前回のブログでも話題にしましたが、現在日本で働く外国人の数は現在約150万人に上り、今後も増え続けていく見込みです。
そして、外国人従業員の増加に伴いついて回ってくる課題があります。そう、「言葉の壁」です。これまでは社内の資料やコミュニケーションが日本語だけで済むことが多かった企業でも、これからは日本人従業員と同じように外国人従業員とも円滑にコミュニケーションを取らなければなりません。
たとえば、『就業規則』について考えてみましょう。ほぼすべての企業に存在する社内資料ですが、これからも日本語のものだけを用意すればよいのでしょうか。
今回のブログでは、『就業規則』の翻訳版が必要かどうかについて考えます。
■目次■
2. MTrans for Officeを使って『就業規則』の英語版を用意する
3. Wordの文書であれば何でもOK!
契約書、レポート、提案書の翻訳にも使えます
1. 外国語版の就業規則は必要?
労働基準法の106条には、『就業規則』について、
常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によつて、労働者に周知させなければならない
と説明されています。
これだけ読むと、誰もがアクセスしやすい場所に『就業規則』を保管しておけばよい、とも解釈できます。とはいえ、日本語版の『就業規則』を用意するだけで、周知義務を果たしたと言えるでしょうか。
概して『就業規則』のような資料は難しい日本語で書かれています。この内容を理解してもらうには高度な日本語力が必要です。高度な日本語を操る外国人従業員しかいないという企業もあるでしょうし、日本語勉強中の外国人従業員が多いという企業もあるでしょう。もし、後者の場合、『就業規則』を理解できない外国人従業員は、他の従業員に比べて不公平な立場に置かれてしまう可能性があります。
今後も外国人従業員が増えていくという傾向を考えると、少なくとも英語版の『就業規則』は用意したほうがよいのかもしれません。
それでは、英語版の『就業規則』を用意するには、どうしたらよいでしょうか。
まず、社内で英語の得意な人に頼むという方法やプロの翻訳会社に依頼するという方法が考えられます。品質面を考えると最も安心な方法ですが、手間や時間がかかります。
つぎに考えられるのが、自動翻訳です。人による翻訳と比べて英語版をすばやく用意できます。
実際には、品質と時間、コストのバランスを考慮した上で、どちらの方法を選ぶか慎重に検討する必要があります。
ここからは自動翻訳ソフトを使って、英語版の『就業規則』を用意する方法について考えてみたいと思います。
2. MTrans for Officeを使って
『就業規則』の英語版を用意する
ヒューマンサイエンスは、MicrosoftのOfficeアプリケーション(Outlook、Word、Excel、PowerPoint)に対応した自動翻訳ソリューションパッケージ「MTrans for Office」をリリースしました。
MTrans for Officeは、簡単に高品質の翻訳文を得られる企業向け自動翻訳ソリューションです。一般的な自動翻訳ソフトとの違いについては、こちらのブログ記事をご覧ください。
ヒューマンサイエンスでは、これまでさまざまなお客様から自動翻訳ソフトに関する不満やお悩みを耳にしてきました。MTrans for Officeは、それらの課題を解決し、使いやすさと高精度の翻訳品質を追求した自動翻訳ソフトになります。
ここで、Wordの「翻訳」機能とMTrans for Officeを使って『就業規則』のサンプルファイルの翻訳/編集の流れをご紹介します。
●Wordの「翻訳」機能とMTrans for Officeで同じ文書を翻訳する●
ご覧のように、Wordの「翻訳」機能だと文字の大きさや改行などの修正が必要になりますが、MTrans for Officeを使えばオリジナルファイルのレイアウトが保持されるのでめんどうな修正作業を最小限に抑えられます!
あとは、日本語版と英語版を照合して修正するだけです。これで、英語版の『就業規則』を外国人従業員に配布できます。
ただし、自動翻訳ですので、取り扱いには注意が必要です。不明点があったらすぐに総務担当者に連絡してもらうというようなルールを用意しておきましょう。連絡を受けたらすぐに英語版を修正という流れにすれば、英語版の『就業規則』がよりわかりやすく正確なものになり、外国人従業員も働きやすくなります。
3. Wordの文書であれば何でもOK!
契約書、レポート、提案書の翻訳にも使えます
今回のブログでは『就業規則』をテーマに見てきましたが、その他のWord文書でもMTrans for Officeが大活躍します。
たとえば、契約書や営業レポート、社内の議事録など、すべてのWord文書にMTrans for Officeをご活用ください。
日本語版だけの文書では外国人従業員の興味を引き付けられなくても、英語版など他の言語でも同じ文書を用意することで理解度が向上するはずです。また、他言語版を用意することで、外国人従業員のエンゲージメントの改善も期待できます。
外国人従業員との「言葉の壁」にお悩みでしたら、MTrans for Officeをぜひご検討ください。
5. 無料トライアル実施中
現在、ベータ版無料トライアルを配布しております。
MTrans for Officeは、今回紹介したWord以外にも、Outlook、Excel、PowerPointにも対応しております。「メールの翻訳を少しでも楽にしたい」、「提案書や見積書を簡単に翻訳したい」という方にピッタリの自動翻訳ソフトです。
お気軽にトライアルお申込みください!