社内文書の翻訳版を自動翻訳で対応｜ヒューマンサイエンス

前回のブログでも話題にしましたが、現在日本で働く外国人の数は現在約150万人に上り、今後も増え続けていく見込みです。

そして、外国人従業員の増加に伴いついて回ってくる課題があります。そう、「言葉の壁」です。これまでは社内の資料やコミュニケーションが日本語だけで済むことが多かった企業でも、これからは日本人従業員と同じように外国人従業員とも円滑にコミュニケーションを取らなければなりません。

たとえば、『就業規則』について考えてみましょう。ほぼすべての企業に存在する社内資料ですが、これからも日本語のものだけを用意すればよいのでしょうか。

今回のブログでは、『就業規則』の翻訳版が必要かどうかについて考えます。

目次

1．社内文書とは
2．外国語版の就業規則は必要？
3．MTrans for Officeを使って『就業規則』の英語版を用意する
4．Wordの文書であれば何でもOK！契約書、レポート、提案書の翻訳にも使えます
5．無料トライアル実施中

1. 社内文書とは

社内文書は、企業や組織内で情報を伝達し、業務を円滑に進めるための重要なツールです。これらの文書は、情報の共有、意思決定のサポート、業務の効率化を図る役割を果たします。具体的には、社内文書には以下のような種類があります。

・通知や告知
社内の重要な情報や変更事項を全従業員に知らせるための文書です。例えば、社内規則の変更や新しいプロジェクトの開始などが含まれます。これらの文書は迅速かつ正確に情報を伝達する役割を持ち、組織全体の方向性を示す重要な手段となります。

・稟議や提案
新しいアイデアやプロジェクトを提案するための文書です。提案の目的、背景、期待される効果などを詳しく説明します。これによって組織内での創造的な取り組みを促進し、ビジネスの成長や改善に寄与することができます。

・申請や届出
業務内容や勤務に関する申請や届出を行うための文書です。例えば日報や休暇届などがこれに該当します。これらの文書は従業員の業務状況や勤怠を管理するために欠かせないものであり、人事管理や業務効率の向上に役立ちます。

・指示や指令
上司や上層部からの指示や命令を伝える文書です。人事異動の発令書や業務命令書などが例として挙げられます。組織の階層構造において、指示系統を明確にし、責任の所在を明らかにする機能を持っています。

・記録文書の共有
社内で情報を共有するための文書です。会議の議事録、売上データ、業務マニュアル、就業規則などがこれにあたります。これらの文書は組織の知識や経験を蓄積し、継承するための基盤となり、業務の標準化や品質向上に貢献します。

これらの文書は、外国人従業員にも理解してもらえるように、英語版を用意するなどの配慮が必要です。グローバル化が進む現代の職場環境において、多様な背景を持つ従業員全員が情報にアクセスできるようにすることは、インクルーシブな組織文化を育む上で非常に重要です。

2. 外国語版の就業規則は必要？

労働基準法の106条には、『就業規則』について、

常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によって、労働者に周知させなければならない

と説明されています。
これだけ読むと、誰もがアクセスしやすい場所に『就業規則』を保管しておけばよい、とも解釈できます。とはいえ、日本語版の『就業規則』を用意するだけで、周知義務を果たしたと言えるでしょうか。
概して『就業規則』のような資料は難しい日本語で書かれています。この内容を理解してもらうには高度な日本語力が必要です。高度な日本語を操る外国人従業員しかいないという企業もあるでしょうし、日本語勉強中の外国人従業員が多いという企業もあるでしょう。もし、後者の場合、『就業規則』を理解できない外国人従業員は、他の従業員に比べて不公平な立場に置かれてしまう可能性があります。
今後も外国人従業員が増えていくという傾向を考えると、少なくとも英語版の『就業規則』は用意したほうがよいのかもしれません。

それでは、英語版の『就業規則』を用意するには、どうしたらよいでしょうか。
まず、社内で英語の得意な人に頼むという方法やプロの翻訳会社に依頼するという方法が考えられます。品質面を考えると最も安心な方法ですが、手間や時間がかかります。
つぎに考えられるのが、自動翻訳です。人による翻訳と比べて英語版をすばやく用意できます。
実際には、品質と時間、コストのバランスを考慮した上で、どちらの方法を選ぶか慎重に検討する必要があります。

ここからは自動翻訳ソフトを使って、英語版の『就業規則』を用意する方法について考えてみたいと思います。