Outlookメールの翻訳時間を3割減らす方法とは？～外国人スタッフとのメールコミュニケーションを円滑化！～

日本で働いている外国人、外国人従業員がどれくらいいるかご存知ですか？厚生労働省が発表した「外国人雇用状況」によると、2020年10月末時点で、日本で働いている外国人は172万4,328人。過去最高を記録しました。

また、日本で働く外国人とのコミュニケーション以外にも現地法人スタッフとのやりとりや、お客さまとのやりとりなど外国語でコミュニケーションするニーズが増えています。

メールでのコミュニケーションは外国語に慣れている方でも意外と時間がかかるものです。そこでメールのやりとりを効率化する方法をご紹介します。

1．Outlook標準搭載の翻訳機能を利用する
2．Outlookアドインツール「MTrans for Office」を利用する
①　安心のセキュリティ
②　Outlook対応でメールの翻訳も楽々
③　翻訳後のレイアウト編集不要！
④　DeepL対応の用語集機能を搭載

1．Outlook標準搭載の翻訳機能を利用する

●Office2016までのバージョン
デフォルトで翻訳機能があり、Microsoft社のエンジンを利用し翻訳することができます。校閲タブに表示されている翻訳ボタンをクリックすると、翻訳文が表示される仕組みになっています。

Office2016までのバージョンでは、「統計的機械翻訳（SMT）」と呼ばれる形式で翻訳されます。これは多数の原⽂と訳⽂のペアを統計処理することで翻訳する仕組みで、ここ数年話題の「ニューラル機械翻訳（NMT）」と比較し精度が劣る傾向にあります。

●Office 2019/365
Office 2019/365ではアドインのインストールが必要になりますが、利用方法は上記と同様です。このバージョンの場合「ニューラル機械翻訳（NMT）」と呼ばれる形式で翻訳されます。NMTは『AI翻訳』とも呼ばれる、今注目の自動翻訳技術です。脳細胞を模したニューラルネットワークを用いることで、SMTを比べて品質が大幅に向上します。

2．Outlookアドインツール「MTrans for Office」を利用する

標準搭載機能を利用する方法以外に、メールを簡単に翻訳する方法があります。それはヒューマンサイエンスで提供している「MTrans for Office」です。
「MTrans for Office」は、安全で簡単に高精度の自動翻訳を活用できるソリューションパッケージです。Outlook、Word、Excel、PowerPointといった、日常的に使用するアプリケーションでも利用できます。

利用するには、アドインツールのためインストールする必要があります。インストールするとリボンに「MTrans」というタブが表示され、ワンクリックで翻訳することができます。
翻訳エンジンはDeepL、Google、Microsoftの3種類から自由に選択することができます。この3つのエンジンは「ニューラル機械翻訳（NMT）」の形式のため高い品質で翻訳することができます。
「MTrans for Office」の特長は、①安心のセキュリティ、②Outlook対応でメールの翻訳も楽々、③翻訳後のレイアウト編集不要！　④DeepL対応の用語集機能を搭載　の4点です。

①安心のセキュリティ

翻訳エンジンは、API接続のため、翻訳データの公開・共有の心配がありません。翻訳したデータは翻訳以外の用途で利用されることはなく安心して活用することができます。

②Outlook対応でメールの翻訳も楽々

メールの編集画面だけで翻訳文を用意できます。編集画面とウェブブラウザ等を行ったり来たりする必要がありません！

③翻訳後のレイアウト編集不要！

メールだけではなくWordなどの他のファイルのレイアウト（書式や文字色など）も高度に再現します。コピペした後に色を付けたり、太字にしたり、という作業がグンと減ります。もちろん、セキュリティ面も安心です。翻訳対象のテキストが再利用されたり、漏えいしたりすることはありません。

④DeepL対応の用語集機能を搭載

2022年4月にDeepLの用語集機能が日本語に対応しました。MTrans for Officeではこの用語集機能にいち早く対応し、訳語を指定した自動翻訳が可能になりました。製品名やサービス名のほか、企業名や部署名などの名称を用語集に登録することで、名称が正しく翻訳されるようになります。自動翻訳後の手作業による修正が減り、メール作成の効率が向上します。