必要な情報を効率的に抽出する進め方をご提案しました。特に多忙な導入初期において、スピード感を保ちながらも、業務理解やマニュアル作成に必要な要点を的確に引き出す弊社のヒアリング力がブリヂストン様から高く評価されました。

●システム開発と並行して進めるマニュアル制作の豊富な経験
弊社は基幹システムなど大規模な開発案件においても、計画や仕様の変化に柔軟に対応しながら、進行管理と品質維持を両立できるノウハウを多数蓄積しています。こうした実績をもとに、安心してお任せいただける体制としてブリヂストン様から信頼をお寄せいただきました。

プロジェクト体制と進行

多職種の専門チーム体制で「品質」と「スピード」を両立したプロジェクト推進

ヒューマンサイエンスでは、多職種の専門人材によるチーム体制で、品質とスピードの両立を実現しました。
• マネージャー兼コンサルタント（1名）：全体統括、制作方針提案、業務ヒアリング
• ディレクター（2名）：品質管理、進行管理、全体設計
• テクニカルライター（6〜7名）：業務・操作マニュアル執筆
• チェッカー（2〜3名）：表記ゆれ、構成、整合性などの品質チェック

ブリヂストン様との週次の定例ミーティングを通じて、認識合わせ・スケジュール調整・レビューを丁寧に行い、状況にあわせて柔軟に対応しながらプロジェクトを推進しました。

マニュアル整備のプロセス

●制作方針の策定
既存マニュアルを評価し、課題と改善点を可視化。Before／Afterの比較サンプルを弊社から提示し、完成形のイメージをブリヂストン様と共有した上で、具体的な制作プランを立案しました。

●業務ヒアリングと業務理解
人事・給与・福利厚生・マイナンバーなど幅広い業務に対して、ブリヂストン様への短時間のヒアリングで要点を的確に抽出。既存資料や仕様書をもとに、業務フロー全体を正確に把握したうえでマニュアル設計・制作に反映しました。

●マニュアル制作
読み手のスキルや業務シーンに応じて、「誰が見てもわかる」業務・操作マニュアルを整備。
約8ヶ月でWord形式のマニュアル40冊・2,000ページを制作し、システム導入初期から現場で活用できる実用的なマニュアル群を納品しました。

お客様の声

「現場のことを理解し、“伝わる”マニュアルに仕上げていただいた」

システム開発の真っただ中、仕様も十分に固まっていない段階でのマニュアル制作でしたが、ヒューマンサイエンスさんは週次のミーティングを通じて、柔軟に方針や内容を調整しながら、確実に進めていただけました。
私たち担当者がすべてを把握していなくても、短時間のヒアリングと資料読解から得た情報をもとに、ブリヂストンの業務や組織を的確に理解し、丁寧にマニュアル化してくれた点に安心感がありました。

「土台となるマニュアルを用意していただいたことが、システム導入初期に非常に有効だった」
実機がない段階でも、ヒューマンサイエンスさんは要件定義書や旧マニュアルを活用し、操作や業務の流れを想定した“使える土台”を作成してくださいました。これらの“土台”が、リソースが限られる導入期において大きな助けとなり、“実機テストや社内確認を通じて自社でマニュアルを更新・完成させていく”運用スタイルを実現できました。

「社員にも自然と受け入れられるマニュアルができた」
今回のプロジェクトで作成したマニュアルは、現場の担当者にもスムーズに受け入れられ、従来のマニュアルと比べて使いやすいとの声が上がっています。
現在では、各部署がマニュアルのメンテナンスを担う体制が整い、“マニュアルを育てていく”文化が社内に定着しつつあります。

ヒューマンサイエンス担当者から

人事・給与といった会社全体に関わる大切な業務では、「誰が見てもわかる」マニュアルが、業務の標準化や属人化の解消においてとても重要です。
また、システムの刷新にあたり、現場での混乱を防ぎ、スムーズに導入効果を得るためにも、ユーザーに配慮した実用的なマニュアルの整備は欠かせません。

今回のブリヂストン様とのプロジェクトでは、仕様が確定していない段階から、「伝わるマニュアルの土台づくり」に取り組みました。
仕様の変更に対応しながら、開発と並行してマニュアルを整備することは容易ではありませんでしたが、短時間のヒアリングや資料の読み取りを通して業務の背景を丁寧に把握し、担当の方に過度なご負担をかけることなく、質の高いマニュアルをご提供できたと考えています。

こうした柔軟な対応や、寄り添う姿勢を「業務変革を支え、共に新しい業務基盤を築くパートナー」として評価いただけたことは、私たちにとって大きな励みとなりました。
今後も、現場で働く皆さまが迷わず安心して業務を進められるよう、ユーザー視点に立った、わかりやすく実用的なマニュアルづくりを続けてまいります。