2019年07月12日 MTrans

自動翻訳ソフト「MTrans for Office」でメールを翻訳して外国人従業員のエンゲージメントを向上&コミュニケーションを円滑化!

top_blog08

自動翻訳ソフト「MTrans for Office」でメールを翻訳して外国人従業員のエンゲージメントを向上&コミュニケーションを円滑化!

日本に訪問する外国人、訪日外客数が年々増えてきていることは、ニュースなどでよく取り上げられています。2018年には3100万人以上の外国人が日本に訪れました。2008年の訪日外客数が約835万人なので、10年前と比べて約3.7倍も増加したことになります。この数は今後も伸びていくものと予測されており、2030年には6千万人に上るとも言われています。

 

一方で、日本で働いている外国人、外国人従業員がどれくらいいるかご存知ですか?2018年の統計によると、外国人従業員の数は146万人で、過去最高を更新しました。2008年の約48万人から3倍以上増えた計算になります。みなさんの周りでも外国人の同僚が増えてきているのではないでしょうか。

訪日外客数と同じく、外国人従業員の数も年々増加していくと見られています。

 

そんな中で、外国人従業員と、それを受け入れる日本人側の両方が抱える課題があります。それが「言葉の壁」です。

たとえば、ある日本の会社に中国人と米国人が働いているとします。会社では、システム変更に関する総務部からのメールや、就業規則などの社内文書、会議で使用されるプレゼン資料など、いろいろな方法で従業員とコミュニケーションを取る必要があります。ただ、それらのコミュニケーションは日本語だけで行われているということは案外多いのではないでしょうか。

しかし、社内のコミュニケーションが母国語で行われたら、意思疎通が深まり、外国人労働者のエンゲージメントも上がっていくはずです。

この記事では、そんな「言葉の壁」を下げるのに役立つヒューマンサイエンスの新しいソリューション、MTrans for Officeをご紹介します。

 

MTrans for Office」については、前回のブログ記事で紹介しましたが、ここで改めてその概要を説明します。

 

MTrans for Office

 

MTrans for Officeとは、安全で簡単に高精度の自動翻訳を活用できるソリューションパッケージです。Outlook、Word、Excel、PowerPointといった、日常的に使用するアプリケーションでご利用になれます。一般的な自動翻訳ソリューションとは異なり、ドラッグアンドドロップやコピペは不要!アプリケーション内で簡単に自動翻訳を行えます。

今回のブログ記事からは、外国人従業員を抱える日本企業をテーマにアプリケーション別の使用例をご紹介します。1回目は「Outlook」を取り上げます。

 

目次

  1. 1. コミュニケーション手段としてのメールの割合
  2. 2. 社内メールについて今後考えるべきこと
  3. 3. MTrans for Officeを使ってコミュニケーションの課題を解決!
  4. 4. MTrans for Officeのメール自動翻訳機能でオフィスのコミュニケーションをもっと円滑にしませんか?

 

1. コミュニケーション手段としてのメールの割合

突然ですが、コミュニケーションの手段としてメールを使っている人の割合をご存知ですか?

一般社団法人日本ビジネスメール協会が2019年5月31日に発表したビジネスメール実態調査2019によると、仕事で周囲とコミュニケーションを取る主な手段に「メール」を上げる方が最も多く、97.46%の人が使用しているとのことです。

また、この調査によると、1日に送信するメールの平均件数は11.59通だそうです。

最近はチャットのやり取りも増えてきているようですが、ビジネスにおいてメールはまだまだ必要不可欠な存在と言えそうです。

 

2. 社内メールについて今後考えるべきこと

日常的なコミュニケーションツールとして使用されるメールですが、今後外国人従業員の受け入れの加速化が予想される日本のビジネス環境において、メールでの連絡は日本語だけで事足りるのでしょうか。

たとえば、ある会社の社内システム変更に伴い日常的な作業プロセスがガラッと変わるとします。そのときに、総務部や情報システム部からシステム変更の連絡が日本語だけで行われると、外国人従業員に内容が十分に伝わらないことが考えられます。日本の会社で働いている外国人であればある程度の読解力が備わっているでしょうが、「社内の連絡事項を母国語で読みたい」というご意見も多いのではないでしょうか。

 

話が若干変わりますが、総務省が2019年1月に発表した「多文化共生に関するアンケート」によると、20の政令指定都市すべてで「多様な言語、多様なメディアによる行政・生活情報の提供」が行われているとあります。

 

多文化共生

 

これからは、市内在住の外国人向けに多言語で情報を提供するのと同じように、社内のコミュニケーションに多く使われるメールでも従業員に多言語で発信する必要があるのではないでしょうか。

従業員の母国語で情報提供することにより、外国人従業員の満足度やエンゲージメントの向上につながるかもしれません。

 

では、メールを各従業員の母国語で用意するには、どのような手段が考えられますか?

