DITA・CMSソリューション

DITA・CMSソリューション

ヒューマンサイエンスが長年にわたり培ったドキュメント技術と、業務効率化を実現する最新のテクノロジーを融合し、社内のドキュメント関連の課題を解決します。

このような課題をお持ちの方へ

マニュアルの課題を抜本的に解決したい。どうすればいいだろう・・・

  • ・大量ドキュメントを効率的に管理したい
  • ・コストを抑えたい
  • ・短納期に対応した制作プロセス(翻訳・ライティング)を手に入れたい
  • ・ドキュメントの品質の均等化を図りたい(表現のばらつき解消)

どうすれば自社に最適なCMSを導入できるだろう・・・

  • ・CMSを導入したいが、自社に最適なCMSが見つからない

DITAを導入したのだが・・・

  • ・かえってコストや手間がかかっている
  • ・導入前よりも翻訳品質が低下した
  • ・再利用がうまくできず、効率が上がらない
  • ・DITA活用のために導入したCMSが使いづらい

こうしたお悩みを解決するため、ヒューマンサイエンスでは詳細な課題分析を行い、お客様に合わせた最適なワークフローをご提案します。その際にカギになるのがDITAとCMSの効果的な活用です。これらを組み合わせたご提案により、お客様の課題を解決に導きます。

DITA・CMSソリューション


ヒューマンサイエンスのDITA・CMSソリューション

ヒューマンサイエンスでは、課題解決に向けたステップを5つのSTEPに定義しています。ここでは順にご説明します。

ステップ

STEP1:分析・設計

こんなお悩みはありませんか?こんなお悩みはありませんか?

「マニュアルの作成と運用に手間がかかるわりに、十分利用されず、費用対効果が低すぎる」

「DITAを導入したが、どうも思ったような効果が得られていない」

マニュアルの運用に問題があり、それを抜本的に解決するためにDITA導入をお考えでしょうか。

または、DITAを導入したものの、運用がうまくいっていないとお感じでしょうか。

こうしたお悩みは、「分析・設計」の段階の問題です。

ヒューマンサイエンスならこう解決!ヒューマンサイエンスならこう解決!

DITA導入がうまくいかないという場合、その第一の原因は

「目標・品質基準が事前に設定・共有されていない」ことです。

ヒューマンサイエンスでは、DITA導入を成功に導くための適切なプロセス、ルール作りをサポートします。


ステップ1


1.ドキュメント構造分析・レポート報告

現状のマニュアル構造を詳細に分析し、問題点と改善ポイントをレポートします。

ポイント DITAの適性診断

現状のマニュアルが「ブック指向」と「トピック指向」のどちらに適したドキュメントかを見極め、分析結果をレポートします。


[レポートの一例]

レポートサンプル

ポイント 改善ポイントの提案

下記の観点から、リライトのポイントを報告します。

  •  ・表記ゆれ
  •  ・重複表現
  •  ・冗長表現
  •  ・情報のグルーピング
  •  ・手順の整理
  •  ・不要な指示代名詞  等
2.ワークフロー分析・提案 (ワークフロー、CMS、コスト)

現状のドキュメント制作の課題をお伺いし、体制、ワークフロー、コストなどの観点から問題点を明らかにします。そのうえで、お客様に最適なワークフロー、CMSをご提案します。


[提案の一例]

ワークフロー提案例



STEP2:CMS構築

こんなお悩みはありませんか?こんなお悩みはありませんか?

「トピック単位に細分化されたコンテンツを適切に管理するのが難しい(最新管理、ステータス管理)」

「複数名での並行作業がしにくい」

「複数機種の取扱説明書上でトピックや画像の使用状況、機種間での共有状況が把握しづらい」

「翻訳の管理に手間がかかる(特に、翻訳元言語⇒各言語の対応を追跡する手間が煩雑)」

「既存のCMSだと自社のドキュメント資産を活用できない」

こうしたお悩みは、CMSが導入されていないこと、またはうまく活用されていないことが原因と言えます

ヒューマンサイエンスならこう解決!ヒューマンサイエンスならこう解決!

DITAを有効に運用するには、CMSを活用し、ドキュメント資産を効果的に管理することが重要です。

CMSの導入でこんな効果が期待できます。

  • ・確実な最新管理が可能
  • ・トピックの使用状況/共有状況を正確に把握
  • ・作業段階の把握が容易
  • ・翻訳箇所を組織的に管理

ヒューマンサイエンスでは、御社の課題分析を踏まえて最適なCMSの導入方法をご提案します。

コストメリットやニーズに合わせて、CMSパッケージからスクラッチ開発までご提案が可能です。


ステップ2


A.パッケージ&カスタマイズ

御社のニーズにあわせて最適なCMSパッケージを選定し、必要なカスタマイズを施すことで、コストパフォーマンスに優れたCMS導入を実現します。


CMSには製品ごとに特長があります(下表を参照)。


製品ごとの特長をどう活かすかが、CMS導入の成否を左右します。ヒューマンサイエンスには、この面で豊富なノウハウと経験があります。


代表的なCMSの機能/製品比較

CMS比較


B.スクラッチ開発

CMSパッケージを使用しないスクラッチ開発により、御社の固有のニーズをフルカバーするCMSを構築します。


■HSのスクラッチ開発のメリット

Point1

現状の業務フローに合わせたシステムを設計できるため、フローを変更する必要がありません。


Point2

ドキュメントに関する要望や課題に合わせて、最適な機能を実装できます。


Point3

HSでは、必要に応じてパッケージCMS導入のコンサルティングも可能です。そのため、パッケージCMSが最適なケースでは、無理にスクラッチ開発をお勧めすることはありません。

