マニュアル改善事例

【事例】工作機械 CAD/CAMソフトウェア　マニュアル作成～翻訳、ライター派遣

• 「マニュアルがわかりにくい。だが、何をどうしたらいいのかわらかない」
• 「社内のマニュアル作成の負荷を減らしたい」
• 「マニュアル作成ライターを派遣してほしい」

 

などのお悩みをお持ちではありませんか？

 

マシニングセンタ等を主力製品として持つ国内の工作機械メーカー様よりCAD/CAMソフトウェアトレーニングマニュアルのご相談をいただき、 ライターの派遣～マニュアル改善・作成～翻訳までワンストップで提供している事例をご紹介します。

 

お客様のご要望と課題

1. 社員が本来業務に割ける時間を確保したい

2. マニュアルの品質を向上させたい。専門家としてのアドバイスをしてほしい

 

Webサイトへのお問い合わせをいただいたのは、CAD/CAMソフトウェアを購入されたお客様への研修・トレーニングを担当される保守・営業チームのご担当者。

翻訳以外はすべてマニュアルを社内で作成。

販売時期になると、サポート・問合せ対応のために本来業務の時間が減少してしまうことが課題でした。

マニュアルは日本語・英語・中国語・ドイツ語、と製品群ごとに3,000～4,000ページものボリュームがあります。

 

また、同業他社の取扱説明書などと比較すると、高級感・作りこみ感に欠けていると感じていました。

 

そこで、講習会用のテキスト、オンラインヘルプ、取扱説明書の全面刷新を検討される過程でマニュアル作成のアウトソーシング、ライター派遣を検討をしていました。

1. 社員が本来業務に割ける時間を確保したい

1ヵ月にわたる５回の訪問でお客様の抱える課題を掘り下げ、まずは制作ディレクター/ライターの派遣をご提案しました。

 

メリット その1 制作ディレクター/ライターの派遣 → お客様が本来業務に集中できます

マニュアルご担当者の本来の業務は

 

• 製品導入時のサポート
• 製品セミナー
• 運用保守

 

など、製品を購入されたお客様のサポートが本来の業務です。

本来の業務に集中できるよう、お客様先に代わってヒューマンサイエンスの制作スタッフがお客様先で常駐作業。

 

• 製品開発担当からの仕様情報収集
• マニュアル執筆
• 翻訳手配
• スケジュール管理

 

といった、日本語の作成から英語・他の言語への翻訳コーディネートまでワンストップで一括管理。

お客様のご負担を軽減しました。

 

 

メリット その2 マニュアル作成ノウハウを熟知したスタッフを派遣 → 教育の負荷が少ない

一般派遣とは異なり、マニュアル作成のプロが常駐。

常駐スタッフは10年以上のマニュアル作成の経験を持つヒューマンサイエンスの正社員。

お客様の疑問点・不明点にもすぐにお応し、常駐しながら、マニュアルそのものの改善のご提案や、プロセスの改善など、

お客様先の事情を踏まえたディレクションをすることができます。

派遣スタッフ例

経験12年（翻訳コーディネーター歴8年、テクニカルライター歴4年）

制作実績（例）

・文書管理サーバー 操作マニュアル
・家電 取扱説明書
・風力発電機 取扱説明書
・測定器 操作マニュアル（8言語翻訳）
・複合機 オンラインマニュアル（16言語翻訳）
※Trados認定試験上級資格取得

>>マニュアル作成 ディレクター、ライター派遣 詳細

2. マニュアルの品質を向上させたい。専門家としてのアドバイスをしてほしい

ディレクター/ライター派遣の提案と並行して、現状のマニュアルを分析、評価。

改善案、サンプルをご提示し、日本語マニュアルの見直しを進めました。

現状のマニュアルを全面的に刷新

提案のフレームワークとしては、以下の3点です。

• 目次構成の全面見直し
• 日本語文章の全面リライト
• レイアウトデザインの全面変更

具体的には、下記のようなポイントを分析・レポートに記載し、改善案としてサンプルをご提示しました。

• 存在理由が希薄な画面キャプチャーがあります。掲載する目的を明示する事が必要です
• タイトル、リード文からは記載内容が把握できません。
  「何を説明している章なのか」「ユーザーが何をすべきか」目的を明確にさせる必要があります

日本語マニュアル評価レポートサンプル

英語・多言語マニュアル評価レポートサンプル

>>マニュアル分析・改善提案 詳細

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