真っ先に思い浮かぶのが「自動翻訳の活用」ではないでしょうか。最近では、Google翻訳など、オンラインの無料自動翻訳ソフトが多くの言語に対応しているので、日本語からさまざまな言語へ簡単に翻訳できるようになりました。

 

しかし、オンライン翻訳ソフトで翻訳文を用意するのは、とても手のかかる作業なのです。

たとえば、日本語のメール本文を英語にする場合、次の操作を行います。

 1. 日本語でメール本文を用意する

 2. メール本文をコピーする

 3. オンラインの自動翻訳ソフトにアクセスする

 4. メール本文を自動翻訳ソフトに貼り付ける

 5. 「翻訳」ボタンをクリックする

 6. 翻訳文をコピーする

 7. メールに貼り付ける

 

翻訳文を用意するのに7つのステップが必要になります。また、メール編集画面とウェブブラウザを行ったり来たりしなければなりません。さらに、英語以外の他の言語(中国語など)にも翻訳するとなると、この作業をさらに繰り返すことになります。1日に何十件もメールを作成する方にとっては、大きな手間になります。

 

また、セキュリティの理由から、オンラインの無料自動翻訳ソフトの使用が禁止されている企業もあるかと思います。

(オンラインの無料翻訳ソフトとセキュリティリスクの詳細についてはこちらの記事をお読みください)

メールには社内の機密情報が含まれていることも多いので、いつでも気軽に利用することはできません。

 

つまり、現状のオンラインの無料自動翻訳ソフトには、「操作の手間が結構かかる」という課題と「セキュリティリスクが不安」という課題があるのです。

 

3. MTrans for Officeを使ってコミュニケーションの課題を解決!

ヒューマンサイエンスが新たに開発した「MTrans for Office」の開発コンセプトは「簡単+安全、しかも高品質」。

上記の例のように「手間がかかる」し、「安全かどうかわからない」というオンラインの無料自動翻訳ソフトの課題にもバッチリ対応しています。

 

まずは以下の動画をご覧ください。

 

●MTrans for Officeでメールを翻訳する●

 

ご覧のとおり、メールの編集画面だけで翻訳文を用意できます。編集画面とウェブブラウザを行ったり来たりする必要がありません!

さらに、メールのレイアウト(書式や文字色など)も高度に再現します。コピペした後に色を付けたり、太字にしたり、という作業がグンと減ります。

 

もちろん、セキュリティ面もご安心ください。翻訳対象のテキストが再利用されたり、漏えいしたりする心配はご無用です。自動翻訳を安心してお使いください。

 

「安心」といえば、料金体系にもご注目ください。

一般的な有料自動翻訳サービスでは、従量課金制が適用されるため、「使いすぎてしまうか心配」という不安の声をよく耳にしてきました。

MTrans for Officeの料金体系は定額制です。どれだけ使っても月の料金は変わりませんので、コストを気にせずに「安心」してお使いいただけます。

 

4. MTrans for Officeのメール自動翻訳機能でオフィスのコミュニケーションをもっと円滑にしませんか?

普段の業務でメールにかける時間はかなりの割合を占めます。多言語でのメール展開が必要な環境だとさらに時間が必要になります。

オンラインの自動翻訳ソフトで英語や多言語のメールを用意されている方は多いかと思いますが、MTrans for Officeを使うとその作業が本当に楽になります。

 

MTrans for Officeと一般的な自動翻訳ツールの比較

 

MTrans for Officeを会社やチームで導入することで、多言語でのメール作成・展開が効率化され、コミュニケーションの改善や外国人従業員のエンゲージメント向上を期待できます。

 

そんな多言語メールの作成を大幅に効率化するMTrans for Officeを貴社の環境でも試してみませんか?

 

4. 無料トライアル実施中

現在、ベータ版無料トライアルを配布しております。

MTrans for Officeは、今回紹介したWord以外にも、Outlook、Excel、PowerPointにも対応しております。「メールの翻訳を少しでも楽にしたい」、「提案書や見積書を簡単に翻訳したい」という方にピッタリの自動翻訳ソフトです。

お気軽にトライアルお申込みください!


機械翻訳・自動翻訳
お役立ち資料

機械翻訳・自動翻訳に関するお役立ち資料を無料でダウンロードいただけます。
Google翻訳の精度に関する調査レポートや、ポストエディット事例、機械翻訳品質評価レポートなど。
ぜひ、ご覧ください。

 

 

【資料内容】

  • Google翻訳レポート
  • ポストエディット品質チェックシート
  • 機械翻訳訳文エラーとポストエディット9つの事例
  • Memsourceと機械翻訳の活用方法
  • 機械翻訳品質評価・分析レポート

など

ダウンロードはこちら