【コラム】エンジニアの負担を軽減するマニュアル作成の仕組みづくり

1. なぜエンジニアはマニュアル作成に苦しんでいるのか？

エンジニアの業務はコーディングだけではなく、その成果を他のメンバーや後続のエンジニアに伝える資料作成、つまりマニュアル作成の業務も実は行っています。しかし、このマニュアル作成は時間と労力がかなり必要となり、エンジニアの本来業務であるコーディングの時間を奪う可能性があります。そのため、マニュアル作成の負担を軽減するための仕組みづくりはエンジニアにとって非常に重要なことになってきます。

 

では、なぜエンジニアはマニュアル作成に多くの時間と労力がかかるのでしょうか。 エンジニアが作成時に直面する課題を、3つご説明します。

 

情報の見える化の手間

コードで表現したものを、再度文章化・資料化するのには時間と労力が非常にかかります。また、文章だけでは伝わらない箇所に図表やスクリーンショットを挿入する場合には、これらを作成・編集するのにさらに時間がかかります。

 

専門知識の必要性

エンジニアは技術的な専門知識を持っていますが、自分が開発したシステムやソフトウェアの詳細について技術知識を持たない他の人に伝える場合は、その専門知識を説明するところからマニュアルに記載する必要があります。しかし、その専門的な知識を他の人が理解できるように説明することは、仕様書作成などとは異なるマニュアル作成のスキルが必要となり、エンジニアの負荷が増大します。

 

更新の負荷

技術は日進月歩で進化しており、マニュアルもそれに合わせて頻繁に更新する必要があります。そのため、作成したそばからマニュアルを更新しなければならず、エンジニアの時間をさらに奪います。

 

これらの課題を解決するためには、マニュアル作成の仕組み自体を見直し、エンジニアの負担を軽減させることが必要です。

2. マニュアル作成の負担を軽減する方法

では、エンジニアのマニュアル作成の負担を軽減するための仕組みづくりとはどのようなものがあるのでしょうか。IT企業のマニュアル作成実績があるマニュアルのプロとして、以下のようなアプローチをおススメします。

 

マニュアルのテンプレート作成

一番即効性があるのは、テンプレートを作成することです。マニュアルのテンプレートを作成し、基本的な構造やフォーマットを定義します。これにより、エンジニアはゼロからマニュアルを作成するのではなく、テンプレートをベースに簡単に内容を追加・修正することができるようになり、作成の手間を大幅に削減することができます。

 

ツールの導入

ドキュメンテーションツールを導入することで、マニュアル作成の効率を格段に向上させることができます。例えば、MarkdownやreStructuredTextなどの軽量マークアップ言語を使用してマニュアルを作成することで、手軽に文書を作成し、Web上で公開することができます。さらにMarkdownはコードリポジトリと一緒に管理しやすいため、マニュアルのバージョン管理も簡単に行うことができるようになります。

 

コラボレーションプラットフォームの活用

オンラインコラボレーションプラットフォームを使用して、複数のエンジニアが共同でマニュアルを編集できる環境を構築しましょう。これにより、一人のエンジニアにマニュアル作成作業が集中することが避けられ、効率化を図ることができます。

 

これらの仕組みを導入することで、より効率的にマニュアルを作成し、エンジニアのマニュアル作成の負担を軽減することが可能となります。

3. マニュアル作成とモダンフロントエンドの親和性

おススメした負荷軽減の仕組みは、モダンフロントエンドの技術を使用すれば簡単に実現することができます。モダンフロントエンドとはサイトを素早く表示でき、サーバーが集中しても安定的にサイトを表示してくれる最新の技術のことです。これはいろいろなシステムを好きに組み合わせることで実現することができます。ここからはこのモダンフロントエンドをどのように使用して、マニュアルを作成していくのかをお話ししていきます。

 

静的サイトジェネレーターの導入

静的サイトジェネレーター（Static Site Generator、SSG）を使用して、マニュアルのコンテンツを生成します。SSGは、テキスト、画像、図表などのコンテンツをもとに、静的なHTMLページを自動的に生成します。代表的なSSGとしては、Gatsby、Next.js、Hugoなどがあります。

 

コードコメントからマニュアル生成

コードベースに適切なコメントを追加し、SSGを使用してこれらのコメントをドキュメンテーションページに自動的に変換します。これにより、コードの変更と同期したドキュメンテーションを維持できます。

 

データソースとのAPI連携

マニュアルには、動的なデータやAPIからの情報も含まれるかもしれません。モダンフロントエンドのアプローチでは、API連携でデータを取得し、静的コンテンツと組み合わせてページを生成できます。

 

CI/CDの活用

マニュアルの自動生成と更新をサポートするためにCI/CD（継続的インテグレーション/継続的デリバリー）ツールを導入しましょう。コードリポジトリへの変更が検出された際に、自動的に新しいバージョンのマニュアルを生成し、公開するプロセスを自動化します。

