マニュアル改善、テンプレート整備事例エンジニアの業務効率アップ

 

お客様からのご要望

エンジニアの作業効率向上や業務負荷を軽減するため、Yahoo! JAPAN様はこれまでも様々な取り組みを進めてこられました。この度、業務に占める割合が少ないものの一定程度を占めるマニュアル作成を改善するため、弊社にお声掛けをいただきました。

高いスキルを持つエンジニアであっても、マニュアルの作成ノウハウを体系立てて学ぶ機会がなかったので、まずは必要性を意識するための施策について検討がなされました。

その結果、自分たちで作成したマニュアルの評価分析を実施し、その後実務への定着を目的としたセミナーを開催し、段階的なステップを踏んで品質基準の共有を図ることを心がけました。

ヒューマンサイエンスのソリューション

エンジニアのマニュアル改善に向けた取り組みを、一過性ではなく、定常的な取り組みとすることを常に意識されました。

弊社で内製支援のサービスメニューとして提供しているアクションラーニングを採用していただき、実際のマニュアル作成プロジェクトと連動して学びの場を持つようにされました。
また、他のプロダクトでも使用できる標準書を整えることにも尽力され、特に運用しやすいサイズで最適化するにはどうしたらよいかについて話し合いを重ねました。

プロジェクト終了時には、KPT視点での振り返りを実施し、よくありがちなテンプレートやルール類が作られた後は活用されないという問題を防止するように努めました。

プロジェクトの進め方もパッケージ化を心掛け、汎用的な取り組みにすることも並行して検討を進めておられたことに意識の高さが感じられました。

本事例に関連する詳しい情報は以下をご覧ください。

マニュアル制作・取扱説明書制作

マニュアル作成　内製支援サービス

マニュアル評価・分析・改善提案サービス

お客様の声

マニュアル作成に携わるエンジニアの方からは以下の評価をいただきました。

• ・目的を明確にしたため、品質の見定めがしやすかったです。


• ・読み手の立場になり、一定以上の品質で書くことを意識できました。


• ・マニュアルはちゃんとした工数を確保して書く必要性に気づきました。


• ・ガイドに従ったので、書きやすかったです。


• ・目次構成（全体設計）を複数名で相談し認識することで、情報が整理され、プロダクト理解も広がりました。


• ・中間一斉レビュー会や振り返り会で、課題の共有、解消ができました。


• ・今までは見出しと内容をそのまま目次に書いていましたが、目次作成のフローを意識することで、内容やカテゴリを正しく仕分けられるようになりました。


• ・マニュアルを作成する際、感覚的に作成することが多かったので、プロセスを意識して作成したいと思うようになりました。

ヒューマンサイエンス担当者から

弊社の内製支援サービスを利用して、マニュアル改善に取り組まれました。

企業において、マニュアル専任担当はいなくても、ドキュメントの品質改善にどのように定常的に取り組み、PDCAを回していくことが課題になっています。

そのような取り組みをするにあたって、まず課題に直面するのが品質改善のための基準をどのように作り上げていくかということです。

品質を過剰にしても、社内で運用する際、基準が十分守られず結局は品質が劣化してしまうことがよく起こります。それで、運用を見越して、品質基準を企業に合わせて最適化することが重要と弊社は考えます。その知見者としてプロジェクトに関わらせていただき、判断基準やそのように判断するに至った根拠、他社における参考事例をその都度共有させていただきました。

企業のドキュメントの取り組みは属人的になりがちのため、チームとして取り組むことやドキュメントをワークフロー視点で考えることが重要です。

Yahoo! JAPAN様はさまざまな取り組みにおいて先進的な企業ですが、弊社のアクションラーニングを活用して、エンジニアの意識にドキュメント作成のための品質改善、効率向上に努めようと取り組まれました。

弊社では、テクニカルコミュニケーションを適用し、定着に独自のメソッドがございますので、今後も業務改善の一助としてお役立ていただくことを願っております。

関連サービス

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