【業界別事例1】測定機器・計測機器 マニュアル 作成～翻訳

などのお悩みをお持ちではありませんか？

2009年から5年にわたって手がけた50本の精密測定機器の取扱説明書作成の実例をもとにヒューマンサイエンスのソリューションをご紹介します。

お客様のご要望と課題

国内大手 センサー、測定器、制御・計測機器のメーカー様よりWebサイト経由で、マニュアル作成・翻訳のお問い合わせをいただきました。

1. 全言語同時に製品を出荷したい（スピード）

2. 専門分野の翻訳品質が心配（正確性）

3. 依頼の度に翻訳者が変わり、品質を保てない。用語・表現がバラバラ

4. 日本語のマニュアルがわかりにくい。誤訳も発生

1.全言語同時に製品を出荷したい（スピード）

あるプロジェクトでは450ページの取扱説明書の日本語版の改訂作成から、英語・中国語・韓国語・ドイツ翻訳終了まで、約3.5カ月で納品。

作成期間を圧縮するため、日本語版作成途中から翻訳を開始。

製品の開発仕様に変更が発生する中、他言語にもスムーズに変更を反映。

「差分管理シート」「翻訳チェックシート」「DTPチェックシート」と、それらを管理する「運用管理シート」の徹底的な実施で差分反映もれは「０件」を実現しています。

 

ヒューマンサイエンスの社内在籍のテクニカルライターは15名。翻訳者は各言語30名以上（40言語対応）。

豊富なリソースの中から最適なライター、翻訳者をアサインします。

本プロジェクトの体制

日本語版の作成では、ライター5人で800ページを約2ヵ月で執筆したことも。

開発中の製品実機をお預かりして、セキュリティールームにて保管し、ライターが実機と仕様書を確認しながら執筆。

仕様変更時、ファームウェアのアップデート作業も行い、仕様変更時もお客様のお手間をとらせることはありません。

>>セキュリティルーム（機密情報管理）について

2. 専門分野の翻訳品質が心配（正確性)

取扱説明書の翻訳の発注にあたって、お客様が心配されたことのひとつが「正確性」です。

単に日本語を英語にするだけでなく、計測器メーカーで社内翻訳者としての経験を持り、業界特有の用語・言い回しに精通した翻訳者をアサイン。

本プロジェクトでは、翻訳者としての経験9年、計測器メーカー勤務5年（設計、翻訳）経験のある者が翻訳を担当致しました。

翻訳者経歴

ヒューマンサイエンスでは、翻訳者と登録の際に「測定機器」「FA機器」「システム開発」「医療」など、「分野」ごとに翻訳者の選定・トライアル審査を行います。

ネイティブによる審査、実績などを考慮のうえ、契約となった翻訳者のみをプロジェクトにアサインします。

厳格な基準を設け、合格率は20%です。

プロジェクト終了後は、お客様、社内レビューアーの評価を翻訳者にフィードバック。

翻訳者データベースにプロジェクトでの品質・対応などの評価を登録し、次回の翻訳プロジェクトに活かします。

3. 依頼の度に翻訳者が変わり、品質を保てない。用語・表現がバラバラ

大量のマニュアルを短期間で翻訳する場合、複数の翻訳者で分担する必要があります。

作業スピードは上がるものの、用語・表現の不統一が生じやすくなります。

用語集・スタイルガイドを整備し、「基準の見える化」を行い、品質の安定化を実現しました。

用語集、スタイルガイド整備のメリット

翻訳コストダウン

用語・表現の不統一は、Tradosなどの翻訳メモリー使用時の再利用率も低下して、コストアップの原因に。
統一すべき用語・表現の規約を定めることで、コストダウンも期待できます。

ヘルプデスク、サポートセンターへの問合せ数の減少

同じ意味でも表現が異なることにより発生するユーザーの混乱を回避でき、ヘルプデスクの稼働コストを削減することにもつながります。

 

 

翻訳メモリ・用語集・スタイルガイドの継続的な運用

 

用語集・スタイルガイドをお持ちでないお客様には、下記のプロセスで用語集・スタイルガイドの整備をご提案します。

翻訳作業前

• 1.翻訳対象ドキュメントの査読
• 2.統一すべき用語・スタイルの洗い出し

翻訳作業中

• 1.翻訳者、レビューアーに翻訳対象ドキュメントと、用語集・スタイルガイドを配布
• 2.用語集・スタイルガイドをもとにした翻訳・チェック作業

納品後

• 用語集・スタイルガイドを更新

 

ツールの活用による品質の安定化

Tradosや独自開発の校正ツールを活用したチェックを実施。

人の目では拾いきれないエラーを防止し、品質をさらに強化します。

 

チェック項目

翻訳漏れ、訳文統一、文字化け、数値、用語、形式チェック、スペルチェック、スタイルチェック、言語ルール

 

チェックツール例

Trados QA Checker、QA Distiller、Xbench、UI Checker（弊社独自ツール）

ローカリゼーションエンジニアがプロジェクトごとに、必要なチェック項目をカスタマイズします。

4. 日本語のマニュアルがわかりにくい。誤訳も発生

取扱説明書は、開発担当の技術者が作成をされていました。

「わかりやすいマニュアル」を作成するには、「仕様書」の作成とは異なる文書作成の技術が必要です。

曖昧な文章をそのまま翻訳すると、正しい意味で翻訳できず、誤訳が発生し、品質低下につながりかねません。

 