 

自動化スクリプトの作成

マニュアル生成のためのスクリプトを作成して、手動の作業を最小限に抑えます。スクリプトはコードベースと統合し、必要な情報を取得し、マニュアルを生成およびデプロイする役割を果たします。

 

これらのモダンフロントエンドを使用することで、マニュアルの自動化と更新が容易になり、エンジニアの負担を軽減できます！

 

4. マニュアル作成のプロセス改善―APRESIA Systems様の取り組み例

エンジニアのマニュアル作成負荷軽減の方法をお話ししてきましたが、いかがでしょうか。 モダンフロントエンドでマニュアルの課題が解消できるなんて想像していた方は少ないのではないでしょうか。しかし、実施内容が複雑で、実際ここまで大掛かりなことをするのに時間が確保できない方もいらっしゃるのではないでしょうか。 そういう場合は、外部に委託するのも一つの選択肢かと思います。ヒューマンサイエンスが過去にエンジニアが本来業務に注力できるようにマニュアル作成のプロセス改善を行ったAPRESIA Systems様の事例をご紹介します。

 

APRESIA Systems様は、社会インフラソリューション、セキュリティソリューション、情報システム運用管理ソリューション等々、情報システムインフラに更なる付加価値を提供する情報システム専業会社として、私たちの生活や社会の発展を支えておられます。
ヒューマンサイエンスは、APRESIA Systems様のイーサネットスイッチ「ApresiaNPシリーズ」のマニュアル作成を2015年からお手伝いしてまいりました。

 

APRESIA Systems様では、製品のマニュアル制作を社内で行っていましたが、製品開発とマニュアル制作の両立に課題を感じていました。そこで、マニュアル制作のプロセスを見直し、マニュアル制作を外部の専門業者に委託することで、製品開発に専念できるようになりました。

 

この改善の成功要因は、以下の3点です。

 

1. マニュアル制作の専門知識を持つ外部の業者に委託することで、品質の高いマニュアルを制作できるようになったこと
2. マニュアル制作の業務を外部に委託することで、社内のリソースを製品開発に集中できるようになったこと
3. 外部の業者との連携を通じて、マニュアル制作の仕組みを見直し、効率化を図ったこと

「シンプルなナビゲーション」にすることで情報の階層構造を明確にし、ユーザーが目的の情報に素早くアクセスできるようにできます。

 

このようなプロセスを経て、マニュアル作成の改善を成功させることができました。 詳しくは下記をご覧ください。

マニュアル制作事例|APRESIA Systems株式会社様|ヒューマンサイエンス

5. ヒューマンサイエンスならマニュアル作成からモダンフロントエンドを使ったWeb構築まで一貫して対応可能

今回はエンジニアが本来業務に注力できるようなマニュアル作成の仕組みづくりをご紹介しました。 マニュアル作成の負荷が軽減されれば、エンジニアの生産性向上にもつながります！

 

本コラムの内容でさらに詳しくお知りになりたい方は是非当社へお問い合わせください。 ヒューマンサイエンスは、1985年以来、数多くのマニュアルを作成してきた実績を持っています。まさに、業務マニュアル作成におけるプロフェッショナル集団です。業務マニュアルの作成でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。

 

特長①：大企業・グローバル企業を中心に豊富なマニュアル制作実績
ヒューマンサイエンスは、製造業やIT業界を中心に製造業やIT業界を中心に、多岐にわたる分野でマニュアル制作実績を積み重ねてきました。 これまでに「ドコモ・テクノロジ株式会社」「ヤフー株式会社」「ヤマハ株式会社」など、名だたる企業をクライアントとしてきました。

マニュアル制作事例紹介| ヒューマンサイエンス

 

特長②：経験豊富なコンサルタントによる調査・分析からアウトプットまで
業務マニュアル作成に携わるのは、ヒューマンサイエンスが誇る経験豊富なコンサルタントになります。熟練のコンサルタントが、豊富な経験と提供された資料から、より分かりやすく効果的なマニュアルを提案します。また、情報が整理されていない段階からのマニュアル作成も可能です。担当のコンサルタントがヒアリングを行い、最適なマニュアルを作成いたします。

マニュアル評価・分析・改善提案サービス| ヒューマンサイエンス

 

特長③：マニュアル化だけでなく、定着支援も重視
ヒューマンサイエンスは、マニュアル作成にとどまらず、”定着化”という重要な段階にも注力しております。マニュアル作成後も、定期的な更新やマニュアル作成セミナーを通じて、マニュアルの定着を支援してまいります。多岐にわたる施策により、現場でのマニュアルの有効活用をサポートいたします。

マニュアル作成セミナー| ヒューマンサイエンス

 

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。 このブログが見やすいマニュアル作りへのヒントになれば、うれしく思います。 次回のコラムもお楽しみに！