Outlookメールの翻訳時間を3割減らす方法とは？～外国人スタッフとのメールコミュニケーションを円滑化！～

目次

• 1．Outlook標準搭載の翻訳機能を利用する
• 1-1．新しいOutlookで受信メールを翻訳する方法
• 1-2．新しいOutlookで新規メールを翻訳する方法
• 1-3．従来版Outlookで受信メールを翻訳する方法
• 1-4．従来版Outlookで新規メールを翻訳する方法
• 2．翻訳アドイン「MTrans for Office」
• 2-1．新しいOutlookで受信メールを翻訳する方法
• 2-2．新しいOutlookで新規メールを翻訳する方法
• 2-3．従来版Outlookで受信メールを翻訳する方法
• 2-4．従来版Outlookで新規メールを翻訳する方法
• 3．英文メールの自動作成
• 3-1．新しいOutlookで生成AIを利用して英語メールを自動作成する方法
• 3-2．従来版Outlookで生成AIを利用して英語メールを自動作成する方法
• 4．まとめ

2025年1月時点でWindows用Outlookには新しいOutlookと従来版Outlookという2種類のアプリがあります。マイクロソフトは新しいOutlookへの移行を段階的に進めており、ユーザーによって同じPC上に、「Outlook (new)」と「Outlook (classic)」が存在する場合、無印の「Outlook」と「Outlook (classic)」が存在する場合、無印の「Outlook」と「Outlook (new)」が存在する場合があります。

PCによってOutlookアプリの表記は揺れますが、アイコンを見れば、新しいOutlookと従来版Outlookを区別できます。封筒のみのアイコンが新しいOutlookになります。

新しいOutlookのアイコン（左）と従来版Outlookのアイコン（右）

新しいOutlookと従来版Outlookの両方に翻訳機能が標準搭載されています。使い方についてそれぞれ説明します。

1-1. 新しいOutlookで受信メールを翻訳する方法

英語などの外国語のメールを表示すると、メールの上部に以下のようなボタンが自動的に表示されます。ここで「日本語に翻訳します」をクリックすると、メールが日本語に翻訳されます。

このボタンが表示されない場合は、メール上部にある「翻訳」ボタンをクリックすると、メールが翻訳されます。

1-2. 新しいOutlookで新規メールを翻訳する方法

新しいOutlookの新規メール作成画面に翻訳機能はありません。メール作成時に翻訳機能を使用するには後述のアドインを利用する必要があります。

1-3. 従来版Outlookで受信メールを翻訳する方法

英語などの外国語のメールを表示すると、メールの上部に以下のようなリンクが自動的に表示されます。ここで「メッセージを日本語に翻訳する」をクリックすると、メールが日本語に翻訳されます。

このリンクが表示されない場合は、リボンの「ホーム」タブ＞「翻訳」ボタン＞「メッセージを翻訳」と選択すると、メールが翻訳されます。

1-4. 従来版Outlookで新規メールを翻訳する方法

従来版Outlookの新規メール作成画面に翻訳機能はありません。メール作成時に翻訳機能を使用するには後述のアドインを利用する必要があります。

弊社ヒューマンサイエンスが提供する「MTrans for Office」（エムトランス フォー オフィス）は、Outlook、Word、Excel、PowerPointに翻訳機能とAI執筆補助機能を追加するアドインです。新しいOutlook用と従来版Outlook用のアドインが提供されています。

2-1. 新しいOutlookで受信メールを翻訳する方法

翻訳したいメールを表示している状態で、メール上部にある「アプリ」ボタン＞「MTrans for Outlook」＞「翻訳」とクリックします。画面の右側に翻訳パネルが表示されます。

翻訳パネルで翻訳エンジン（OpenAI、DeepL、Google、またはMicrosoft）と言語を選択してから「翻訳を実行」をクリックすると、件名と本文の翻訳が表示されます。

2-2. 新しいOutlookで新規メールを翻訳する方法

リボンの「挿入」タブ＞「アプリ」ボタン＞「MTrans for Outlook」＞「翻訳」とクリックすると画面右側に翻訳パネルが表示されます。

 

翻訳パネルでは言語を指定できるほか、用語集や自動ポストエディット（事前設定した条件に従って訳文を自動修正します）を設定できます。一度に複数の機械翻訳エンジンを利用できます。

