製品マニュアル作成・品質改善事例エンジニアの作業負荷軽減を実現

1. 関係者の巻き込みを図るための作業プロセスおよび役割分担のご提案

2. 長期的な運用を見据えた品質基準の整備と共有

新企画のマニュアルとなりましたので、関係者間の合意形成が必須と考え、全体プロセスおよび各プロセスにおける役割分担、アウトプットを設計することに多くの時間を費やしました。

弊社が特に重視したのは、目次・プロト設計段階における目的・対象読者の明確化でした。

また、各校正時の目標品質・チェック観点をチェックシートで共有することにより、各作業プロセスの位置付けを明確にしながら制作を進めるよう心がけました。

今後の運用を見越して規準を整備することにより、一定の品質水準を保った制作を実現できたと感じております。

多くの関係者がプロジェクトに携わる中、マニュアルの制作方針や指摘事項などを取りまとめるキーマンが重要となりましたが、ご担当者がお忙しい業務の中プロジェクトを牽引してくださったことも成功に至った要因です。

また、開発・SQAのご担当者様のみならず、サポートのご担当者様にもご参画いただくことで、ユーザーの立場に立った最適なマニュアルを徹底的に吟味することができました。

「ApresiaNPシリーズ ユーザーズガイド」

お客様の声

１年に及ぶ長期プロジェクトとなりましたので、スケジュールマネジメントが課題となりました。また、新製品に伴う開発スケジュールの見直し等に柔軟に対応しながら、優先順位を見定め着実にプロジェクトを進めることが求められました。アクションアイテムをしっかり整理し、お互いが行うべきことが明確に提示されたため、着実に進めることができました。

また、打合せの同席・マニュアルのチェックなど、多忙な技術者に依頼する作業も多かったため、作業目的を常に社内で共有することも重要でした。

打合せにおける合意形成や進め方についてメリット/デメリットを考慮した選択肢のある提案がなされたため、社内の巻き込みを図るのに大いに役立ちました。

完成したマニュアルは、単に必要な内容が網羅されているだけでなく、ユーザーに訴求するプラスアルファの価値がある内容に仕上がっています。特に文章については、エンジニアが個別に担当して文章を仕上げると、人によって内容や深さがバラバラになってしまいますが、全体の品質を均一化するノウハウは、文章に関する専門知識を持つプロの仕事と感じました。

ヒューマンサイエンス担当者から

産業製品分野において、社内にマニュアル作成の受け皿がなくて苦労するという話はよくお聞きします。今回APRESIA Systems様は、マニュアル作成を属人的なものにすることなく、品質のよいマニュアル作りのワークフローに意欲的に取り組まれました。

専門的な知識が求められる分野ほど、マニュアル作りにエンジニアの協力が不可欠となります。そのため、マニュアルの目的、対象読者をきちんと設計してゴールを見定めることが重要になります。

一旦よいマニュアルを作っても、メンテナンスに手が回らず場当たり的に情報を追加したり、別マニュアルを作成したりして必要な情報が散在してしまうケースもありますが、APRESIA Systems様ではマニュアル作成を一過性のものにすることなく、ワークフローを確立すべく努力しておられます。ユーザー様からの問い合わせに苦労しないよう取り組んでおられるのは、大変意欲的だと感じました。

弊社では、テクニカルコミュニケーションのフレームワークを企業が求めるマニュアルの品質に照らして最適化するメソッドと、エンジニアと協業してマニュアル作りを進める豊富なノウハウがございます。

引き続き、マニュアル作成のお手伝いをさせていただく予定ですが、今後もご満足いただけるお手伝いができるよう、精一杯ご協力させていただきたいと考えております。

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