一般に、御社のご要望すべてを実現するには、現状のマニュアル・業務フローに合わせたスクラッチ開発が最適です。

スクラッチ開発手順


STEP3:ライティング

こんなお悩みはありませんか?こんなお悩みはありませんか?

「マニュアルの読みやすさと再利用性のバランスを取るのが難しい」

DITA導入のメリットのひとつは、複数人で効率よくライティングを進めることができることです。

しかし、担当者にDITAのメリットや運用ルールが徹底されていないと、「再利用ができない文章」になってしまったり、「再利用を意識しすぎて、文章がよみにくい」問題が生じがちです。

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この問題を解決するために大事なことは、基本的なトピックライティング技術」+「運用を意識したライティング」です。

お客様でのライティングが難しい場合は、経験を積んだヒューマンサイエンスのライターが代わりにライティングを行います。

必要な一連のルールを作成したうえで、ライティング・イラスト作成・画像加工の作業を代行します。


ステップ3


1.プロトタイプ作成

ドキュメント構造分析レポートに基づき、トピックライティングの技術を活かせるプロトタイプ原稿を作成します。

[サンプルの一例]

プロトタイプサンプル


ポイント 関係者間での認識の共有

DITAによって実現できるデザイン、実際の運用方法、メリット・デメリットなどの認識を関係者間で共有します。


この段階を踏むことで、完成イメージとの間で大きなギャップが生じることを防止できます。


構築すべき共通認識

  • ・DITAで何ができるのか
  • ・何を重視するのか
  • ・何をあきらめなければならないのか

2.ルール策定

お客様毎にライティングや運用ルールを定めたスタイルガイドを作成します。


ポイント スタイルガイド作成のポイント

ヒューマンサイエンスが使用している標準のスタイルガイドをお客様毎にカスタマイズして、専用のスタイルガイドを作成します。

スタイルガイドサンプル


STEP4:翻訳

こんなお悩みはありませんか?こんなお悩みはありませんか?

「文脈が整っていない、理解しにくい訳文になってしまう」

DITAを導入後、ドキュメントを翻訳する段階で上記の問題が生じがちです。

ヒューマンサイエンスならこう解決!ヒューマンサイエンスならこう解決!

この問題を解決するために大事なことは、日本語マニュアルの作成と同じく、設計とルール作り、また、それに従った運用です。

その点で具体的に必要なのは、事前に「用語集」と「スタイルガイド」を整備することです。

ヒューマンサイエンスなら、このような設計の段階から、翻訳の実作業の部分までをワンストップで対応できます。

DITAのメリットを最大限に生かしつつ、コストダウンや納期短縮という課題を解決に導きます。


ステップ4


1.ルール策定

英語翻訳・多言語化に使用する用語集・スタイルガイドを準備します。

[サンプルの一例]

用語集・スタイルガイドサンプル


言語ごとの書き分け・出力分岐について設計します。


STEP5:運用・ユーザー教育

こんなお悩みはありませんか?こんなお悩みはありませんか?

「DITA・CMSを導入したが、運用がうまくいっていない」

「トピックライティングのスキルが低く、マニュアルの質があまり良くない」

DITA・CMSは、運用開始がゴールではありません。いったん運用を始めた後で、さまざまな課題が生じることがあります。上記はその代表的な例です。

ヒューマンサイエンスならこう解決!ヒューマンサイエンスならこう解決!

DITA導入の最大限の効果を得るには、運用ルールを堅持することです。

運用ルールがしっかり定義されていないと、データが適切に管理されず、せっかく導入したDITA・CMSの十分な効果が得られません。

ヒューマンサイエンスでは、DITA・CMSの運用ルールを策定し、必要に応じて改善を図るプロセスをサポートします。

加えて、DITAの技術には、トピックライティングのスキルアップは欠かせません。

ライティング実績が豊富な講師陣によるHSのライティングスキルアップセミナーを活用すれば、ライティングのスキルアップを図れます。


ステップ5


DITA・CMSの導入効果を最大化するため、運用ルールを継続的に改善するプロセスをサポートします。加えて、ユーザーのスキルアップのため、ワークショップ形式の実践的セミナーを開催します。

[セミナーカリキュラムの一例]

セミナーカリキュラムの一例


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