テクニカルライターが日本語マニュアル、英語マニュアルそれぞれを分析。改善策をご提案し、マニュアルの品質の向上につながりました。

日本語マニュアル改善のメリット

誤訳、品質低下を回避できる

誤った操作方法の記載は、信用の損失、そして事故にもつながりかねません。
日本語マニュアル、ならびに英語、多言語マニュアルの品質向上はお客様満足度を向上させます。

ヘルプデスク、サポートセンターへの問合せ数の減少

正しい、わかりやすいマニュアルをユーザーの方々に提供することで、ヘルプデスクの稼働コストを削減することにもつながります。

翻訳コストダウン

用語・表現の不統一は、Tradosなどの翻訳メモリー使用時の再利用率も低下して、コストアップの原因に。
統一すべき用語・表現の規約を定めることで、コストダウンも期待できます。

【業界別事例2】工作機械・ソフトウェア　マニュアル　作成～翻訳

• 「マニュアルがわかりにくい。だが、何をどうしたらいいのかわらかない」
• 「社内のマニュアル作成の負荷を減らしたい」
• 「マニュアル作成ライターを派遣してほしい」

 

などのお悩みをお持ちではありませんか？

 

国内工作機械メーカー様よりマシニングセンタのソフトウェアトレーニングマニュアルのご相談をいただき、
ライターの派遣～マニュアル改善・作成～翻訳までワンストップで提供している事例をご紹介します。

 

お客様のご要望と課題

1. 社員が本来業務に割ける時間を確保したい

2. マニュアルの品質を向上させたい。専門家としてのアドバイスをしてほしい

 

Webサイトへのお問い合わせをいただいたのは、マシニングセンタのソフトウェアを購入されたお客様への研修・トレーニングを担当される保守・営業チームのご担当者。

翻訳以外はすべてマニュアルを社内で作成をし、販売時期になると、サポート・問合せ対応のために本来業務の時間が減少してしまうことがお悩みでした。

マニュアルは日本語・英語・中国語・ドイツ語、と製品群ごとに3,000～4,000ページものボリュームがあります。

 

また、同業他社の取扱説明書などと比較すると、高級感・作りこみ感に欠けていると感じていました。

 

そこで、講習会用のテキスト、オンラインヘルプ、取扱説明書の見直しを検討される過程でマニュアル作成のアウトソーシング、ライター派遣を検討をしていました。

1. 社員が本来業務に割ける時間を確保したい

1ヵ月にわたる５回の訪問でお客様の抱える課題を掘り下げ、まずは制作ディレクター/ライターの派遣をご提案しました。

 

メリット その1 制作ディレクター/ライターの派遣 → お客様が本来業務に集中できます

マニュアルご担当者の本来の業務は

 

• 製品導入時のサポート
• 製品セミナー
• 運用保守

 

など、製品を購入されたお客様のサポートが本来の業務です。

しかしながら製品の発売時期になると、製品マニュアルの作成に時間が割かれ、本来の業務の時間が確保できない状況でした。

マニュアル作成においては、製品開発担当からの仕様情報収集、マニュアル執筆、チェック、スケジュール調整・・・

など、こまごまとした手配・業務が発生します。

上記の負担を減らすべく、まずはディレクター兼ライターの派遣をご提案いたしました。

常駐スタッフは10年以上のマニュアル作成の経験を持つヒューマンサイエンスの正社員。

お客様先に代わって

 

• 製品開発担当からの仕様情報収集
• マニュアル執筆
• 翻訳手配
• スケジュール管理

 

といった、日本語の作成から翻訳のコーディネートまでワンストップで行っています。

マニュアル作成経験に基づき、開発からの主体的な情報収集、そして品質保証担当部門との調整、仕様変更時の柔軟な対応などのディレクションの代行も行います。

いままでは翻訳も差分を逐一切り出し、外部の翻訳会社へ展開するというプロセスで進めていました。

現在は、ディレクターが日本語版から英語・他の言語へ差分展開も一括で管理。お手間を取らせません。

 

 

メリット その2 マニュアル作成ノウハウを熟知したスタッフを派遣 → 教育の負荷が少ない

一般派遣とは異なり、マニュアル作成のプロが常駐。

常駐開始からすぐに、執筆作業にとりかかることができます。

お客様の疑問点・不明点にもすぐにお応し、常駐しながら、マニュアルそのものの改善のご提案や、プロセスの改善など、

お客様先の事情を踏まえたディレクションをすることができます。

派遣スタッフ例

翻訳コーディネーター歴8年、テクニカルライター歴4年

制作実績（例）

・文書管理サーバー 操作マニュアル
・家電 取扱説明書
・風力発電機 取扱説明書
・測定器 操作マニュアル（8言語翻訳）
・複合機 オンラインマニュアル（16言語翻訳）
※Trados認定試験上級資格取得

>>マニュアル作成 ディレクター、ライター派遣 詳細

2. マニュアルの品質を向上させたい。専門家としてのアドバイスをしてほしい

ディレクター/ライター派遣の提案と並行して、現状のマニュアルを分析、評価。

改善案、サンプルをご提示し、日本語マニュアルの見直しを進めました。

現状のマニュアルを全面的に刷新

提案のフレームワークとしては、以下の3点。

• 目次構成の全面見直し
• 日本語文章の全面リライト
• レイアウトデザインの全面変更

具体的には、下記のようなポイントを分析・レポートに記載し、改善案としてサンプルをご提示しました。

• 存在理由が希薄な画面キャプチャーがあります。掲載する目的を明示する事が必要です
• タイトル、リード文からは記載内容が把握できません。
  　　「何を説明している章なのか」「ユーザーが何をすべきか」目的を明確にさせる必要があります

日本語マニュアル評価レポートサンプル

英語・多言語マニュアル評価レポートサンプル

>>マニュアル分析・改善提案 詳細