メール本文で翻訳したい文章を選択してから「翻訳を実行」ボタンをクリックすると、各翻訳エンジンの訳文が表示されます。訳文の右下にある「置換」をクリックすると、メール本文に訳文が反映されます。

2-3. 従来版Outlookで受信メールを翻訳する方法

リボンの「MTrans」タブで言語と翻訳エンジン（OpenAI、DeepL、Google、またはMicrosoft）を選択します。

 

翻訳したいメールを表示している状態で「メール全体」ボタンをクリックすると、画面右側の翻訳パネルに件名と本文の翻訳が表示されます。

2-4. 従来版Outlookで新規メールを翻訳する方法

リボンの「MTrans」タブで言語と翻訳エンジン（OpenAI、DeepL、Google、またはMicrosoft）を選択します。訳文の挿入先を本文の後ろ、定型文を追加したその後ろ、インライン（本文の各文の直後）から選択できるほか、翻訳パネルに訳文を表示することも可能です。

 

「メール全体」をクリックすると、メール本文が翻訳され、訳文が所定の場所に挿入・表示されます。

日本語と英語ではメール文章の構成が異なるため、日本語で書いたメールをそのまま英語に翻訳しても、英文メールとして違和感が残ることが多いです。MTrans for OfficeにはChatGPTやCopilotに代表される生成AI機能が搭載されており、違和感のない英文メールを簡単に作成できます。

3-1. 新しいOutlookで生成AIを利用して英語メールを自動作成する方法

リボンの「挿入」タブ＞「アプリ」ボタン＞「MTrans for Outlook」＞「AIプロンプト」とクリックすると画面右側にAIプロンプトパネルが表示されます。

 

実行ボタン の右側のプロンプト名をクリックすると、プロンプト一覧が表示されます。MTransにはメールや文章の作成に便利なプロンプトが内蔵されているほか、独自のプロンプトを作成することもできます。ここでは「英語メール下書き作成」を選択し、右上の「×」をクリックしてプロンプト一覧を閉じます。

 

日本語でメールの要旨を書き、その文を選択してから実行ボタンをクリックすると、日本語の要旨を元にした英文メールが自動的に作成されます。右下にある「置換」をクリックすると、メール本文に実行結果が反映されます。顧客名などを書き換えれば英文メールが完成します。

3-2. 従来版Outlookで生成AIを利用して英語メールを自動作成する方法

メール作成画面でリボンの「MTrans」タブにあるプロンプト一覧から「メール用に英文書き起こし」を選択します。

日本語でメールの要旨を書きます。

「下書きの選択部分」ボタンをクリックすると、日本語の要旨を元にした英文メールが自動的に作成されます。顧客名などを書き換えれば英文メールが完成します。

日本で働く外国人の数は毎年増加しており、外国語でのコミュニケーションのニーズが高まっています。特にメールでのやりとりにおいて自動翻訳を活用することで効率化が図れます。Outlookには標準で翻訳機能が搭載されており、新しいOutlookと従来版Outlookの両方で利用可能ですが、翻訳できるのはメール閲覧時のみで、メールを作成するときは自動翻訳を利用できません。ヒューマンサイエンスが提供する「MTrans for Office」アドインを使用すると、メールの閲覧と作成の両方で自動翻訳を利用できます。また、生成AIを活用して日本語の要旨から英文メールを自動的に作成することもできます。

ヒューマンサイエンスは、DeepLやGoogle、Microsoft、OpenAIの翻訳エンジンを活用できる自動翻訳ソフト「MTrans for Office」を提供しています。OpenAIは、翻訳だけでなく、プロンプト次第で文章の生成や書き換え、文章校正も行うことができ、業務効率化や多言語対応をサポートします。MTrans for Officeは、14日間の無料トライアルも受け付けています。お気軽にお問い合わせください。

MTrans for Officeの特長

① 翻訳できるファイル数、用語集に制限はなく定額制
② Office製品からワンクリックで翻訳できる！
③ API接続でセキュリティ面も安心
　・さらに強化したいお客様にはSSO、IP制限などもご提供
④ 日本企業による日本語でのサポート
　・セキュリティチェックシートへの対応も可能
　・銀行振込でのお支払いが利用可能

Officeかんたん翻訳ソフトMTrans for Officeとは